办公用品统一采购管理制度

办公用品统一采购管理制度一、总则为了加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用和发放流程，合理控制办公费用支出，提高办公用品的使用效率，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有部门及员工。二、办公用品的分类（一）消耗类办公用品消耗类办公用品是指在日常办公过程中使用后即消耗，需不断补充的物品。具体包括但不限于以下几类：1.书写工具：如中性笔、圆珠笔、铅笔、钢笔、记号笔、白板笔等。2.纸张类：复印纸、打印纸、便签纸、便条本、笔记本、传真纸等。3.办公耗材：墨盒、硒鼓、色带、碳粉、复印纸、胶水、胶棒、订书钉、回形针、大头针、橡皮筋等。4.清洁用品：纸巾、抹布、清洁剂等用于办公区域清洁的物品。（二）耐用类办公用品耐用类办公用品是指使用期限较长，一般在一年以上的办公设备和物品。具体如下：1.办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、碎纸机、投影仪等。2.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、书架、沙发、茶几等。3.其他耐用物品：计算器、电话机、打孔机、装订机等。三、采购管理职责（一）采购部门职责1.负责制定办公用品采购计划，根据各部门的需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。2.筛选和确定合格的供应商，建立供应商档案，对供应商的信誉、产品质量、价格等进行评估和管理。3.执行采购任务，与供应商进行谈判、签订采购合同，确保采购的办公用品符合公司的质量和价格要求。4.跟踪采购订单的执行情况，及时处理采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题等。5.负责办公用品的验收工作，确保所采购的办公用品数量、规格、质量符合采购合同的要求。6.定期对办公用品的采购成本进行分析和统计，提出降低采购成本的建议和措施。（二）使用部门职责1.负责本部门办公用品需求的统计和申报工作，根据实际工作需要，合理提出办公用品的需求计划。2.对本部门使用的办公用品进行管理和维护，避免浪费和损坏。3.配合采购部门进行办公用品的验收和盘点工作。（三）财务部门职责1.负责审核办公用品采购预算和费用报销，确保采购费用的合理性和合规性。2.对办公用品的采购成本进行核算和监控，及时提供相关的财务数据和分析报告。3.参与供应商的评估和选择工作，对采购合同的财务条款进行审核。四、采购计划的制定（一）年度采购计划采购部门应在每年年底根据公司的发展战略和各部门的需求预测，制定下一年度的办公用品采购计划。年度采购计划应包括采购的办公用品种类、数量、预算金额等内容，并报公司领导审批。（二）月度采购计划各部门应在每月月底前，根据本部门的实际工作需要，填写《办公用品需求申请表》，经部门负责人审核后报采购部门。采购部门根据各部门的需求申请和库存情况，制定月度采购计划，并报公司领导审批。（三）临时采购计划对于因特殊情况需要临时采购的办公用品，使用部门应填写《临时办公用品采购申请表》，经部门负责人和公司领导审批后，交采购部门进行采购。五、供应商的选择与管理（一）供应商的选择标准1.具有良好的信誉和商业道德，无不良经营记录。2.能够提供符合公司质量要求的办公用品，产品质量稳定可靠。3.价格合理，具有较强的市场竞争力。4.具备良好的售后服务能力，能够及时响应公司的需求。5.具有较强的供应能力，能够保证按时交货。（二）供应商的筛选与评估采购部门应通过多种渠道收集供应商的信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对潜在供应商进行初步筛选。对筛选出的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察和评估，了解供应商的生产能力、质量管理体系、售后服务等情况，并填写《供应商评估表》。根据评估结果，选择合格的供应商建立供应商档案。（三）供应商的合作与管理1.采购部门应与合格的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等内容。2.定期对供应商的表现进行评估，包括产品质量、交货及时性、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.建立供应商沟通机制，及时了解供应商的情况和需求，解决合作过程中出现的问题。六、采购流程（一）采购申请各部门根据本部门的办公用品需求，填写《办公用品需求申请表》或《临时办公用品采购申请表》，经部门负责人审核后报采购部门。（二）采购审批采购部门收到各部门的采购申请后，应进行审核。对于符合采购计划和预算的申请，采购部门应报公司领导审批；对于不符合采购计划和预算的申请，采购部门应与使用部门沟通，说明原因并提出解决方案。（三）采购执行采购部门根据公司领导审批通过的采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购部门应与供应商进行谈判，确定采购价格、交货时间、质量标准等条款，并签订采购合同。（四）交货验收供应商按照采购合同的要求将办公用品送到公司指定地点后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括办公用品的数量、规格、质量等方面。对于验收合格的办公用品，采购部门应填写《办公用品验收单》，并办理入库手续；对于验收不合格的办公用品，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商进行更换或处理。（五）付款结算采购部门根据《办公用品验收单》和采购合同的约定，填写《付款申请单》，经财务部门审核和公司领导审批后，办理付款结算手续。七、库存管理（一）库存盘点采购部门应定期对办公用品的库存进行盘点，一般每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点内容包括办公用品的数量、规格、型号、存放位置等方面。盘点结果应与库存台账进行核对，对于盘盈、盘亏的情况，应查明原因并及时处理。（二）库存控制采购部门应根据办公用品的使用情况和采购周期，合理控制库存水平。对于常用的办公用品，应保持一定的安全库存，以确保正常的办公需求；对于不常用的办公用品，应尽量减少库存数量，避免积压资金。（三）库存保管办公用品应存放在专门的仓库或储物间，并按照种类、规格、型号等进行分类存放。仓库应保持干燥、通风、整洁，防止办公用品受潮、发霉、损坏等。同时，应建立严格的仓库管理制度，加强对仓库的安全管理，防止办公用品被盗、丢失等情况的发生。八、办公用品的发放与使用（一）发放原则1.办公用品的发放应遵循“按需发放、节约使用”的原则，根据各部门的实际工作需要和人员数量，合理发放办公用品。2.对于消耗类办公用品，应实行定量发放制度，根据不同岗位和工作性质，确定每个员工每月的办公用品使用标准。3.对于耐用类办公用品，应实行以旧换新制度，员工在领取新的耐用类办公用品时，应交回旧的办公用品。（二）发放流程1.各部门指定专人负责本部门办公用品的领取工作。领用人应填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审核后，到仓库领取办公用品。2.仓库管理人员应根据《办公用品领用申请表》和库存情况，发放办公用品，并在《办公用品领用登记表》上进行登记。3.对于超出定量标准或需要领取特殊办公用品的情况，领用人应填写《特殊办公用品领用申请表》，经部门负责人和公司领导审批后，方可领取。（三）使用管理1.员工应合理使用办公用品，节约使用纸张、墨水等资源，避免浪费。2.对于耐用类办公用品，员工应妥善保管和维护，如有损坏或丢失，应及时报告部门负责人，并按照公司的相关规定进行处理。3.员工不得将办公用品私自带出公司或挪作他用，如有违反，将按照公司的相关规定进行处罚。九、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对办公用品的采购、使用和管理情况进行审计，检查采购流程是否合规、采购成本是否合理、办公用品的使用是否节约等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改建议，并跟踪整改情况。（二）部门自查各部门应定期对本部门办公用品的使用情况进行自查，检查办公用品的领取、使用和保管是否符合公司的相