卫生院电子票据管理制度

PAGE卫生院电子票据管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院电子票据管理，规范电子票据的开具、存储、使用和核销等流程，确保电子票据的真实性、完整性和安全性，提高财务管理效率，保障患者及卫生院的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院内部涉及电子票据管理的各部门、科室及相关工作人员，包括但不限于财务科、信息科、挂号收费处、临床科室等。同时，适用于通过卫生院信息系统开具的各类医疗收费电子票据，涵盖门诊收费票据、住院收费票据等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于电子票据管理的法律法规、政策文件以及卫生健康行业的相关规定，确保电子票据管理工作合法合规。2.真实性原则：电子票据内容必须真实反映卫生院医疗服务收费情况，不得虚开、伪造电子票据信息。3.完整性原则：电子票据应包含所有必要的信息，如患者基本信息、医疗服务项目、收费金额、开票日期等，确保票据信息完整准确。4.安全性原则：采用可靠的技术手段保障电子票据数据的存储、传输和使用安全，防止数据泄露、篡改或丢失。5.便民性原则：优化电子票据获取、查验和报销流程，为患者提供便捷的服务，提高患者满意度。二、电子票据管理职责分工（一）财务科1.负责制定和完善电子票据管理制度及相关操作流程，并组织实施和监督检查。2.负责电子票据的开具、审核、存储、归档和核销等财务管理工作。3.定期与信息科核对电子票据数据，确保财务账目与电子票据信息一致。4.协助患者办理电子票据的查验、报销等相关事宜，解答患者关于电子票据的疑问。5.负责与财政、税务等部门沟通协调，及时了解电子票据管理的政策法规变化，确保卫生院电子票据管理工作符合要求。（二）信息科1.负责卫生院信息系统中电子票据管理模块的建设、维护和升级，确保系统稳定运行，满足电子票据管理的各项功能需求。2.保障电子票据数据在信息系统中的安全存储和传输，采取必要的技术措施防止数据泄露、篡改或丢失。3.根据财务科需求，提供电子票据数据的查询、统计、导出等功能，协助财务科进行电子票据管理工作。4.负责对涉及电子票据管理的信息系统操作人员进行培训，确保其熟悉电子票据管理流程和系统操作规范。5.配合财务科及相关部门做好电子票据的查验、报销等系统对接工作，保障电子票据在不同系统间的顺畅流转。（三）挂号收费处1.在为患者提供医疗服务收费时，严格按照规定准确开具电子票据，确保票据信息与收费信息一致。2.负责向患者宣传电子票据的获取方式、查验方法及报销流程等相关知识，指导患者正确获取和使用电子票据。3.及时将开具的电子票据信息上传至卫生院信息系统，确保数据的及时性和准确性。4.协助财务科和信息科处理电子票据开具过程中出现的问题，如票据信息错误、重复开票等情况。（四）临床科室1.配合挂号收费处做好患者医疗费用的确认工作，确保收费项目准确无误，为电子票据开具提供准确依据。2.协助患者解决在电子票据获取、使用过程中遇到的问题，如电子票据丢失、无法查验等情况，及时反馈给相关部门。3.按照规定妥善保管患者的电子票据报销凭证，以备财务审计等需要。三、电子票据开具管理（一）开具流程1.患者在挂号收费处完成医疗服务费用缴纳后，收费人员根据收费明细在信息系统中准确录入相关信息，包括患者基本信息（姓名、性别、身份证号等）、医疗服务项目、收费金额、开票日期等。2.信息系统自动生成电子票据，电子票据格式应符合国家统一标准和财政、税务部门要求，包含票据号码、开票机构、开票日期、患者信息、医疗服务项目及金额、二维码等必要信息。3.收费人员对生成的电子票据信息进行核对，确保信息准确无误后，点击“开具”按钮，电子票据正式生成并存储于信息系统中。4.电子票据开具成功后，系统自动向患者预留的手机号码发送电子票据获取通知短信，告知患者可通过指定渠道获取电子票据。（二）开具要求1.电子票据开具必须依据真实发生且已完成收费的医疗服务项目，不得提前或虚假开具。2.开票信息应准确、完整、清晰，确保患者能够准确识别和使用电子票据。对于患者姓名、身份证号等关键信息，应严格按照患者提供的有效证件进行录入，避免因信息错误导致电子票据无法正常使用。3.电子票据开具时间应与医疗服务收费时间一致，不得拖延或提前开具。如遇特殊情况需要补开电子票据，应按照规定的审批流程进行操作，并注明补开原因和时间。4.严禁重复开具电子票据。如因特殊原因需要重新开具电子票据，必须先将原电子票据进行作废处理，并在系统中记录作废原因和相关操作信息。四、电子票据存储管理（一）存储方式1.卫生院采用信息系统存储电子票据数据，信息系统应具备安全可靠的数据存储功能，能够保证电子票据数据的长期保存和随时查询。2.信息科应定期对电子票据数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、系统故障等原因导致数据丢失。