基层卫生室档案管理制度

PAGE基层卫生室档案管理制度一、总则（一）目的为加强基层卫生室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生室工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本卫生室实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本基层卫生室各类档案的管理，包括但不限于医疗业务档案、行政管理档案、财务档案、人员档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：卫生室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映卫生室的工作实际，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责卫生室档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导各部门做好档案的形成、积累和整理工作。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门移交档案，并办理交接手续。6.负责档案的信息化管理，建立电子档案数据库，提高档案管理效率。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，并定期移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的查阅、借阅和利用工作。3.对本部门档案的真实性、完整性负责。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括病历、处方、检查检验报告、医疗统计报表等。2.行政管理档案：包括工作计划、总结、会议记录、文件、通知等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.人员档案：包括员工简历、培训记录、考核记录、奖惩记录等。5.其他档案：如设备档案、药品档案、合同档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集到卫生室。2.档案收集人员应按照档案管理的要求，对收集到的档案进行初步整理，剔除重复、无效的文件。3.对重要文件和资料，应进行备份或复制，确保档案的安全性。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，将档案分为不同的类别，如医疗业务档案、行政管理档案、财务档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，方便档案的查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应使用符合档案管理要求的装订材料，不得使用金属钉等易生锈的材料。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员应按照档案整理的结果，将档案及时归档到相应的档案柜或档案盒中。2.归档时应注意档案的排列顺序，按照编号顺序依次排列，便于查找和管理。3.对电子档案，应按照电子档案管理的要求进行存储和备份，确保电子档案的安全和完整。（二）保管1.档案保管应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。2.档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。3.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、防潮、防虫、防火等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、变质的档案，应及时进行修复或复制。5.严格档案借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。借阅档案应办理借阅手续，注明借阅时间、借阅人、借阅内容等信息。借阅人应按时归还档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应的责任。五、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本卫生室工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字同意后，方可查阅。2.档案管理人员应按照申请表的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案。3.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅档案，应持单位介绍信或相关证明材料，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经卫生室负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅档案应严格控制数量和时间，一般不得超过规定的借阅期限。如需延长借阅时间，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取毁坏。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时处理，并在《档案借阅登记表》上注明归还情况。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理人员、相关部门负责人和专业人员组成。鉴定小组应按照国家有关规定和本卫生室的实际情况，对档案进行全面、认真的审查和分析，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，应及时进行鉴定，提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经卫生室负责人签字同意后，方可销毁。2.销毁档案应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁记录上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案目录和检索工具中注明销毁情况，避免重复查阅和利用。七、档案的信息化管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、编目等工作。2.电子文件应采用通用的格式进行存储，确保文件的可读性和可利用性。3.对电子文件的元数据应进行规范管理，包括文件的题名、日期、作者、格式等信息，以便于电子档案的检索和利用。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，确保存储环境的安全可靠。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。备份周期应根据档案的重要程度和使用频率确定，一般每月或每季度进行一次备份。3.建立电子档案存储和备份的管理制度，明确存储设备的维护、更新和备份数据的管理要求，确保电子档案的安全和完整。（三）电子档案的利用与安全1.建立电子档案管理系统，实现电子档案的在线查阅、借阅和利用。电子档案管理系统应具备用户认证、权限管理、检索查询、统计分析等功能，方便档案的管理和利用。2.严格电子档案的安全管理，设置用户密码和权限，防止电子档案信息泄露。对电子档案的