商务合同管理风险控制清单

商务合同管理风险控制工具清单一、适用场景与价值定位本工具适用于各类企业（含国企、民企、外企）在商务合同全生命周期管理中的风险防控，涵盖合同立项、谈判、起草、审核、签订、履行、变更、终止及归档等环节。通过结构化风险识别与控制措施，帮助企业降低法律纠纷、履约违约、财务损失等风险，保障合同目的实现，提升合同管理规范化水平。适用于法务部门、业务部门、财务部门、采购部门等协同使用，也可作为企业内部审计、合规检查的参考依据。二、风险控制全流程操作指引（一）合同立项与主体审查阶段业务需求发起业务部门根据经营目标提出合同需求，明确合同目的、标的、金额、合作方等核心要素，填写《合同立项申请表》，附可行性分析报告（如涉及重大项目）。责任人：业务部门负责人*；完成时限：立项前3个工作日。合作方主体资格审查法务部门牵头，协同业务部门核查合作方主体资格，包括：营业执照（是否在有效期内、经营范围是否覆盖合同内容）；特殊行业资质（如需，如建筑资质、食品经营许可证等）；信用状况（通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道查询，无严重失信记录）；授权代表身份（核实签约人是否具有合法授权，需提供授权委托书及证件号码明）。责任人：法务专员、业务经办人；完成时限：立项审批前2个工作日。立项风险评估财务部门评估合作方履约能力（如资产负债率、现金流、历史付款记录）；业务部门评估合作项目市场风险、技术风险。形成《风险评估报告》，作为立项决策依据。责任人：财务经理、业务部门负责人；完成时限：立项审批前1个工作日。（二）合同条款合规性审核阶段合同文本起草业务部门根据谈判结果起草合同文本，优先使用企业标准合同模板；无模板时，需参考国家示范文本（如《民法典》合同编相关规定），明确双方权利义务、履行期限、违约责任、争议解决方式等核心条款。责任人：业务经办人*；完成时限：谈判达成一致后2个工作日内。法务合规审核法务部门重点审核以下内容：合同主体是否适格（与主体资格审查结果一致）；条款合法性（是否符合法律法规、行业监管规定，如格式条款是否公平）；权责对等性（双方权利义务是否明确，违约责任是否合理、可执行）；争议解决方式（明确管辖法院/仲裁机构，优先选择企业所在地法院）；知识产权、保密等特殊条款（如涉及需单独约定）。法务部门出具《法务审核意见书》，对高风险条款提出修改建议。责任人：法务主管*；完成时限：收到文本后3个工作日内。财务与业务交叉审核财务部门审核付款方式、票据类型、税务处理、违约金财务影响等条款；业务部门审核技术参数、交付标准、验收流程等商业条款。保证财务风险与业务需求平衡。责任人：财务经理、业务部门负责人；完成时限：法务审核通过后2个工作日内。（三）合同签订与用印管理阶段最终审批根据合同金额及重要性，履行分级审批流程：金额≤10万元：业务部门负责人、法务专员双审批；10万元＜金额≤100万元：增加财务经理、分管副总审批；金额＞100万元：需提交总经理办公会*审批。审批通过后，形成《合同审批台账》，记录各环节审核意见及责任人。完成时限：审批层级最末环节通过后1个工作日内。文本核对与用印业务部门与法务部门共同核对最终文本是否与审批版本一致，保证修改痕迹已确认、无遗漏条款。办理用印登记，由授权用印人*在合同文本指定位置加盖企业公章（或合同专用章），严禁空白合同盖章或越权用印。责任人：行政专员、业务经办人；完成时限：审批通过后即时。（四）合同履行动态跟踪阶段履行进度监控业务部门作为合同履行主责部门，建立《合同履行跟踪表》，定期记录对方履约情况（如交付进度、付款进度、质量验收结果），对延迟履约或违约行为及时预警。履行周期内至少每季度更新一次跟踪表，重大合同每月更新。责任人：业务经办人、业务部门负责人；完成时限：定期跟踪，异常情况24小时内上报。变更与纠纷处理合同履行需变更的，由双方协商签订《补充协议》，履行原审批流程；无法协商一致的，法务部门牵头收集证据（如沟通记录、履约证明），通过协商、仲裁或诉讼解决纠纷，并同步更新《合同风险处置记录》。责任人：法务专员、业务部门负责人；完成时限：变更/纠纷发生后5个工作日内启动处理。（五）合同终止与归档阶段验收与结算业务部门组织合同验收（如涉及标的物交付，需出具验收报告）；财务部门根据验收报告完成付款结算，核对发票与合同条款一致性（如发票类型、金额、税号）。责任人：业务经办人、财务专员；完成时限：验收合格后10个工作日内。资料归档行政部门负责合同资料归档，包括：合同文本及附件、审批文件、法务审核意见书、履行跟踪表、验收报告、补充协议、纠纷处理文书等，保证资料完整、可追溯。归档期限：合同终止后30个工作日内；电子档案与纸质档案同步保存。责任人：档案管理员*；完成时限：归档期限内。三、商务合同风险控制清单模板风险环节风险点描述风险等级控制措施责任部门完成时限备注主体审查合作方无签约资格（如超范围经营、资质过期）高核实营业执照、行业资质，通过官方渠道验证信用状况法务部、业务部立项前2个工作日涉及特种设备需提供特种设备生产许可证条款审核违约责任不对等（如我方违约责任过重）高法务审核违约条款，保证双方责任与权利对等，避免“霸王条款”法务部收到文本后3个工作日参考行业惯例及法律法规签订管理未经审批擅自用印高严格执行用印审批流程，禁止空白合同盖章，用印前核对文本与审批版本一致行政部、业务部审批通过后即时建立用印登记台账，记录用印人、时间履行跟踪对方延迟交付未及时预警中业务部门定期跟踪进度，建立预警机制（如延迟3个工作日上报）业务部每月/季度更新重大合同需每日跟踪终止归档合同资料缺失（如缺少验收报告）中归档前检查资料完整性，建立清单核对，电子档案加密存储行政部、业务部合同终止后30个工作日保存期限不低于合同履行后5年四、关键风险防控要点提示动态更新机制定期（建议每年）梳理法律法规、行业政策变化，更新合同风险清单及标准模板；对已发生的纠纷案例进行复盘，补充新增风险点及控制措施。跨部门协同建立法务、业务、财务、行政等部门联席会议机制，对重大、复杂合同进行联合评审，保证各方风险意见充分沟通，避免单一部门决策疏漏。风险记录留存所有审核、审批、跟踪、处置过程需形成书面记录（如签字版文件、邮件、台账），保证可追溯性，应对潜在审计或法律纠