卫生合同管理制度

PAGE卫生合同管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司卫生合同的管理，确保公司在各类卫生相关事务中，通过合同明确双方权利义务，保障公司利益，维护卫生环境，促进公司各项业务的顺利开展，同时符合国家法律法规及行业标准要求。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及卫生合同签订、履行、变更、终止等全过程的管理活动，包括但不限于环境卫生维护、卫生设施建设与维护、卫生用品采购、卫生服务外包等相关合同。3.基本原则合法性原则：卫生合同的签订、履行必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。公平公正原则：合同双方应在平等、自愿的基础上，协商确定合同条款，确保双方权利义务对等，公平合理分担责任和风险。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。效益原则：在保证卫生质量的前提下，合理控制合同成本，提高公司卫生管理的经济效益和社会效益。二、合同签订管理1.合同主体资格审查在签订卫生合同前，应对合同对方的主体资格进行严格审查。审查内容包括对方的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明、资质证书、安全生产许可证等相关证明文件，确保对方具备签订和履行合同的合法资格和能力。对于涉及卫生服务外包的合同对方，还应审查其卫生管理体系认证、人员资质、业绩情况等，以评估其卫生服务能力和信誉。2.合同条款拟定合同条款应根据具体卫生业务内容进行详细拟定，明确双方的权利义务、服务标准、质量要求、费用支付方式、违约责任等关键内容。服务标准应具体、明确、可量化，例如环境卫生维护应明确清扫频次、垃圾清运时间、卫生达标标准等；卫生设施建设与维护应明确设施规格、建设周期、维护要求等。费用支付方式应合理约定，包括支付时间、支付比例、支付条件等，确保公司在支付费用时具有充分的依据和保障。违约责任条款应明确具体，对双方可能出现的违约行为及相应的赔偿责任进行详细规定，以约束双方严格履行合同义务。3.合同审批流程卫生合同签订前，需按照公司规定的审批流程进行审批。一般流程为：业务部门起草合同初稿，提交至法务部门进行合法性审查，法务部门审查通过后，提交至财务部门进行费用预算审核，财务部门审核通过后，提交至公司管理层进行最终审批。各部门应在规定时间内完成审核工作，并出具明确的审核意见。对于审核中发现的问题，业务部门应及时与合同对方沟通协商，进行修改完善，确保合同符合公司要求和法律法规规定。4.合同签订经审批通过的合同，由公司法定代表人或其授权代表与合同对方签订。签订合同应使用公司统一的合同文本，确保合同内容准确、完整、清晰。合同签订过程中，应注意合同份数、签字盖章等细节，确保合同具有法律效力。合同签订后，应及时将合同原件交至公司档案室进行存档，并将合同副本分发给相关业务部门和财务部门等，以便各部门按照职责履行合同管理工作。三、合同履行管理1.合同交底合同签订后，业务部门应及时组织相关人员进行合同交底，确保参与合同履行的人员清楚了解合同的各项条款和要求。合同交底内容包括合同主要条款、服务标准、质量要求、双方权利义务、违约责任等，同时应明确各部门在合同履行过程中的职责分工。2.服务监督与检查业务部门应建立健全卫生合同履行监督检查机制，定期对合同对方的服务质量进行监督检查。监督检查内容应涵盖合同约定的各项服务标准和质量要求，如环境卫生状况、卫生设施运行情况、卫生用品质量等。监督检查方式可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等多种形式。对于检查中发现的问题，应及时向合同对方发出书面整改通知，要求其限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。同时，业务部门应建立服务质量记录档案，详细记录每次监督检查的情况，包括检查时间、检查人员、发现问题、整改情况等，以便对合同对方的服务质量进行全面评估和分析。3.费用支付管理财务部门应按照合同约定的费用支付方式和时间，及时审核业务部门提交的费用支付申请。