工程档案制度

工程档案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等国家相关法律法规，参照行业档案管理标准及集团母公司关于档案规范化管理的指导意见，结合企业内部档案管理实际需求，为加强工程档案的收集、整理、保管、利用和安全防护，防控档案管理风险，规范业务流程，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、优化运行机制、完善保障措施，确保工程档案的真实性、完整性、系统性和安全性，为企业决策、项目管理、风险防控及合规经营提供有效支撑。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工涉及工程档案管理活动的全部场景，包括但不限于工程项目立项、设计、施工、验收、运维等全生命周期阶段的档案管理。工程档案范围涵盖工程图纸、合同文件、技术规范、会议纪要、检测报告、验收记录、竣工资料、变更文件、运维记录等所有与工程相关的文字、图表、影像、电子数据等形式的文件材料。第三条本制度下列术语定义如下：（一）工程档案专项管理：指企业围绕工程档案管理活动，通过建立制度体系、明确组织职责、实施流程管控、强化风险防控、完善保障措施等一系列管理措施，确保工程档案管理符合法律法规及内部规范的过程。（二）工程档案管理风险：指在工程档案管理过程中，因制度缺失、职责不清、操作不当、技术保障不足等原因导致档案遗失、损毁、篡改、泄密或利用不便，进而影响企业项目管理、合规经营及声誉形象的潜在风险。（三）工程档案合规：指工程档案管理活动严格遵守国家法律法规、行业准则及企业内部制度要求，确保档案管理全流程合法、合规、高效。第四条工程档案专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：工程档案管理范围覆盖所有工程项目及档案类型，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位的档案管理职责，确保责任可追溯。（三）风险导向原则：聚焦档案管理风险防控，实施分级分类管理。（四）持续改进原则：定期评估档案管理体系有效性，优化管理流程与技术手段。（五）安全第一原则：确保档案实体及信息安全，严防人为或技术因素导致档案损毁、泄露。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对工程档案专项管理负总责，负责统筹推进档案管理制度建设、资源整合及风险防控体系建设；分管领导为直接责任人，负责工程档案专项管理的日常监督、考核与改进。第六条设立工程档案专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人组成。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调工程档案专项管理工作，审议重大档案管理事项。（二）审批工程档案管理制度及年度管理计划。（三）监督评估工程档案管理有效性，指导持续改进。第七条领导小组下设办公室，挂靠于公司档案管理部门（或指定牵头部门），负责领导小组日常工作，具体职责包括：（一）组织制定、修订工程档案管理制度及实施细则。（二）统筹推进工程档案管理信息化建设。（三）协调解决工程档案管理中的重大问题。第八条牵头部门（档案管理部门或类似职能部门）主要职责：（一）统筹工程档案管理制度体系建设，开展档案管理需求调研与制度优化。（二）组织工程档案专项风险评估与防控措施制定。（三）监督工程档案管理流程执行情况，开展定期检查与考核。（四）牵头工程档案管理培训与宣贯工作。第九条专责部门（法务、财务、技术等部门）主要职责：（一）负责工程档案相关业务合规性审核，如合同档案的合法性审查、财务档案的税务合规性检查。（二）参与工程档案管理流程优化，推动标准化建设。（三）协助处置工程档案管理中的风险事件。第十条业务部门及下属单位主要职责：（一）负责本领域工程档案的日常收集、整理、归档与保管。（二）落实工程档案管理操作规范，确保档案质量。（三）开展本领域工程档案风险自查，及时上报问题。第十一条基层执行岗（档案管理员、项目经理、技术员等）主要职责：（一）按照档案管理规范执行档案收集、分类、编目、归档等操作。（二）承诺履行岗位合规操作义务，严防档案遗失、篡改。（三）及时上报档案管理异常情况，配合风险处置。第三章专项管理重点内容与要求第十二条工程项目立项与设计阶段档案管理：业务操作合规标准：必须同步形成项目立项报告、可研报告、设计文件、技术评审记录等档案，确保档案内容完整、格式规范、签字盖章齐全。禁止性行为：严禁擅自修改设计文件或隐瞒设计缺陷，严禁将档案管理责任完全转移至第三方而未履行监督义务。