卫生院应急档案管理制度

PAGE卫生院应急档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院应急档案管理，规范应急档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保应急档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥应急档案在应对突发事件中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院在应对各类突发事件（包括自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等）过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：应急档案应如实反映突发事件的发生、发展、处置过程及相关情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与突发事件相关的各种文件、资料、记录等，保证应急档案的完整性，涵盖事件的各个方面。3.及时性原则：在突发事件处置过程中及结束后，及时对应急档案进行收集、整理和归档，确保档案资料不遗漏、不延误。4.保密性原则：对应急档案中涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.实用性原则：应急档案的管理应便于查找、利用，能够为卫生院应急处置工作提供有效的参考和支持，满足实际工作需要。二、应急档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生院应急档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门对应急档案的收集、整理、归档工作，确保档案质量。3.集中统一管理卫生院应急档案，建立应急档案数据库，实现档案的信息化管理。4.定期对应急档案进行整理、鉴定、统计和编目，做好档案的保管、保护工作，确保档案安全。5.积极开展应急档案的开发利用工作，为卫生院应急处置、总结经验教训、制定应急预案等提供档案信息服务。（二）各部门职责1.负责本部门在突发事件处置过程中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理，并及时移交档案管理部门归档。2.明确专人负责应急档案工作，确保本部门应急档案工作的顺利开展。3.配合档案管理部门做好应急档案的鉴定、统计、编目等工作，提供相关档案利用信息。（三）应急处置工作小组职责1.在突发事件处置过程中，负责及时记录事件的发生、发展、处置措施、人员伤亡、物资调配等情况，形成原始记录。2.对应急处置过程中形成的各类文件、资料进行分类整理，在事件结束后及时移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好应急档案的收集、整理、归档等工作，提供相关档案利用信息。三、应急档案的收集（一）收集范围1.应急预案及相关修订文件，包括总体预案、专项预案、部门预案等。2.突发事件报告文件，如事件发生报告、续报、终报等。3.应急处置过程中的指挥调度文件，如会议纪要、领导批示、工作指令等。4.人员伤亡情况记录，包括伤亡人员名单、救治情况等。5.物资调配记录，如物资清单、采购合同、发放记录等。6.现场救援记录，如救援方案、救援照片、视频等。7.医疗救治记录，如病历、诊断报告、治疗方案等。8.疫情防控相关记录，如疫情报告、防控措施、疫苗接种记录等。9.社会捐赠记录，包括捐赠物资清单、捐赠协议等。10.与突发事件相关的其他文件、资料、记录等。（二）收集要求1.各部门应按照职责分工，在突发事件处置过程中及结束后，及时收集本部门形成的相关文件、资料，并进行初步整理。2.收集的文件、资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。4.收集过程中，应注意对文件、资料的原件进行收集，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）收集时间1.对于突发事件处置过程中形成的即时性文件、资料，应在事件发生后及时收集。2.对于阶段性工作文件、资料，应在每个阶段工作结束后及时收集。3.对于整个突发事件处置工作结束后的总结性文件、资料，应在事件结束后[X]个工作日内收集完毕，并移交档案管理部门。四、应急档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照问题、时间、重要程度等进行分类整理，便于查找和利用。3.确保每份文件材料的完整性，不遗漏、不重复。（二）分类方法1.事件类别分类：按照自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等不同事件类别进行分类。2.年度分类：在每个事件类别下，按照事件发生的年度进行分类。3.保管期限分类：根据文件材料的重要程度和保存价值，分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）整理步骤1.装订：对收集到的文件材料进行检查，去除金属物，按照一定顺序进行装订，确保文件整齐、牢固。2.编页号：在每份文件材料的正面右上角和背面左上角编写页号，以便于统计和查找。3.编目：填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，确保目录准确、清晰。4.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息，如全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等。五、应急档案的保管（一）保管场所1.设立专门的应急档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案安全。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。3.建立应急档案数据库，将纸质档案的目录信息和电子档案的元数据录入数据库，实现档案信息的数字化管理，便于检索和利用。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的，对卫生院和社会具有长远利用价值的应急档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映卫生院一般工作活动，在较长时间内对卫生院工作有查考利用价值的应急档案，保管期限为[X]年。3.短期保管：凡是反映卫生院临时性工作活动，在较短时间内对卫生院工作有参考价值的应急档案，保管期限为[X]年。（四）档案鉴定1.定期对应急档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的保管期限、价值等进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值，提出鉴定意见。3.对于失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁，并填写档案销毁清册，经批准后予以销毁。档案销毁清册应永久保存。六、应急档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保档案利用过程中的信息安全。2.坚持服务大局、服务应急处置工作的原则，积极为卫生院各项工作提供档案信息支持。3.方便利用、提高效率，简化利用手续，缩短利用时间，满足利用者的合理需求。（二）利用范围1.为卫生院应急处置工作提供决策参考，如查阅以往类似事件的处置经验、相关数据等。2.为总结应急处置工作经验教训提供依据，如分析事件原因、评估处置效果等。3.为修订应急预案提供参考，如根据实际工作情况对预案进行完善和优化。4.为对外宣传、信息公开提供档案资料，如向社会公布突发事件处置情况等。5.为司法机关、行政机关等依法查询提供档案服务。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅应急档案，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人负责查阅服务。2.借阅：对于确需借出档案的利用者，应办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应经档案管理部门负责人批准。3.复制：利用者如需复制应急档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案管理部门印章。复制件应与原件核对无误后提