公共卫生采购服务制度

PAGE公共卫生采购服务制度一、总则（一）目的为加强公共卫生采购服务管理，规范采购行为，提高资金使用效益，确保公共卫生服务项目的顺利实施，满足公众对公共卫生服务的需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所承担的各类公共卫生采购服务活动，包括但不限于疾病预防控制、健康教育、妇幼保健、卫生监督等相关领域的物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督，保障各方知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，确保采购质量和价格合理。4.效益原则：追求采购资金的最大使用效益，在保证服务质量的前提下，降低采购成本。5.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的产品或服务，以保障公共卫生服务的质量和效果。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各业务部门应根据公共卫生服务项目的年度工作计划和实际需求，提前制定采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、预计采购时间等详细信息。2.采购计划应结合库存情况进行编制，避免重复采购和浪费。对于长期需求的物资或服务，应建立滚动采购计划，根据实际使用情况适时调整。（二）预算编制与审核1.采购预算应根据采购计划进行编制，明确各项采购项目的资金来源和金额。预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，充分考虑市场价格波动等因素。2.采购预算需经财务部门审核，确保预算的准确性和合理性。财务部门应根据公司/组织的财务状况和资金安排，对采购预算进行综合平衡，并提出审核意见。3.采购预算经审核通过后，纳入公司/组织年度预算管理体系，严格按照预算执行。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。三、采购方式与流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，以获取最优的采购价格和服务。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。（二）采购流程1.采购申请：业务部门根据采购计划填写采购申请表，详细说明采购项目的需求、预算、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。采购申请表应经部门负责人审核签字。2.采购审批：采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。审核通过后，提交至公司/组织领导审批。重大采购项目需经领导班子集体研究决策。3.采购实施：招标采购：制定招标文件：采购部门根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。发布招标公告：通过指定的媒体或平台发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的基本信息、报名时间、投标截止时间、开标时间和地点等。报名与资格审查：供应商按照招标公告要求报名，采购部门对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的投标人名单。开标、评标与定标：按照招标文件规定的时间和地点开标，组织评标委员会对投标文件进行评审，根据评标标准确定中标候选人。采购部门根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。其他采购方式：邀请招标：采购部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，组织开标、评标与定标，确定中标供应商。竞争性谈判：成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：采购部门与单一供应商就采购项目进行协商，签订采购合同。询价：成立询价小组，向不少于三家供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据报价确定成交供应商。4.合同签订：采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。采购合同签订后，应及时报财务部门备案。5.验收与付款：验收：采购项目完成后，业务部门应组织相关人员对采购货物或服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合合同要求。验收合格后，验收人员应签署验收报告。付款：财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间向供应商支付货款。付款前，财务部门应审核采购项目的发票、验收报告等相关凭证，确保付款手续齐全、合规。四、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、信誉等级等。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，从符合资质要求的供应商中选择合作伙伴。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、信誉、售后服务等因素。3.对新供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力等情况，确保供应商具备提供优质产品或服务的能力。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价方式包括供应商自评、客户评价、采购部门评价等。2.根据评价结果对供应商进行考核，将考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核结果为优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先合作、增加采购份额等；对于考核结果为不合格的供应商，应及时进行整改，整改后仍不符合要求的，取消其合作资格。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评价考核结果、合作历史等情况，为供应商管理提供依据。（三）供应商关系维护1.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商的需求和意见，共同解决合作过程中出现的问题。2.对于供应商提出的合理建议和诉求，应及时给予回应和处理，建立良好的合作关系。3.帮助供应商提高产品质量和服务水平，通过培训、技术支持等方式，促进供应商不断改进和发展。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，对采购过程中可能存在的风险进行全面识别，包括市场风险、质量风险、合同风险、法律风险、廉政风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。根据风险等级，制定相应的风险应对策略。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时掌握市场价格波动情况，通过与供应商协商、签订价格调整条款等方式，降低市场价格波动对采购成本的影响。同时，建立采购价格预警机制，当市场价格出现异常波动时，及时调整采购计划和策略。2.质量风险应对：加强对采购产品的质量控制，在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商提供质量合格证明文件。在验收环节，严格按照合同要求进行验收，确保采购产品质量符合要求。对于质量不合格的产品，应及时要求供应商进行整改或退换货。3.合同风险应对：签订详细、规范的采购合同，明确双方的权利义务和违约责任。加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。对于重大采购合同，可聘请法律顾问进行审核，防范合同风险。4.法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识。在采购活动中，严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规。对于涉及法律纠纷的采购项目，应及时咨询法律顾问，依法维护公司/组织的合法权益。5.廉政风险应对：加强对采购人员的廉政教育，建立健全廉政监督机制，防止采购过程中出现贪污受贿、利益输送等违法违纪行为。对采购活动进行全程监督，发现问题及时查处。六、监督与审计（一）内部监督1.建立内部监督机制，成立专门的采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组应由公司/组织内部的纪检、审计、财务等部门人员组成。2.采购监督小组应定期对采购计划、采购方式、采购流程、合同签订、验收付款等环节进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.加强对采购人员的监督管理，规范采购人员的行为，防止采购人员利用职务之便谋取私利。对违反采购制度的采购人员，应依法依规进行处理。（二）审计监督1.定期对采购项目进行审计，审计内容包括采购项目的合规性、预算执行情况、采购成本效益等。审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、审计方法和审计时间。2.审计人员应通过查阅采购文件、合同