重点防控点：防范设计变更未经合规审核即形成档案的风险，确保档案与实际情况一致。第十三条工程项目招标与采购阶段档案管理：业务操作合规标准：供应商资质文件、招标文件、投标文件、开标记录、合同签订文件等须完整归档，确保招标流程合规、痕迹可查。禁止性行为：严禁围标串标、利益输送，严禁在档案中伪造或隐匿关键信息。重点防控点：防范供应商尽职调查流于形式导致档案失实，确保采购决策有据可依。第十四条工程项目施工与监理阶段档案管理：业务操作合规标准：施工日志、质量检测报告、安全检查记录、隐蔽工程验收记录、会议纪要等须实时归档，确保档案与施工进度同步。禁止性行为：严禁擅自篡改施工记录或隐瞒质量问题，严禁将档案保管责任交由非授权人员。重点防控点：防范施工过程关键节点档案缺失导致质量追溯困难。第十五条工程项目验收与结算阶段档案管理：业务操作合规标准：竣工验收报告、检测合格证明、结算审核文件、财务付款凭证等须完整归档，确保档案支撑项目决算。禁止性行为：严禁伪造验收记录或虚报工程量，严禁结算档案与实际执行情况不符。重点防控点：防范验收档案缺失或虚假导致项目纠纷。第十六条工程项目运维与归档阶段档案管理：业务操作合规标准：运维记录、定期检修报告、设备改造记录、档案数字化成果等须系统归档，确保档案可支撑后期运维决策。禁止性行为：严禁运维记录不完整或存在误导性信息，严禁数字化档案质量不达标。重点防控点：防范运维档案管理滞后导致后期决策失误。第十七条工程档案信息安全管控：业务操作合规标准：涉密档案须采取物理隔离、权限控制等措施，电子档案须加密存储、定期备份。禁止性行为：严禁非授权人员接触涉密档案，严禁电子档案随意删除或修改。重点防控点：防范档案因技术故障或人为操作导致信息泄露。第十八条工程档案借阅与利用管理：业务操作合规标准：借阅档案须履行审批手续，明确借阅范围、期限，并记录借阅信息。利用档案须符合合规要求，严禁不当使用。禁止性行为：严禁未经审批擅自借阅档案，严禁借阅档案用于违规目的。重点防控点：防范档案借阅失控导致信息泄露或不当使用。第十九条工程档案鉴定与销毁管理：业务操作合规标准：定期开展档案鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清单，经审批后合规销毁。禁止性行为：严禁擅自销毁应保存的档案，严禁销毁记录不完整。重点防控点：防范档案销毁不当导致历史追溯困难。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：公司档案管理部门每年至少开展一次档案管理制度评估，根据法律法规变化、业务调整、技术进步等因素及时修订制度，确保制度适用性。第十三条风险识别预警机制：（一）定期开展工程档案管理风险排查，明确排查内容、标准及频次。（二）对排查发现的重大风险，进行分级评估并发布预警通知，明确整改要求。第十四条合规审查机制：（一）将工程档案合规性审查嵌入业务流程，包括项目启动、合同签订、竣工验收等关键节点。（二）实行“未经合规审查不得实施”原则，确保档案管理前置管控。第十五条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组协调处置，紧急风险须启动应急预案。（二）明确风险处置责任协同机制，确保责任到岗到人。（三）风险处置情况须及时上报领导小组及办公室备案。第十六条责任追究机制：（一）界定违规情形及处罚标准，包括但不限于档案管理失职、信息泄露等。（二）违规行为将联动绩效考核、纪律处分，情节严重者移交司法机关处理。第十七条评估改进机制：（一）每年对工程档案管理体系有效性开展评估，形成评估报告。（二）根据评估结果优化管理流程、技术手段及培训计划，持续提升管理水平。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：（一）各层级领导须明确本领域档案管理责任，定期检查落实情况。（二）设立档案管理专项经费，保障制度实施、信息化建设及风险防控需求。第十九条考核激励机制：（一）将工程档案合规情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩。（二）对档案管理优秀部门或个人予以奖励，对失职行为实行问责。第二十条培训宣传机制：（一）分层级开展档案管理培训，管理层侧重合规履职培训，一线员工侧重操作规范培训。（二）通过内部刊物、宣传栏等途径普及档案管理知识，营造全员重视档案管理的氛围。第二十一条信息化支撑：（一）建设工程档案管理系统，实现档案全流程数字化管理。（二）通过系统工具实现流程自动化、风险实时监控及数据统计分析。第二十二条文化建设：（一）编制工程档案合规手册，明确操作指引与行为规范。（二）组织全员签订档案管理承诺书，强化合规意识。