卫生院采购验收管理制度

PAGE卫生院采购验收管理制度一、总则1.目的为加强卫生院采购验收管理，规范采购行为，确保采购物资和服务符合规定要求，保障医疗工作的顺利开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于卫生院所有采购项目，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤物资等的采购验收管理。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购过程合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资和服务，满足医疗工作实际需求。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购管理1.采购计划制定各科室根据医疗业务需求和库存情况，定期编制采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、预算等信息。采购计划应经科室负责人审核后报卫生院采购管理部门汇总，采购管理部门结合卫生院整体预算和资金状况进行综合平衡，形成年度采购计划和月度采购计划。2.供应商选择与管理建立供应商准入制度，对拟合作的供应商进行资质审核，包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品注册证、质量认证等相关证件的查验。通过实地考察、市场调研、同行评价等方式，对供应商的生产能力、质量控制水平、信誉状况等进行评估，选择优质供应商建立合作关系。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。定期对供应商进行评估和考核，根据供应物资质量、交货及时性、售后服务等情况，调整供应商合作关系。3.采购流程采购申请：科室填写采购申请表，详细说明采购物资的需求情况，经科室负责人签字后提交采购管理部门。采购审批：采购管理部门对采购申请进行审核，根据采购金额大小按照规定的审批流程报相关领导审批。采购实施：采购管理部门根据审批后的采购申请，选择合适的采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等）进行采购。采购合同签订：采购项目确定中标供应商或达成采购意向后，采购管理部门与供应商签订采购合同。采购变更：采购过程中如需变更采购物资的规格、数量、价格等合同条款，应按照合同变更程序办理，经双方协商一致并签订补充协议。三、验收管理1.验收准备采购管理部门在采购合同签订后，及时通知相关科室和验收人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉采购物资的规格、型号、技术要求、质量标准等信息，掌握验收方法和流程。准备好验收所需的工具、仪器、场地等条件。2.验收人员职责验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉医疗物资的质量要求和验收标准。严格按照验收程序和标准进行验收工作，客观公正地记录验收结果，对验收结论负责。及时反馈验收过程中发现的问题，并协助采购管理部门和相关科室进行处理。3.验收程序物资到货前通知：采购管理部门在物资预计到货时间前通知验收人员和使用科室做好到货验收准备。到货检查：物资到货后，验收人员首先检查物资的外包装是否完好，有无破损、变形、受潮等情况。数量核对：按照采购合同和送货清单，核对物资的名称、规格、型号、数量等是否一致。质量验收：依据相关质量标准和技术要求，对物资的质量进行检验。对于医疗设备、药品等特殊物资，可采用专业检测设备或请专业技术人员进行验收。验收记录：验收人员应详细记录验收过程和结果，包括物资名称、规格、数量、质量状况、验收时间、验收人员签名等信息。验收记录应妥善保存，以备查阅。验收结果处理：验收合格：验收人员在验收记录上签字确认，物资办理入库手续或直接发放到使用科室。验收不合格：验收人员应及时填写《采购物资验收不合格报告》，详细说明不合格情况和原因，报采购管理部门和相关领导。采购管理部门根据情况与供应商协商处理，如退货、换货、补货、降价等，直至问题解决。4.验收时间要求一般物资验收应在到货后[X]个工作日内完成。大型医疗设备验收应在设备安装调试完毕后[X]个工作日内完成。紧急采购物资应根据实际情况尽快组织验收，确保不影响医疗工作正常开展。四、采购验收监督与考核1.监督机制卫生院设立采购验收监督小组，由纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成，负责对采购验收全过程进行监督检查。监督小组定期对采购验收工作进行抽查，检查采购流程是否合规、验收标准是否执行、验收记录是否完整等情况。接受内部职工和社会群众的监督举报，对发现的违规违纪行为及时进行调查处理。2.考核制度建立采购验收工作考核制度，对采购管理部门、验收人员和使用科室的采购验收工作进行考核评价。考核内容包括采购计划执行情况、供应商管理、采购流程规范、验收质量、问题处理及时性等方面。根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，对存在问题的部门和个人进行批评教育和责任追究。五、档案管理1.采购档案采购管理部门负责建立采购档案，收集整理采购过程中的各类文件资料，包括采购申请、采购审批文件、采购合同、招投标文件、验收记录等。采购档案应按照年度和项目进行分类归档，妥善保存，保存期限按照国家法律法规和卫生院相关规定执行。采购档案应便于查阅和使用，为后续的采购决策、审计监督等工作提供依据。2.验收档案验收人员负责建立验收档案，将验收过程中形成的验收记录、验收报告、不合格处理文件等资料进行整理归档。验收档案应与采购档案相对应，确保采购与验收信息的一致性和完整性。验收档案的保存期限与采购档案相同，以备追溯和查询。六、信息化管理1.采购管理系统建立采购管理信息化系统，实现采购计划编制、供应商管理、采购流程审批、采购合同签订、采购进度跟踪等功能的信息化管理。采购管理系统应与卫生院财务管理系统、库存管理系统等进行对接，实现数据共享和信息互通，提高采购工作效率和管理水平。采购人员应熟练使用采购管理系统，及时录入采购相关信息，确保系统数据的准确性和及时性。2.验收管理模块在采购管理系统中设置验收管理模块，验收人员可通过系统记录验收过程和结果，上传验收报告和相关资料。验收管理模块应具备验收数