因病缺勤登记追踪制度

因病缺勤登记追踪制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国社会保险法》等国家相关法律法规，参照行业人力资源管理标准及集团母公司关于员工考勤管理的指导性文件，结合企业内部人力资源风险防控及管理流程规范化需求，制定。旨在明确因病缺勤登记与追踪的管理规范，保障员工合法权益，维护正常工作秩序，防范劳动争议风险，促进企业人力资源管理的合规性与效率。第二条本制度适用于公司全体员工，包括各部门、下属单位及所有派遣、外包人员。凡员工因身体健康原因无法正常履行工作职责，需按规定履行缺勤登记与追踪手续。特殊岗位或涉及关键业务场景的缺勤管理，由各部门依据本制度制定补充细则，报公司专项管理领导小组审批后实施。第三条本制度下列术语定义如下：（一）XX专项管理：指公司针对员工因病缺勤登记、病假证明核验、追踪反馈等环节的系统性管理活动，涵盖制度建设、流程执行、风险防控、考核监督等全链条管理。（二）XX风险：指因员工缺勤登记不规范、病假审批不合规、追踪机制失效等导致的企业劳动用工风险、合规风险及运营风险。（三）XX合规：指因病缺勤管理活动严格遵循国家法律法规、公司制度要求，确保员工病假权利保障与企业管理秩序的平衡。第四条因病缺勤登记追踪管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有员工因病缺勤均须纳入统一管理范畴，确保制度执行的完整性。（二）责任到人：明确各级管理主体及执行岗位的职责边界，实现责任闭环。（三）风险导向：重点防控缺勤登记不实、病假审批滥用、追踪响应迟缓等风险点。（四）持续改进：定期评估管理效果，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司因病缺勤登记追踪管理工作负总责，统筹制度顶层设计、资源保障及重大风险处置；分管人力资源、运营管理的领导为公司直接责任人，负责制度的组织落实、监督考核及跨部门协调。第六条设立因病缺勤管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，人力资源部、财务部、医务室、各主要业务部门负责人组成。领导小组行使统筹协调、决策审批、监督评价职能，每年至少召开两次会议审议制度执行情况及风险处置方案。第七条人力资源部为公司因病缺勤管理的牵头部门，负责：（一）统筹制度体系建设，组织业务培训与宣贯；（二）定期开展缺勤数据统计分析，识别管理漏洞；（三）监督各部门执行情况，提出考核建议；（四）协调跨部门病假证明核验、追踪反馈等事项。第八条财务部作为专责部门，负责：（一）审核病假期间的工资待遇计算标准，确保符合劳动法规及公司制度；（二）监督医保报销、企业补充保险等福利政策的执行；（三）参与重大缺勤事件的合规性评估。第九条各业务部门及下属单位为具体执行主体，职责包括：（一）落实本部门员工因病缺勤的初步核实与登记；（二）协助人力资源部追踪病假证明材料；（三）根据岗位特性制定差异化追踪方案（如关键岗位需提供动态康复证明）。第十条基层执行岗位（如部门文员、班组长）须履行以下合规操作责任：（一）如实记录员工缺勤申请要素（时间、原因、预计时长）；（二）及时上报异常情况（如长期缺勤无证明、症状疑似传染病）；（三）签署岗位合规承诺书，确认已向员工传达制度要求。第三章专项管理重点内容与要求第十一条员工因病缺勤须在症状出现后X小时内通过公司OA系统提交电子申请，包含：（一）病假条（电子版或扫描件），需医务室或外部医疗机构盖章；（二）关联症状描述，不得涉及隐私泄露或不当言论；（三）预计休假时长，超过X天需同步提交康复评估报告。第十二条病假审批权限按以下标准划分：（一）普通岗位：部门主管审批，时长≤X天；（二）关键岗位：部门主管初审，分管领导复审，时长＞X天；（三）特殊疾病（如传染病、重大手术）：需医务室联合人力资源部会审。第十三条禁止性行为包括但不限于：（一）无病假条缺勤或代签、代报；（二）伪造医疗证明材料骗取病假待遇；（三）以病假名义从事非医疗相关活动（如旅游、培训）。