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文档简介

PAGE卫生院办公电话管理制度一、总则1.目的为加强卫生院办公电话的管理，确保通讯畅通，提高工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院全体工作人员。3.管理原则遵循规范、高效、节约的原则，合理使用办公电话资源，保障工作的正常开展。二、电话使用规范1.接听要求电话铃响三声内必须接听，礼貌问候，自报部门或姓名。认真倾听对方讲话，记录重要信息，及时准确传达。如遇紧急情况，按照应急预案处理，确保信息及时传递。转接电话时，要确认对方身份和转接部门，确保转接准确无误。2.拨打要求拨打前准备好相关资料，明确通话目的和要点。核对电话号码，确保准确无误。通话语言文明、简洁、明了，避免使用模糊、歧义性语言。如需对方提供信息或资料，应提前告知，避免通话时间过长。3.特殊情况处理如遇电话故障，及时向信息科报修，并做好记录。因工作需要暂时离开办公室时，应将电话设置呼叫转移至手机或其他可靠地点。如接到骚扰电话，应礼貌拒绝，并及时向保卫科报告。三、电话费用管理1.费用核算办公电话费用由卫生院统一支付，按照实际使用情况进行核算。每月末，信息科负责统计各部门电话费用明细，并报送财务科审核。2.费用控制严格控制长途电话、国际电话的使用，确因工作需要拨打的，需提前审批。禁止利用办公电话进行私人聊天、打游戏等非工作用途。定期对电话费用进行分析，如发现异常情况，及时查找原因并采取措施。3.报销规定工作人员因工作需要产生的电话费用，按照卫生院财务报销制度进行报销。报销时需提供详细的通话清单或发票，经部门负责人审核签字后，报财务科审批报销。四、电话设备管理1.设备配置根据工作需要，合理配置办公电话设备，确保各部门通讯畅通。新购电话设备需经信息科验收合格后，方可投入使用。2.设备维护定期对电话设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。如发现设备故障，及时通知信息科维修人员进行维修，并做好记录。对老化、损坏严重的设备，及时申请更换。3.设备使用培训信息科负责对新入职人员进行电话设备使用培训，确保其熟悉设备操作方法。定期组织电话设备使用知识培训，提高工作人员的操作技能和维护意识。五、电话记录与档案管理1.记录要求接听和拨打重要电话时，应做好详细记录，包括通话时间、对方姓名、部门、通话内容等。记录内容应准确、完整，字迹清晰，便于查阅和存档。2.档案管理每月末，信息科负责将当月电话记录整理归档，保存期限为[X]年。电话记录档案应分类存放，便于查询和使用。如需查阅电话记录档案，需经部门负责人批准，并办理借阅手续。六、监督与考核1.监督检查信息科负责对办公电话使用情况进行定期监督检查，发现问题及时纠正。对违反本制度的行为，及时进行通报批评，并责令整改。2.考核机制将办公电话使用情况纳入工作人员绩效考核内容，对表现优秀的部门和个人进行表彰奖励。对违反本制度，造成不良影响或经济损失的，按照卫生院相

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