卫生院物品釆购管理制度

PAGE卫生院物品釆购管理制度一、总则1.目的为加强卫生院物品采购管理，规范采购行为，确保采购物品的质量，提高资金使用效益，保障卫生院各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有物品的采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物品，以满足卫生院医疗服务和日常工作的需求。效益原则：在保证物品质量的前提下，充分考虑性价比，降低采购成本，提高资金使用效益。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督。归口管理原则：实行归口管理，明确各部门在物品采购中的职责和权限。二、采购组织与职责1.采购领导小组成立卫生院采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，成员包括财务科、医务科、总务科、药剂科等相关部门负责人。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购政策和采购管理制度等重大事项，对采购活动进行决策和监督。2.采购部门及职责总务科：负责办公用品、后勤物资等非医疗物品的采购管理工作。制定采购计划，组织采购实施，对采购物品进行验收、入库和发放等工作。药剂科：负责药品、医用耗材的采购管理工作。根据临床需求，制定药品和医用耗材采购计划，组织采购谈判，签订采购合同，对采购物品进行验收、入库和发放等工作。设备科：负责医疗设备的采购管理工作。根据卫生院发展规划和医疗需求，制定医疗设备采购计划，组织设备选型、论证和采购谈判，签订采购合同，对采购设备进行验收、安装调试和售后服务跟踪等工作。3.使用部门及职责各使用部门负责提出物品采购申请，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求等，参与采购物品的验收工作，并对采购物品的使用情况进行反馈。三、采购计划管理1.采购计划的编制各使用部门应根据本部门工作实际和业务发展需求，于每年年底前编制下一年度的物品采购计划。采购计划应详细列出采购物品的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。采购部门根据各使用部门提交的采购计划，结合卫生院库存情况、资金预算等因素，进行汇总和审核，编制卫生院年度采购计划。年度采购计划经采购领导小组审议通过后实施。2.采购计划的调整因工作需要确需调整采购计划的，使用部门应填写《采购计划调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容等，经本部门负责人签字后，报采购部门审核。采购部门审核同意后，报采购领导小组审批。采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门和供应商。四、采购预算管理1.采购预算的编制采购部门应根据年度采购计划，结合市场价格行情和卫生院财务状况，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、资金来源等内容，并经财务科审核后，报采购领导小组审议通过。2.采购预算的执行采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要追加采购预算的，采购部门应填写《采购预算追加申请表》，详细说明追加原因、追加金额等，经采购领导小组审议通过后，报财务科审核，按照财务审批程序办理。3.采购预算的监督财务科负责对采购预算的执行情况进行监督检查，定期向采购领导小组汇报采购预算执行情况。对超预算采购的行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。五、采购流程管理1.采购申请使用部门根据工作需要，填写《物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途等内容，并经本部门负责人签字后，提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购申请的合理性、必要性、采购预算等。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购申请的具体情况，进行审批决策。3.采购实施询价：采购部门根据采购申请，通过多种渠道进行询价，收集供应商信息，了解市场价格行情。询价方式包括电话询价、邮件询价、实地考察等。供应商选择：采购部门根据询价结果，对供应商进行综合评估，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商作为采购对象。供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，采用招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式进行。采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物品的规格、型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并签订采购合同。采购谈判应严格按照采购审批确定的采购方式和采购预算进行，确保采购合同的合法性和有效性。采购合同签订：采购合同经采购部门负责人审核后，报卫生院法定代表人或其授权代表签字盖章。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务科、使用部门等相关部门备案。4.采购验收验收准备：采购物品到货前，采购部门应通知使用部门和相关人员做好验收准备工作。使用部门应组织专业人员，根据采购合同和相关标准，制定验收方案。验收实施：采购物品到货后，采购部门应及时组织使用部门和相关人员进行验收。验收内容包括采购物品的数量、规格、型号、质量、外观等。验收合格后，验收人员应在《物品验收单》上签字确认。验收结果处理：如验收发现采购物品存在质量问题或数量不符等情况，验收人员应及时通知采购部门和供应商，要求供应商限期整改或退换货。供应商整改或退换货后，应重新进行验收。验收不合格的采购物品，不得入库使用。5.采购付款付款申请：采购物品验收合格后，采购部门应填写《采购付款申请表》，详细说明采购项目、采购金额、已付款金额、应付款金额、付款方式等内容，并附上采购合同、验收单等相关凭证，报财务科审核。付款审批：财务科根据采购合同和相关财务制度，对采购付款申请进行审核。审核通过后，报卫生院法定代表人或其授权代表审批。付款执行：财务科根据审批结果，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款时，应严格审核付款凭证，确保付款金额准确无误。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括以下主要条款：采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。2.合同履行采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、产品质量等信息。如发现供应商存在违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施予以纠正，并追究供应商的违约责任。使用部门应按照采购合同约定，及时接收采购物品，并对采购物品的使用情况进行反馈。3.合同变更与解除在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，双方应按照协议约定处理相关事宜。4.合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务科、使用部门等相关部门备案，并将合同原件整理归档。合同归档应按照档案管理规定进行，确保合同档案的完整性和安全性。七、采购监督与审计1.内部监督采购领导小组负责对采购活动进行全面监督，定期检查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。财务科负责对采购资金的使用情况进行监督检查，确保采购资金专款专用，不得挪作他用。审计科负责对采购活动进行内部审计，对采购项目的合法性、合规性、效益性进行审计评价，发现问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。2.外部监督积极接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部监督检查，及时整改存在的问题。同时，主动接受社会监督，公开采购信息，保障公众知情权。八、采购风险管理1.风险识别采购过程中可能存在的风险包括市场风险、质量风险、合同风险、廉洁风险等。采购部门应定期对采购风险进行识别和评估，制定相应的风险应对措施。2.风险应对市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研，及时掌握市场价格变化和供应商信息，合理选择采购时机，降低市场风险。质量风险应对：严格按照采购合同约定的质量标准进行验收，加强对采购物品质量的跟踪检查，确保采购物品质量符合要求。如发现质量问题，应及时与供应商协商解决，必要时追究供应商的质量责任。合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法有效。在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时采取措施解决，降低合同风险。廉洁风险应对：加强采购人员廉洁教育，建立健全廉洁风险防控机制，规范采购行为，防止采购过程中出现贪污受贿、谋取私利等违法违纪行为。九、采购信息化管理1.建立采购信息系统利用信息化技术，建立卫生院采购信息系统，实现采购计划、采购申请、采购审批、采购实施、采购验收、采购付款、采购合同等采购业务流程的信息化管理。采购信息系统应具