第十四条传染病疫情期间的特别规定：（一）出现聚集性缺勤（同部门X人以上），须立即启动应急响应；（二）员工须配合卫生防疫要求，提供核酸检测证明；（三）医务室负责评估传染风险，决定是否停工隔离。第十五条病假追踪机制须满足：（一）部门主管每日抽查关键岗位员工出勤情况；（二）人力资源部每月核对病假记录与财务结算数据；（三）对长期缺勤员工，组织三次以上康复评估。第十六条病假证明材料保管要求：（一）电子材料归档于HR系统，纸质材料由医务室专人保管；（二）证明材料保存期不少于员工离职后X年；（三）涉密内容（如诊断结论）仅限人力资源部、财务部、医务室查阅。第十七条违规病假处理标准：（一）轻微违规（如漏报1-3天）：通报批评，取消当月评优资格；（二）严重违规（如长期伪造证明）：解除劳动合同，追缴全部非法待遇；（三）引发劳动仲裁的，按实际损失赔偿10%-20%责任金。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：（一）每年X月由人力资源部牵头，联合财务、医务等部门开展修订论证；（二）遇法律法规修订、行业政策调整，15个工作日内完成制度修订；（三）新制度通过公司务虚会审议后，由各业务部门同步宣贯。第十九条风险识别预警机制：（一）人力资源部每月发布《缺勤风险指数》（按部门、岗位、时长分级）；（二）设立预警信号：连续缺勤超过X天、单月缺勤率超X%、病假证明异常率超X%，触发三级响应；（三）领导小组每月汇总风险清单，制定专项整改方案。第二十条合规审查嵌入业务流程：（一）员工提交病假申请时，系统自动校验请假权限、证明材料合规性；（二）财务部在工资结算前进行二次抽查，异常案件移交纪检部门复核；（三）重大项目启动前，人力资源部出具员工缺勤影响评估函。第二十一条风险事件分级处置预案：（一）一般风险（如单次违规）：由部门主管谈话提醒，记录存档；（二）重大风险（如集体性伪造证明）：启动跨部门联合调查，必要时约谈管理层；（三）紧急风险（如传染病爆发）：遵循“隔离-追踪-报告”三步法，48小时内上报领导小组。第二十二条责任追究联动机制：（一）员工违规由人力资源部处罚，涉及职务侵占等刑事案件移交司法机关；（二）部门主管监管失职的，取消年度绩效系数，情节严重的按管理失职论处；（三）考核结果与部门评优、个人晋升直接挂钩，每月公示处罚案例。第二十三条评估改进机制：（一）每年X月开展管理效果评估，指标包括合规率、响应时效、员工满意度；（二）对排名后X名的部门，实施专项辅导，限期整改；（三）评估报告提交公司决策层，作为制度优化的重要依据。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）各级领导干部须在季度会议上签署《因病缺勤管理责任状》；（二）设立管理联络员制度，各部门指定专人负责信息传递与协调；（三）领导小组下设办公室于人力资源部，配备X名专职干事。第二十五条考核激励机制：（一）部门年度考核包含“缺勤管理合规分”（占综合评分X%）；（二）个人绩效考核与病假证明提交及时性挂钩，优秀案例纳入培训档案；（三）设立“零违规部门”奖，奖励连续X季度无重大问题的团队。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层培训：每季度开展《合规履职与风险防控》课程，考核合格率须达95%；（二）一线员工培训：新员工入职时强制学习《因病缺勤操作手册》，年度复训率达80%；（三）制作《制度问答手册》，在OA平台设立专栏解答常见疑问。第二十七条信息化支撑：（一）升级OA系统，增加“电子病假申请”模块，实现自动审批流；（二）对接医保系统，自动验证员工电子病历与报销记录；（三）开发数据看板，实时监控部门缺勤动态，触发预警自动推送。第二十八条文化建设：（一）每年X月发布《员工健康关怀指南》，普及病假权益与操作流程；（二）签订《合规承诺书》，员工入职及每年更新签署；（三）设立“健康员工榜样”评选，表彰诚信履职案例。第二十九条报告制度：（一）月度报告：人力资源部向领导小组提交《缺勤管理月报》，包含异常事件清单；（二）季度报告：各业务部门