备份数据的存储期限应按照国家相关规定执行，一般不少于[X]年。（二）存储期限电子票据数据的存储期限按照国家财政、税务部门及卫生健康行业的相关规定执行。门诊收费电子票据一般应保存[X]年，住院收费电子票据一般应保存[X]年。在存储期限内，应确保电子票据数据的完整性和可追溯性，以便随时接受审计、查询等。（三）存储安全1.信息科应采取必要的安全防护措施，保障电子票据数据存储的安全性。设置严格的用户权限管理，只有经过授权的人员才能访问和操作电子票据数据。2.对信息系统进行定期的安全检查和维护，及时修复系统漏洞，防止黑客攻击、病毒感染等安全事件的发生。3.建立数据访问日志，记录所有对电子票据数据的访问操作，包括访问时间、操作人员、操作内容等信息，以便进行审计和追踪。五、电子票据使用管理（一）患者获取1.患者可通过以下方式获取电子票据：在缴费完成后，根据系统发送的短信通知，通过手机端登录指定的电子票据服务平台（如财政电子票据查验平台、卫生院官方APP等），按照平台提示进行身份验证后，即可查看和下载电子票据。患者也可在卫生院自助终端设备上，通过输入相关信息（如身份证号、缴费凭证号等），查询并打印电子票据。2.对于无智能手机或无法通过自助方式获取电子票据的患者，可前往挂号收费处申请打印纸质电子票据。挂号收费处工作人员应按照规定流程为患者提供纸质电子票据打印服务，并在纸质票据上加盖卫生院收费专用章。（二）查验与报销1.电子票据查验：患者或报销单位可通过财政电子票据查验平台等指定渠道，对电子票据的真实性进行查验。查验时，输入电子票据号码、开票日期、校验码等信息，系统自动验证电子票据的真伪，并显示查验结果。2.电子票据报销：电子票据可作为患者报销医疗费用的有效凭证。患者在进行报销时，应按照医保部门及所在单位的报销要求，提供电子票据原件或相关电子票据信息。报销单位应通过指定的报销系统或平台，对电子票据进行审核和报销操作。对于符合报销规定的电子票据，报销单位应按照规定及时支付报销款项给患者。（三）使用规范1.患者应妥善保管电子票据，不得擅自修改、伪造电子票据信息。如因保管不善导致电子票据丢失或损坏，应及时通过合法途径重新获取电子票据。2.报销单位在审核电子票据报销时，应严格按照相关规定进行操作，确保报销的电子票据真实、有效、合规。对于不符合报销要求的电子票据，应拒绝报销，并向患者说明原因。3.任何单位和个人不得利用电子票据进行违法违规活动，如虚开发票、套取资金等。一经发现，将依法追究相关责任人员的法律责任。六、电子票据核销管理（一）核销流程1.财务科定期对已开具的电子票据进行核销处理。核销时，根据电子票据开具记录和收款记录，核对电子票据的开具金额与实际收款金额是否一致，以及电子票据的使用情况（如是否已报销、作废等）。2.财务科通过信息系统对已核销的电子票据进行标记，确保电子票据不再重复使用或报销。同时，将核销情况记录在财务账目和相关报表中，以便进行财务核算和统计分析。3.对于已核销的电子票据，应按照规定的存储期限进行妥善保管，以备后续审计、查询等需要。（二）核销要求1.电子票据核销应遵循及时性原则，定期进行核销操作，确保电子票据管理的准确性和规范性。一般每月或每季度进行一次集中核销。2.在核销过程中，如发现电子票据开具金额与实际收款金额不符、电子票据重复开具或其他异常情况，财务科应及时进行调查核实，并按照规定进行处理。对于因操作失误导致的问题，应及时纠正；对于涉及违规行为的，应追究相关人员的责任。3.核销记录应详细、准确，包括电子票据号码、开票日期、核销日期、核销金额、核销原因等信息。核销记录应作为财务档案的重要组成部分，长期保存。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.卫生院成立电子票据管理监督小组，由财务科、审计科、纪检监察部门等相关人员组成，负责对电子票据管理工作进行定期监督检查。2.监督小组应制定详细的监督检查计划，定期对电子票据的开具、存储、使用和核销等环节进行检查，确保电子票据管理工作符合制度要求。检查内容包括电子票据信息的准确性、完整性、安全性，系统操作的规范性，票据使用和报销的合规性等。3.监督小组应定期向卫生院领导汇报电子票据管理监督检查情况，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）责任追究1.对于在电子票据管理工作中违反本制度规定的单位和个人，将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括批评教育、责令改正、经济处罚、行政处分等。2.如因电子票据管理不善导致卫生院遭受经济损失或声誉损害的，相关责任人员应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。3.对在电子票据管理工作中表现突出、严格遵守制度规定并取得显著成效的单位和个人给予表彰和奖励，以激励全体工作人员积极做好电子票据管理工作。八、附则（一）解释权本制度由卫