审核内容包括合同履行情况、服务质量验收报告、费用计算明细等相关资料。经审核无误后，财务部门应按照公司财务管理制度的规定，办理费用支付手续。在支付费用时，应确保支付凭证的真实性、完整性和合法性，同时注意防范财务风险。如因合同对方服务质量不符合要求或存在违约行为，导致公司需要扣除费用的，财务部门应根据业务部门提供的相关证明材料，按照合同约定进行费用扣除，并及时通知合同对方。4.沟通协调机制在合同履行过程中，如发生争议或需要变更合同条款等情况，业务部门应及时与合同对方进行沟通协调。沟通协调应遵循平等、友好、诚信的原则，通过协商解决问题，避免矛盾激化。对于重大问题或无法协商解决的争议，应及时提交公司管理层进行决策。公司管理层应根据实际情况，综合考虑各方面因素，做出合理的决策，并及时通知业务部门和合同对方执行。四、合同变更管理1.变更情形在卫生合同履行过程中，如出现以下情形之一，可进行合同变更：法律法规、政策发生变化，导致合同无法继续履行或部分条款需要调整的；公司业务调整，对卫生服务需求发生变化的；合同对方提出合理变更请求，经公司评估同意的；因不可抗力等不可预见、不可避免的原因，需要变更合同条款的。2.变更程序合同变更应遵循书面形式原则，由合同变更提出方填写《卫生合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况，并提交相关证明材料。《卫生合同变更申请表》经业务部门负责人审核后，提交至法务部门进行合法性审查。法务部门审查通过后，提交至财务部门进行费用预算调整审核（如有费用变化）。经各部门审核通过后，由公司管理层审批决定是否同意变更合同。如同意变更，应与合同对方重新签订合同变更协议，并按照合同签订管理的相关规定进行审批和签订。3.变更后的合同管理合同变更协议签订后，应按照新的合同内容进行履行管理。业务部门应及时将合同变更情况通知相关部门和人员，确保各方了解变更后的合同要求，并按照变更后的职责分工履行合同义务。同时，应将合同变更协议原件交至公司档案室进行存档，与原合同一并管理，以便查阅和追溯。五、合同终止管理1.终止情形卫生合同在以下情形下终止：合同期满，双方未续签的；；合同双方协商一致，提前解除合同的；因不可抗力等原因，导致合同无法继续履行的；合同对方严重违反合同约定，公司依法解除合同的；法律法规规定的其他终止情形。2.终止程序合同终止前，业务部门应提前通知合同对方，并按照合同约定或法律法规规定的程序办理终止手续。业务部门应组织相关人员对合同履行情况进行全面清查和总结，形成合同履行情况报告，详细说明合同履行过程中的各项工作、服务质量评估、费用支付情况、存在的问题及处理结果等。合同终止后，业务部门应及时清理合同相关资料，包括合同原件、变更协议、服务质量记录档案、费用支付凭证等，并将清理后的资料移交公司档案室进行存档。3.后续事宜处理对于合同终止后的后续事宜，如服务交接、费用结算、违约责任追究等，应按照合同约定和法律法规规定进行妥善处理。如合同对方存在违约行为，给公司造成损失的，公司应依法追究其违约责任，要求其承担赔偿责任。赔偿方式可包括支付违约金、赔偿经济损失等。在处理后续事宜过程中，应注意保留相关证据，确保公司合法权益得到有效维护。六、合同档案管理1.档案建立公司应建立完善的卫生合同档案管理制度，对合同签订、履行、变更、终止等全过程的相关资料进行统一归档管理。合同档案应包括合同原件、合同变更协议、审批文件、服务质量记录档案、费用支付凭证、往来函件等相关资料，确保档案资料的完整性和准确性。2.档案保管合同档案应由公司档案室负责保管，档案室应配备必要的保管设施和设备，确保档案资料的安全存放。档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般情况下，卫生合同档案应保管[X]年。对于涉及重要事项或有特殊要求的合同档案，应适当延长保管期限。3.档案查阅与借阅公司内部人员如需查阅或借阅卫生合同档案，应填写《卫生合同档案查阅/借阅申请表》，注明查阅或借阅的目的、内容、时间等信息，并经所在部门负责人审批同意后，方可到档案室查阅或借阅。查阅或借阅档案时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、损毁、抽取、伪造档案资料。查阅或借阅完毕后，应及时归还档案，并办理归还