学校食堂食材采购询价方案(2024版)

学校食堂食材采购询价方案(2024版)一、方案背景学校食堂的食材供应直接关系到师生的饮食健康与安全。为了确保学校食堂能够采购到优质、安全、价格合理的食材，提高采购效率和透明度，特制定本2024版学校食堂食材采购询价方案。二、适用范围本方案适用于学校食堂各类食材的采购询价工作，包括但不限于蔬菜、肉类、水产、粮油、调味品等。三、询价原则1.公开透明原则采购询价过程应保持公开透明，所有供应商均有平等机会参与，询价信息、过程和结果应及时向相关部门和人员公开。2.公平竞争原则确保各供应商在公平的环境下竞争，不得对供应商进行歧视或偏袒，严格按照既定的询价标准和程序进行评审。3.质量优先原则在保证食材质量符合国家相关标准和学校要求的前提下，综合考虑价格因素，优先选择质量可靠的供应商。4.效益最大化原则通过合理的询价和谈判，在保证食材质量的基础上，降低采购成本，实现学校食堂采购效益的最大化。四、询价工作组织与职责1.询价小组成立由学校后勤部门负责人、食堂管理人员、财务人员、教师代表和学生代表组成的询价小组，负责整个询价工作的组织、实施和监督。2.职责分工后勤部门负责人：全面统筹询价工作，协调各方面资源，确保询价工作顺利进行。食堂管理人员：提供食材采购的具体需求和质量标准，对供应商的食材质量进行评估和验收。财务人员：负责审核采购预算，对询价结果进行成本分析和财务评估。教师代表和学生代表：参与询价过程，从师生的角度对供应商的服务和食材质量提出意见和建议。五、询价流程（一）需求确认1.食堂管理人员根据学校师生的用餐人数、饮食习惯和季节特点，制定详细的食材采购需求计划，明确食材的种类、规格、数量和质量要求。2.需求计划需经后勤部门负责人审核确认后，作为询价的依据。（二）供应商筛选1.信息收集通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、行业推荐、网络搜索等，建立供应商信息库。2.初步筛选根据学校食堂的采购需求和询价原则，对供应商信息进行初步筛选，选择具有良好信誉、合法经营资质、生产或供应能力满足学校需求的供应商作为候选对象。3.实地考察对初步筛选出的候选供应商进行实地考察，了解其生产经营场所、生产设备、质量控制体系、物流配送能力等情况，确保供应商具备稳定的供应能力和良好的服务水平。4.确定供应商名单根据实地考察结果，综合考虑供应商的信誉、质量、价格、服务等因素，确定参与询价的供应商名单，一般不少于3家。（三）询价文件编制与发放1.询价文件编制询价小组根据采购需求和供应商筛选情况，编制详细的询价文件。询价文件应包括以下内容：学校食堂的基本情况和采购需求说明；食材的种类、规格、数量和质量要求；报价要求，包括报价方式、报价有效期、价格组成等；交货时间、地点和交货方式；付款方式和结算周期；供应商的资格要求和应提供的证明文件；询价的时间安排和评审标准。2.询价文件发放将询价文件以书面形式或电子邮件等方式发放给参与询价的供应商，并要求供应商在规定的时间内提交报价文件。（四）报价文件接收与审查1.报价文件接收在规定的报价截止时间内，接收供应商提交的报价文件。报价文件应密封包装，并加盖供应商公章。2.报价文件审查询价小组对供应商提交的报价文件进行审查，主要审查报价文件的完整性、符合性和有效性。对于不符合询价文件要求的报价文件，应及时通知供应商进行补充或修正；对于逾期提交或未按要求密封的报价文件，不予受理。（五）询价评审1.评审方法采用综合评分法对供应商的报价文件进行评审。综合评分法是将价格、质量、服务等因素按照一定的权重进行量化评分，根据总分高低确定成交供应商。2.评审指标及权重价格（40%）：以各供应商的报价为基础，按照询价文件规定的价格计算方法进行比较，确定价格得分。质量（30%）：根据供应商提供的食材质量证明文件、实地考察情况等，对供应商的食材质量进行评估，确定质量得分。服务（20%）：考察供应商的物流配送能力、售后服务承诺等，对供应商的服务水平进行评估，确定服务得分。