公司采购及开票制度

公司采购及开票制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等国家法律法规，以及《企业内部控制基本规范》《企业采购管理规范》等行业准则，结合公司实际管理需求，特别是为防控采购环节中的专项风险、规范业务流程、提升管理效能而制定。同时，严格遵循集团母公司关于供应链管理、合规经营的相关规定，确保公司采购及开票活动合法合规、高效透明。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在采购活动及开票管理过程中的行为规范。具体覆盖范围包括但不限于：采购需求提出、供应商选择与管理、采购合同签订与履行、发票开具与认证、采购资金支付等全流程管理，以及与采购相关的招标、比选、询价、议价等业务场景。第三条本制度中涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”：指公司为防范采购及开票环节中的廉洁风险、财务风险、操作风险等，建立的一整套覆盖事前预防、事中控制、事后监督的系统性管理机制。其核心在于通过流程优化、职责明确、风险防控，确保采购决策科学、交易公平、资金安全。（二）“XX风险”：指在采购及开票过程中可能引发经济损失、法律责任、声誉损害等不良后果的潜在不确定因素，包括但不限于供应商资质风险、价格波动风险、合同履约风险、发票合规风险等。（三）“XX合规”：指公司采购及开票活动严格遵守国家法律法规、行业规范及内部管理制度的要求，确保业务行为在法律框架内运行，无违法违规行为发生。第四条公司采购及开票管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：确保采购及开票各环节均纳入制度管控范围，不留管理盲区。（二）责任到人：明确各层级、各岗位的职责权限，确保人人有责、人人负责。（三）风险导向：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施，强化风险预警与应对。（四）持续改进：根据内外部环境变化，动态优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采购及开票管理的合规性负总责，承担第一责任人的领导责任；分管领导对专项管理工作负直接领导责任，负责组织落实制度要求、协调解决重大问题。第六条公司设立采购及开票管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为专项管理的决策机构，负责统筹协调、重大事项审批及监督评价。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、内审部、纪检监察部及各主要业务部门负责人。领导小组下设办公室（依托供应链管理部），负责日常管理事务。第七条领导小组主要职责包括：（一）审议批准公司采购及开票管理制度及重大调整方案；（二）统筹协调跨部门采购及开票业务，解决重大争议；（三）定期听取专项管理工作报告，评估管理成效；（四）监督重大风险事件处置，追究违规责任。第八条牵头部门（供应链管理部）作为专项管理的归口部门，主要职责包括：（一）组织制定、修订并解释本制度；（二）开展供应商全生命周期管理，包括准入审查、绩效评估、淘汰退出；（三）优化采购流程，推广集中采购、电子采购等模式；（四）监督各部门采购业务合规性，定期通报问题。第九条专责部门（法务部、财务部、内审部）作为专项管理的技术支撑与监督部门，主要职责包括：（一）法务部：审核采购合同条款合法性，提供法律支持；（二）财务部：负责开票管理、发票认证及资金支付，审核采购预算合理性；（三）内审部：独立开展专项管理合规性审计，提出改进建议。第十条业务部门/下属单位作为专项管理的执行主体，主要职责包括：（一）提出采购需求，组织比选、询价等采购活动；（二）落实供应商资质审查要求，确保履约能力达标；（三）监督发票合规性，及时处理开票异常情况；（四）开展内部培训，提升员工操作规范性。第十一条基层执行岗（采购专员、财务人员等）作为专项管理的具体操作者，应履行以下合规责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确自身职责红线；（二）严格执行制度流程，拒绝执行违规指令；（三）主动上报发现的风险隐患或异常情况；（四）配合完成专项检查，如实反映问题。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商尽职调查：采购需求提出前，业务部门应完成供应商资质、信誉、财务状况等尽职调查，建立合格供应商名录，禁止与有不良记录或存在利益冲突的供应商合作。第十三条招标采购流程规范：采购金额达到一定标准（由公司另行规定）的，必须通过公开招标、邀请招标或竞争性谈判等方式实施，确保流程公开透明。第十四条采购合同签订要求：合同条款应包含价格、质量、交付、违约责任等核心内容，并由法务部审核把关，避免合同漏洞。第十五条采购价格管理：严格执行比价、议价制度，禁止指定供应商或泄露价格信息。采购价格不得高于市场公允水平，异常低价需重点核查。第十六条开票管理规范：发票开具必须符合税法规定，内容真实完整，不得虚开、代开或转借发票。财务部门应建立发票认证台账，防止骗税风险。第十七条关联交易管控：涉及关联交易的采购，必须进行价格公允性审查，并由领导小组审批，避免利益输送。第十八条采购资金支付控制：采购款项支付需经预算审批、合同审核、发票认证等多重环节，禁止超额支付或超期支付。第十九条专项风险防控：重点防控供应商串通、商业贿赂、合同欺诈等风险，建立风险案例库，定期开展警示教育。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：供应链管理部每年至少开展一次制度评估，根据法规变化、业务调整或审计发现的问题，及时修订制度条款，报领导小组批准后实施。第十三条风险识别预警机制：各部门每月开展风险自查，供应链管理部每季度组织专项排查，对发现的重大风险及时发布预警通知，明确整改要求。第十四条合规审查机制：将专项审查嵌入业务关键节点，包括采购需求提报审查、供应商资质审查、合同签订审查、发票认证审查，实行“未经审查不得实施”原则。第十五条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组牵头成立专项工作组，制定应急预案，明确责任分工。风险事件上报路径为：基层执行岗→业务部门→领导小组→公司主要负责人。第十六条责任追究机制：对违规行为实行分级处罚，包括但不限于：通报批评、经济处罚、岗位调整、纪律处分等。情节严重的，移交司法机关处理。处罚标准由法务部制定，报领导小组备案。第十七条评估改进机制：内审部每年对专项管理体系有效性进行评估，出具评估报告，提出优化建议，由领导小组审议并督促落实。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各级领导干部应带头落实专项管理要求，将管理责任纳入绩效考核，确保制度执行不打折扣。第十九条考核激励机制：将专项合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩，实行“一票否决”制度。第二十条培训宣传机制：分层级开展专项培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，每年不少于2次。第二十一条信息化支撑：依托ERP系统实现采购需求、供应商管理、合同管理、发票管理全流程线上化，通过系统工具自动校验合规风险。第二十二条文化建设：编制《采购及开票合规手册》，组织签订合规承诺书，利用内部宣传平台强化合规意识，营造“人人讲合规”的浓厚氛围。第二十三条报告制度：各部门每月报送采购及开票管理情况，包括风险事件、制度执行问题等。供应链管理部每半年向领导小组