采购申请与审批流程模板确保采购合规

采购申请与审批流程模板：保证采购合规操作指南一、适用范围与业务背景二、采购申请与审批全流程操作指南步骤1：采购需求发起与申请单填写发起人：需求部门员工或部门负责人。操作说明：需求部门确认采购必要性（如：现有物资是否无法满足工作需求、是否属于重复采购等），填写《采购申请表》（详见模板表格），注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、预算科目、期望交付时间等关键信息。如涉及大额采购或特殊品类（如固定资产、定制化服务），需附《采购需求说明书》，详细说明采购背景、技术参数、市场调研情况等。申请单提交前需经需求部门负责人（部门主管）签字确认，保证需求合理且符合部门预算。步骤2：部门审核与预算校验审核人：需求部门负责人、财务部门专员。操作说明：需求部门审核：部门主管重点审核采购需求的真实性、必要性及与部门工作计划的匹配性，确认无误后签字。财务预算校验：财务部门专员（财务专员）通过系统或台账核对采购项目是否纳入年度/月度预算，预算金额是否充足。若超预算，需需求部门提交《预算调整申请》，按预算调整流程审批；若预算不足或未纳入预算，暂缓采购并退回需求部门。步骤3：采购部门审核与供应商初步筛选审核人：采购部门负责人（采购经理）、采购专员。操作说明：采购合规性审核：采购经理审核采购方式是否符合企业规定（如：小额采购可采用比价、询价，大额采购需招标或竞争性谈判），是否涉及独家供应商或特殊采购渠道。供应商信息核查：采购专员通过合格供应商名录或市场初步调研，筛选2-3家候选供应商，收集其资质文件（如营业执照、相关行业许可证、过往合作业绩等），保证供应商具备合法经营资质及履约能力。审核通过后，采购部门根据采购金额确定后续执行方式（如：直接比价、启动招标流程等），并反馈至需求部门。步骤4：审批权限分级与最终审批审批人：根据采购金额及品类划分，由部门负责人、采购总监、总经理或董事会分级审批。审批权限参考标准（企业可根据自身规模调整）：金额≤5000元：需求部门负责人+采购经理审批；5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人+采购经理+财务总监审批；金额＞5万元：需求部门负责人+采购经理+财务总监+总经理审批；重大采购（如金额＞20万元或关键设备采购）：需提交总经理办公会或董事会审批。操作说明：各审批人需在1-3个工作日内完成审批，重点审核采购必要性、预算合规性、供应商合理性及审批流程完整性。若审批不通过，需注明原因并退回上一环节整改。步骤5：采购执行与合同签订执行人：采购专员、法务部门（如需）。操作说明：采购专员根据审批结果，向选定供应商发出采购订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款。金额≥1万元的采购项目，需签订正式采购合同，法务部门（法务专员）审核合同条款的合法性、完整性，保证双方权责清晰。紧急采购（如生产突发故障需立即更换设备）可简化流程，但需在采购后3个工作日内补齐审批手续，并注明“紧急采购”原因。步骤6：物资验收与付款结算验收人：需求部门员工、采购专员、财务专员。操作说明：物资验收：供应商交付物资后，需求部门对照采购订单核对数量、规格、质量，填写《物资验收单》，签字确认。若存在质量问题，需及时与供应商沟通退货或换货。付款结算：采购专员汇总《采购申请表》《采购订单》《物资验收单》等资料，提交财务部门。财务专员（财务专员）审核单据一致性无误后，按合同约定办理付款（如：转账、支票等），并保留付款凭证。涉及服务的采购，需按服务阶段分阶段验收并结算，保证服务达标后再支付尾款。步骤7：档案归档与流程复盘归档人：采购专员、档案管理员。操作说明：采购专员将采购全流程资料（申请表、审批记录、合同、验收单、付款凭证等）整理成册，交档案管理部门（档案管理员）存档，保存期限不少于3年。定期（如每季度）对采购流程进行复盘，分析采购效率、成本控制及合规性，持续优化流程。三、采购申请表（标准模板）字段名称填写说明示例申请单编号由采购部门按“年份+月份+流水号”自动（如：202405-001）202405-001申请部门需求部门全称生产部申请人需求部门员工姓名（*号代替）*联系方式申请人电话（仅限内部系统使用，对外隐藏）申请日期提交申请的年月日2024年5月10日采购类型□办公物资□原材料□设备□服务□其他（请注明）□设备物品/服务名称详细填写，避免简称（如：“笔记本电脑”而非“笔记本”）戴尔OptiPlex7090台式机规格型号/技术参数明确品牌、配置、功能等指标（如适用）i7-12700/16G/512GSSD数量阿拉伯数字填写5预估单价（元）含税单价，保留两位小数6500.00预估总价（元）数量×预估单价，大写金额需与小写一致32500.00（叁万贰仟伍佰元整）采购用途说明具体使用场景（如：“用于新员工办公”或“生产线A备件更换”）用于研发部新项目测试预算科目对应企业财务预算科目（如：“办公费-设备购置”）研发费-设备购置期望交付日期年月日（需留足供应商供货时间，避免紧急采购）2024年5月25日供应商信息（可选）如有意向供应商，填写名称、联系人及电话科技有限公司，*，1395678需求部门负责人意见签字+日期*，2024年5月10日财务部门预算意见□预算充足□预算不足，需调整□无预算（请注明原因）□预算充足，*赵六，2024年5月11日采购部门审核意见签字+日期*周七，2024年5月12日审批意见（分级）按权限填写（见审批权限表）备注其他需说明事项（如：紧急采购原因、特殊要求等）无四、使用过程中的关键合规要点信息真实性要求：申请人需保证采购申请信息（名称、规格、数量、用途等）真实准确，不得虚构需求或夸大预算，违者按企业奖惩制度处理。审批权限不可逾越：各审批人须严格按照权限分级审批，不得越权审批或化整为零规避审批（如：将5万元采购拆分为2笔3万元）。供应商合规性：优先选择合格供应商名录内的企业，新增供应商需通过资质审查（营业执照、行业许可、信用记录等），避免与失信供应商合作。紧急采购管理：确因突发情况需紧急采购的，需由需求部门负责人注明原因并电话报备采购及财务部门，事后3个工作日内补全书面手续，严