环境卫生费使用管理制度

PAGE环境卫生费使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司环境卫生费的管理，规范费用使用行为，提高资金使用效益，确保公司环境卫生工作的顺利开展，营造整洁、舒适的工作环境，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内环境卫生费的收取、使用、核算及监督管理等相关活动。（三）基本原则1.专款专用原则：环境卫生费必须专项用于公司环境卫生的维护、清洁工具及设备的购置、相关人员的劳务支出等与环境卫生工作直接相关的事项，不得挪作他用。2.预算管理原则：环境卫生费的使用应纳入公司年度预算管理，严格按照预算安排支出，确保资金使用的计划性和合理性。3.规范透明原则：费用的使用应遵循相关法律法规和公司内部规定，做到流程规范、公开透明，接受公司内部审计和员工监督。二、环境卫生费的收取（一）收取标准1.根据公司实际情况及环境卫生维护的需求，制定合理的环境卫生费收取标准。收取标准应综合考虑公司面积、区域划分、环境卫生工作量等因素，并参考同行业类似企业的收费水平。2.环境卫生费的收取标准应每年进行评估和调整，根据公司业务发展、物价变动、环境卫生工作要求变化等情况适时修订，确保收费标准的合理性和适应性。（二）收取方式1.环境卫生费可按月、季或年度收取，具体收取周期由公司根据实际情况确定。2.各部门应按照公司规定的收费标准和时间要求，及时向所属员工收取环境卫生费，并统一上缴至公司财务部门。3.财务部门负责环境卫生费的统一收取和核算工作，设立专门账户进行管理，确保资金的安全和准确记录。（三）缴费通知1.公司财务部门应在每个缴费周期开始前，向各部门发布缴费通知，明确缴费金额、缴费时间、缴费方式等相关信息。2.缴费通知应通过公司内部办公系统、邮件、公告栏等多种渠道发布，确保全体员工能够及时收到通知。三、环境卫生费的使用范围（一）清洁工具及设备购置1.扫帚、拖把、抹布、垃圾袋等日常清洁工具的采购。2.吸尘器、洗地机、高压水枪等清洁设备的购置与更新。3.清洁工具及设备的维修、保养费用。（二）环境卫生维护费用1.公共区域（如走廊、楼梯、电梯间、卫生间等）的日常清扫、拖地、消毒费用。2.垃圾清运费用，包括将公司内垃圾运输至指定垃圾处理地点的费用。3.绿化养护费用，如花草树木的浇水、施肥、修剪、病虫害防治等费用。（三）劳务支出1.聘请专业清洁人员的劳务费用，包括工资、奖金、福利等。2.临时保洁人员的费用支出，如因特殊情况或重大活动需要增加保洁力量时的临时用工费用。（四）其他相关费用1.环境卫生宣传教育费用，如制作宣传海报、开展环保知识培训等费用。2.与环境卫生工作相关的办公用品费用，如清洁用品的标识牌、清洁剂等。3.经公司批准的其他与环境卫生工作直接相关的费用支出。四、环境卫生费的使用审批流程（一）费用申请1.各部门或相关责任人根据环境卫生工作的实际需求，填写《环境卫生费使用申请表》，详细说明费用用途、金额、预计使用时间等信息。2.申请表应附上相关的采购清单（如清洁工具及设备购置申请）、服务合同（如聘请清洁人员的劳务合同）、费用预算明细等supportingdocuments，确保申请内容真实、准确、完整。（二）部门审核1.申请表提交至所在部门负责人进行审核。部门负责人应根据本部门环境卫生工作的实际情况，对申请的必要性、合理性和金额进行审核，并签署审核意见。2.如申请事项涉及多个部门，需由相关部门共同审核，明确各部门的责任和分担比例。（三）财务审核1.经部门审核通过的申请表提交至公司财务部门。财务人员负责对申请费用的预算合理性、资金来源、支付方式等进行审核，确保费用支出符合公司财务规定和预算安排。2.财务审核过程中，如发现申请金额超出预算或存在其他不符合财务规定的情况，应及时与申请部门沟通，要求其调整申请或补充相关资料。（四）领导审批1.财务审核通过后的申请表，提交至公司领导进行最终审批。公司领导根据公司整体运营情况、环境卫生工作重点及资金状况，对申请事项进行全面评估和审批。2.对于金额较大或涉及重要环境卫生项目的费用申请，公司领导可组织相关部门进行专题讨论和决策，确保审批结果的科学性和合理性。（五）费用支付1.经领导审批通过的费用申请，由财务部门按照公司财务制度和审批意见进行支付。支付方式应根据实际情况选择银行转账、支票、现金等合适的方式，并确保支付过程的安全、准确、及时。2.对于采购清洁工具及设备等实物类支出，财务部门应在支付前核实货物的验收情况，确保货物符合合同要求和公司使用标准。五、环境卫生费的核算与监督（一）核算管理1.财务部门应建立健全环境卫生费的核算制度，对环境卫生费的收入、支出进行详细、准确的记录和核算。2.按照会计核算的要求，设置专门的会计科目对环境卫生费进行核算，确保账目清晰、分类准确。每月定期编制环境卫生费收支报表，反映费用的收支情况和结余情况。3.定期对环境卫生费的核算结果进行分析，与预算执行情况进行对比，及时发现差异并查找原因，为费用管理和决策提供依据。（二）监督检查1.公司内部审计部门应定期对环境卫生费的使用情况进行审计监督，检查费用支出是否符合本制度规定的使用范围和审批流程，是否存在违规使用、浪费资金等问题。2.审计部门可通过查阅账目、凭证、合同等资料，实地查看环境卫生维护情况、清洁工具及设备使用情况等方式进行审计检查，并出具审计报告。3.公司设立举报信箱和举报电话，接受全体员工对环境卫生费使用情况的监督举报。对于举报事项，公司应及时进行调查核实，如发现违规行为，将依法依规严肃处理。（三）绩效评估1.建立环境卫生费使用绩效评估机制，对环境卫生工作的效果和费用使用效益进行综合评估。绩效评估指标可包括环境卫生质量达标率、员工满意度、费用节约率等。2.定期对环境卫生费使用绩效进行评估，根据评估结果总结经验教训，及时调整环境卫生工作策略和费用使用方案，提高资金使用效益和环境卫生管理水平。六、环境卫生费使用的档案管理（一）档案内容1.环境卫生费使用管理制度文件及相关修订记录。2.环境卫生费收取记录，包括缴费通知、缴费明细、收款凭证等。3.环境卫生费使用申请及审批文件，如《环境卫生费使用申请表》、部门审核意见、财务审核意见、领导审批意见等。4.清洁工具及设备购置合同、发票、验收报告等相关资料。5.聘请清洁人员的劳务合同、工资发放记录等。6.环境卫生维护工作记录，如清洁排班表、清洁作业记录、消毒记录等。7.环境卫生费核算报表、审计报告等财务及审计资料。8.其他与环境卫生费使用相关的文件和资料。（二）档案保管1.设立专门的档案保管地点，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存放。2.按照档案管理的要求，对环境卫生费使用档案进行分类、编号、装订，建立档案目录，便于查阅和管理。3.档案保管期限应符合国家法律法规和公司内部规定的要求，一般重要档案应长期保存，一般性档案可根据实际情况确定保存期限。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅环境卫生费使用档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，并经所在部门负责人批准。2.档案管理人员应按照规定的查阅流程，为查阅人员提供必要的协助，确保查阅过程规范、有序。查阅人员不得擅自涂改、复印、转借档案资料，如需复印相关资料，应经档案管理人员同意并进行登记。3.涉及公司机密或敏感信息