采购流程标准化管理模板供应商选择与合同签订指南

采购流程标准化管理模板供应商选择与合同签订指南一、适用范围与典型场景本指南适用于各类企业及组织的采购活动，涵盖物料采购、服务外包、工程采购等多种类型，旨在规范供应商选择与合同签订全流程，保证采购合规性、经济性及风险可控性。典型场景包括：企业生产所需原材料、零部件的常规采购；办公用品、IT设备等非生产物资的采购；咨询服务、运维支持等服务的外包采购；小型工程项目或改造项目的供应商合作。二、供应商选择与合同签订标准化操作流程（一）阶段一：采购需求确认与准备需求提报与审核业务部门根据实际需求填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、技术参数、质量标准、交付时间、预算金额等核心信息。采购部门会同财务部门、使用部门对需求进行合规性审核（如是否符合年度采购计划、预算是否充足等），需求部门根据审核意见完善需求描述。采购方式确定根据采购金额、标的性质及公司制度，选择合适的采购方式：公开招标：适用于金额较大（如超过50万元）、通用性强的采购项目；邀请招标：适用于技术复杂、潜在供应商较少的项目，需邀请3家及以上合格供应商；询价采购：适用于标准化物料、金额较小（如低于10万元）的项目，需向3家及以上供应商询价；单一来源采购：仅适用于只能从唯一供应商处采购或发生了不可预见的紧急情况等特殊情形，需履行审批程序。（二）阶段二：供应商寻源与资格预审供应商信息收集采购部门通过公开渠道（如采购网、行业招标平台、供应商自荐等）收集潜在供应商信息，建立《潜在供应商名录》。对于长期合作供应商，定期更新其资质、业绩等动态信息。资格预审向潜在供应商发放《供应商资格预审申请表》，要求提供以下材料（复印件需加盖公章）：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证照）；相关行业资质证书（如ISO质量体系认证、行业生产许可证等）；近三年类似项目业绩证明（如合同复印件、用户评价等）；财务状况报告（如审计报告、财务报表）；供应商承诺书（如无重大违法记录、廉洁投标承诺等）。采购部门组织评审小组（由采购、技术、质量等部门人员组成）对供应商资质进行审核，筛选出符合资格的供应商，形成《合格供应商名单》。（三）阶段三：供应商评估与选定编制采购文件根据采购需求，向合格供应商发放采购文件（如招标文件、询价单），内容包括：采购项目基本信息、技术要求、商务条款（如付款方式、交付地点）；投标/报价要求（如报价格式、响应时间、有效期）；评审标准（如价格权重、技术方案权重、服务承诺权重等）。响应文件收集与评审按照采购文件要求，在规定时间内收集供应商响应文件（如投标书、报价单）。评审小组根据评审标准对供应商进行综合评分，评分维度可包括：价格（如最低评标价法或综合评分法中的价格占比，一般不超过40%）；技术能力（如技术参数匹配度、方案可行性）；商务实力（如企业资质、业绩、财务状况）；服务保障（如交付周期、售后响应、培训支持）。评审结果经采购部门负责人审核后，向选定供应商发出《中标通知书》或《成交通知书》，同时通知未中选供应商。（四）阶段四：合同谈判与签订合同起草采购部门根据采购结果及双方沟通情况，起草采购合同，合同内容应包含以下核心条款：双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）；采购标的名称、规格型号、数量、单价及总价；质量标准与验收方法（如依据国家标准、行业标准或双方约定的技术参数）；交付时间、地点及方式（如分批交付、运输责任承担）；付款方式与周期（如预付款比例、到货款、质保金及支付节点）；违约责任（如逾期交货、质量不达标等情形的赔偿标准）；争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）；保密条款、知识产权条款及其他特殊约定。合同评审起草的合同需提交法务部门、财务部门、使用部门及采购部门联合会审，重点审核：合同条款的合规性（是否符合法律法规及公司制度）；权利义务对等性（如双方责任、风险划分是否明确）；经济条款的合理性（如价格、付款方式是否符合预算及财务流程）。