信誉（10%）：通过查询供应商的信用记录、行业口碑等，对供应商的信誉情况进行评估，确定信誉得分。3.评审过程询价小组按照评审指标和权重对供应商的报价文件进行逐一评分，计算各供应商的总分。评审过程应严格保密，确保评审结果的公平公正。（六）成交供应商确定1.根据评审结果，询价小组确定总分最高的供应商为成交供应商。如果出现总分相同的情况，优先选择价格较低的供应商。2.成交供应商确定后，询价小组应及时将询价结果通知所有参与询价的供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（七）合同签订1.成交供应商在收到成交通知书后的规定时间内，与学校签订食材采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括食材的种类、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、地点、交货方式、付款方式、结算周期、违约责任等条款。2.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。六、询价工作时间安排|阶段|时间安排|具体工作内容||||||需求确认|[具体时间区间1]|食堂管理人员制定采购需求计划，经后勤部门负责人审核确认||供应商筛选|[具体时间区间2]|收集供应商信息，进行初步筛选和实地考察，确定参与询价的供应商名单||询价文件编制与发放|[具体时间区间3]|编制询价文件，发放给参与询价的供应商||报价文件接收与审查|[具体时间区间4]|接收供应商提交的报价文件，进行审查||询价评审|[具体时间区间5]|询价小组对报价文件进行评审，确定成交供应商||成交通知与合同签订|[具体时间区间6]|通知成交供应商，签订食材采购合同|七、质量控制与验收1.质量标准学校食堂采购的食材应符合国家相关食品安全标准和学校制定的质量要求。询价文件中应明确规定食材的质量标准，供应商应严格按照质量标准提供食材。2.验收流程食材到货后，食堂管理人员应及时组织验收人员按照合同约定和质量标准对食材进行验收。验收内容包括食材的种类、规格、数量、质量、包装等，验收人员应认真填写验收记录，注明验收结果。对于验收不合格的食材，应及时通知供应商进行更换或退货处理，由此产生的费用由供应商承担。八、付款与结算1.付款方式学校食堂与供应商的付款方式一般采用银行转账方式。具体付款方式和结算周期应在采购合同中明确约定。2.结算流程供应商按照合同约定的时间和数量提供食材，并开具合法有效的发票。食堂管理人员根据验收记录和发票进行审核，审核无误后填写付款申请单，经后勤部门负责人和财务人员审批后办理付款手续。九、监督与评估1.监督机制建立健全询价工作监督机制，加强对询价过程和采购合同执行情况的监督检查。学校纪检部门和审计部门应定期对询价工作进行审计和监督，确保询价工作的公平公正和采购资金的安全使用。2.评估与改进定期对学校食堂食材采购询价工作进行评估，总结经验教训，分析存在的问题和不足，提出改进措施和建议。根据评估结果，不断完善询价方案和采购管理制度，提高学校食堂食材采购的质量和效益。十、应急处理1.制定应急预案针对可能出现的供应商违约、食材质量问题、供应中断等突发情况，制定详细的应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.应急处理措施当出现供应商违约或食材质量问题时，应立即停止使用该供应商提供的食材，并按照合同约定追究供应商的违约责任。同时，及时联系其他备用供应商，确保学校食堂的正常供应。当出现供应中断等情况时，应及时启动应急采购机制，通过临时采购等方式满足学校师生的用餐需求。十一、档案管理1.询价小组应建立完善的询价档案管理制度，对询价过程中的所有文件和资料进行整理归档，包括询价文件、报价文件、评审记录、采购合同等。2.档案资料应妥善保管，保存期限不少于[具体年限]，以备查阅和审计。十二、培训与宣传1.定期组