卫生计生办文制度

PAGE卫生计生办文制度一、总则（一）目的为加强卫生计生办文件管理工作，确保文件处理的规范化、制度化、科学化，提高工作效率，保证政令畅通，结合本单位实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生计生办各类文件的起草、审核、印发、归档、保管等工作。（三）基本原则1.准确及时原则：文件内容应准确反映工作实际，传达信息应及时高效，确保各项工作有序开展。2.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保文件信息安全，防止文件泄露。3.精简高效原则：精简文件数量，提高文件质量，避免文件冗长繁琐，提高工作效率。二、文件分类与编号（一）文件分类1.上级文件：包括党中央、国务院、国家卫生健康委、省卫生健康委、市卫生健康委等上级部门下发的各类文件。2.本级文件：本单位制发的各类文件，如通知、通报、报告、请示、批复等。3.平行文件：与本单位平级的其他部门或单位之间往来的文件。4.下级文件：下属单位上报的各类文件。（二）文件编号1.上级文件编号：按照上级部门的编号规则进行登记。2.本级文件编号：采用年份+序号的方式进行编号，如“卫计发〔20XX〕XX号”，其中“卫计发”表示卫生计生办文件，“20XX”表示年份，“XX”表示序号。3.平行文件编号：根据文件往来单位的编号或自行编制编号进行登记。4.下级文件编号：按照下属单位的编号或自行编制编号进行登记。三、文件起草（一）起草要求1.主题明确：文件内容应围绕一个中心主题，避免主题分散。2.内容准确：数据准确、事实清楚，引用的法律法规和政策依据准确无误。3.逻辑严谨：结构合理，层次分明，条理清晰，符合逻辑。4.语言规范：文字表述简洁明了，用词恰当，语法正确，避免使用生僻字和模糊不清的语言。（二）起草流程1.承办部门根据工作需要，确定文件起草的内容和要求。2.承办部门指定专人负责起草文件，起草人应深入调查研究，广泛征求意见，确保文件内容的科学性和可行性。3.文件起草完成后，起草人应认真核对文件内容，确保无误后，提交部门负责人审核。四、文件审核（一）审核内容1.合法性审核：文件内容是否符合国家法律法规和政策要求。2.合规性审核：文件内容是否符合本单位的规章制度和工作流程。3.准确性审核：文件内容是否准确无误，数据是否真实可靠。4.规范性审核：文件格式、字体、排版等是否符合规范要求。（二）审核流程1.部门负责人收到起草人提交的文件后，应认真审核文件内容，提出审核意见。2.对于重要文件或涉及多个部门的文件，部门负责人应组织相关人员进行会审，共同研究审核意见。3.审核通过的文件，部门负责人应签字确认，并提交卫生计生办主任审批。五、文件审批（一）审批权限1.一般性文件由卫生计生办主任审批。2.重要文件或涉及重大事项的文件，需经单位领导班子集体研究决定后，由单位主要领导审批。（二）审批流程1.卫生计生办主任收到审核通过的文件后，应认真审批文件内容，签署审批意见。2.对于需经单位领导班子集体研究决定的文件，卫生计生办应按照规定程序组织召开会议，提交会议研究讨论。3.单位主要领导根据会议研究结果，签署审批意见。六、文件印发（一）印发要求1.格式规范：文件格式应符合国家公文格式标准和本单位的文件格式要求。2.排版整齐：文字排版应整齐美观，行距适中，页边距符合要求。3.校对准确：印发前应认真校对文件内容，确保无误。（二）印发流程1.卫生计生办根据审批意见，对文件进行编号、排版、校对等工作。2.文件排版完成后，打印出纸质文件，交卫生计生办主任签字确认。3.卫生计生办按照规定的印发范围，将文件印发给相关部门和单位。七、文件归档（一）归档范围1.上级文件：包括党中央、国务院、国家卫生健康委、省卫生健康委、市卫生健康委等上级部门下发的各类文件。2.本级文件：本单位制发的各类文件，如通知、通报、报告、请示、批复等。3.平行文件：与本单位平级的其他部门或单位之间往来的文件。4.下级文件：下属单位上报的各类文件。（二）归档要求1.分类整理：按照文件分类标准，对文件进行分类整理，确保文件归档的准确性和系统性。2.编号登记：对归档文件进行编号登记，建立文件目录，便于查找和管理。3.装订成册：对归档文件进行装订成册，确保文件的完整性和安全性。4.存放有序：将归档文件存放在专门的档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。八、文件保管（一）保管要求1.安全保密：确保文件信息安全，防止文件泄露，对涉及国家机密和单位敏感信息的文件，应严格按照保密规定进行保管。2.防潮防虫：保持档案柜内干燥通风，防止文件受潮发霉和被虫蛀。3.防火防盗：加强档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和防盗设施，防止火灾和盗窃事故的发生。（二）保管期限1.永久保管：对涉及本单位重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长期保存价值的文件，应永久保管。2.定期保管：对其他文件，根据其重要程度和保存价值，确定保管期限，一般分为30年、10年等。九、文件查阅与借阅（一）查阅要求1.查阅范围：本单位工作人员因工作需要，可以查阅本单位归档的文件。2.查阅程序：查阅人应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等，经部门负责人签字同意后，到卫生计生办查阅文件。3.查阅方式：查阅人应在卫生计生办指定的地点查阅文件，不得将文件带出档案库房。如需复印文件，应经卫生计生办主任批准。（二）借阅要求1.借阅范围：因工作需要，本单位工作人员可以借阅本单位归档的文件，但必须严格按照规定办理借阅手续。2.借阅程序：借阅人应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅期限等，经部门负责人签字同意后，到卫生计生办办理借阅手续。3.借阅期限：借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。4.归还要求：借阅人应在规定的借阅期限内归还文件，如发现文件有损坏或丢失，应及时报告卫生计生办，并承担相应的责任。十、文件清退与销毁（一）清退要求1.清退范围：根据上级部门的要求或本单位的工作需要，对已完成工作任务或已过期的文件进行清退。2.清退程序：卫生计生办应定期对归档文件进行清理，确定需要清退的文件清单，通知相关部门和单位进行清退。3.清退方式：清退文件可以采用邮寄、专人送达等方式进行。（二）销毁要求1.销毁范围：对已清退的文件或已超过保管期限且无保存价值的文件，应进行销毁。2.销毁程序：卫生计生办应定期对需要销毁的文