根据评审意见修改合同，直至所有部门确认无异议。合同签署与生效合同经双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章后生效，授权委托书需作为合同附件。采购部门将合同原件分送至财务部门、使用部门及档案室存档，同时向供应商提供合同副本。（五）阶段五：合同履行与后续管理交付与验收供应商按照合同约定交付采购标的，使用部门会同采购部门、质量部门进行验收，填写《验收报告》，明确验收结果（合格/不合格）。若验收不合格，供应商需在规定期限内整改，整改后重新验收。付款结算财务部门根据《验收报告》、合同约定的付款节点及供应商开具的有效发票（发票类型需符合公司财务规定），办理付款手续。供应商绩效评价合同履行完成后，采购部门组织使用部门、质量部门对供应商的履约情况（如质量、交付、服务、配合度等）进行评价，填写《供应商绩效评价表》，评价结果作为后续供应商合作的重要依据。三、常用配套工具模板模板1：供应商资格预审申请表序号预审项目提交材料要求审核结果（合格/不合格）1营业资质营业执照副本（加盖公章复印件）2行业资质相关行业许可证或认证证书（如ISO9001）3业绩证明近三年类似项目合同复印件（至少3份）4财务状况上一年度审计报告或财务报表5廉洁承诺供应商廉洁投标承诺书（签字盖章）审核意见：审核人：*日期：*模板2：供应商评估打分表评估维度评分细则分值得分价格（30%）报价最低者得30分，每高于最低价1%扣1分30技术（30%）技术参数完全匹配30分，每缺1项扣5分30业绩（20%）每提供一个有效业绩合同得5分，最高20分20服务（20%）交付周期≤7天得10分，售后响应≤24小时得10分20总分100评审意见：评审人：*日期：*模板3：采购合同核心条款模板（简化版）合同编号：[采购年份]XX采字第XXX号甲方（采购方）：[公司名称]法定代表人：*地址：*乙方（供应商）：[公司名称]法定代表人：*地址：*采购标的名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）[示例：办公电脑][示例：i5/8G/256G]台10500050000质量标准乙方交付的标的物需符合国家GB/T9833-2013标准及甲方技术参数要求，提供产品合格证、质检报告。交付交付时间：年月*日前；交付地点：甲方指定仓库；运输方式：乙方负责运输并承担运费，货物毁损灭失风险由乙方承担至交付完成。付款方式合同签订后3个工作日内，甲方向乙方支付预付款30%（即15000元）；货物验收合格后7个工作日内，支付至合同总额的70%（即35000元）；质保金为合同总额的10%（即5000元），质保期满无质量问题后15个工作日内无息支付。违约责任乙方逾期交货，每逾期1日按合同总额的0.5%支付违约金；甲方逾期付款，每逾期1日按应付未付金额的0.5%支付违约金。争议解决本合同履行过程中发生争议，双方应协商解决；协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。其他本合同一式四份，甲乙双方各执两份，自双方签字盖章之日起生效。甲方（盖章）：*乙方（盖章）：*法定代表人/授权代表（签字）：*法定代表人/授权代表（签字）：*日期：年月日日期：年月日四、关键风险控制与操作提示合规性风险防控采购方式及流程必须符合《_________采购法》（如适用）及公司内部采购管理制度，严禁化整为零规避招标。涉及国有资金的项目，需严格执行招投标程序，留存完整的招标、评标、中标文件备查。供应商信息真实性资格预审阶段需通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实供应商营业执照及经营异常情况，避免虚假资质参与采购。对供应商提供的业绩证明，必要时可联系合作单位进行核实。合同条款严谨性避免使用“大约”“左右”等模糊表述，技术参数、交付时间、付款节点等需量化明确。违约责任条款需对等，避免出现“甲方单方面约束乙方权利”或“乙方责任免除”的显失公平条款。沟通记录留