酒店卫生管理档案制度

PAGE酒店卫生管理档案制度一、总则（一）目的为加强酒店卫生管理，规范卫生管理档案工作，确保酒店提供安全、卫生、舒适的住宿环境，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店内所有部门及员工，包括但不限于客房部、餐饮部、公共区域保洁部等与卫生管理直接或间接相关的岗位。（三）基本原则1.真实性原则：卫生管理档案应如实记录酒店卫生管理工作的各项活动、措施及结果，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖酒店卫生管理的各个方面，包括卫生设施设备管理、人员健康管理、环境卫生维护、食品卫生安全等，保证档案内容完整无缺。3.规范性原则：档案的建立、整理、保管、查阅等应遵循统一的规范和标准，确保档案管理工作有序进行。4.保密性原则：对涉及酒店商业机密、客人隐私等敏感信息的卫生管理档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门设立专门的档案管理小组，由酒店行政部门负责人兼任组长，成员包括各部门卫生管理工作的负责人。负责统筹协调酒店卫生管理档案的建立、整理、保管、查阅等工作。（二）各部门职责1.客房部：负责客房卫生管理档案的建立，包括客房清洁流程、客房用品更换记录、客房设施设备维护记录等。2.餐饮部：建立食品采购索证档案、食品加工过程卫生记录、餐具消毒记录、餐厅环境卫生维护记录等。3.公共区域保洁部：记录公共区域清洁消毒情况、卫生设施设备检查维护记录等。4.工程部：负责酒店卫生设施设备的维修保养档案，包括维修记录、保养计划、设备运行状况等。5.人力资源部：建立员工健康档案，记录员工入职体检、定期健康检查结果等。6.采购部：保存食品及用品采购渠道、供应商资质证明等档案资料。三、档案内容及要求（一）卫生设施设备档案1.设施设备清单：详细记录酒店内各类卫生设施设备的名称、型号、数量、购置时间、安装位置等信息。2.维修保养记录：每次设施设备维修保养的日期、内容、维修人员、更换部件等情况应详细记录，同时附上维修保养后的验收报告。3.运行状况记录：定期记录设施设备的运行参数、能耗情况等，以便及时发现设备异常，提前安排维护保养。4.更新改造记录：对设施设备进行更新改造时，应记录改造原因、改造方案、实施过程、改造效果评估等内容。（二）人员健康档案1.员工健康信息：包括员工姓名、性别、年龄、岗位、联系方式等基本信息。2.入职体检报告：记录员工入职时的健康检查结果，包括身体各项指标检测情况、是否患有传染性疾病等。3.定期健康检查记录：员工每年定期进行健康检查的报告，跟踪员工健康状况变化。4.健康培训记录：员工参加卫生知识、健康安全培训的时间、内容、培训讲师等信息。（三）环境卫生档案1.公共区域清洁消毒记录：记录每日公共区域（如大堂、走廊、电梯、楼梯等）的清洁消毒时间、消毒方法、使用消毒剂名称及浓度等。2.客房卫生检查记录：客房服务员每日完成客房清洁后，由上级主管进行检查的记录，包括检查时间、客房号、卫生状况评分、存在问题及整改情况等。3.餐厅环境卫生记录：对餐厅的桌椅、餐具、地面、墙壁、天花板等进行清洁消毒及卫生检查的记录，包括检查时间、检查区域、卫生状况描述、整改措施等。4.卫生虫害防治记录：记录酒店内卫生虫害防治工作的开展情况，如虫害检查时间、发现虫害区域、防治方法、使用药剂名称及剂量等。（四）食品卫生安全档案1.食品采购档案：记录食品供应商的资质证明、营业执照、食品生产许可证等文件，以及每次食品采购的日期、品种、数量、价格、供应商名称及联系方式等。2.食品索证记录：食品采购时索取的发票、检验检疫证明、食品合格证明等文件的复印件，并注明索证日期、索证内容、索证人员等信息。3.食品加工过程记录：详细记录食品加工过程中的各个环节，包括食材处理、烹饪方法、烹饪时间、加工人员等信息，确保食品加工符合卫生标准。4.食品留样记录：对每餐次的食品进行留样的记录，包括留样食品名称、留样时间、留样量、留样容器、留样存放位置、留样观察情况等。5.餐具消毒记录：记录餐具消毒的日期、消毒方法、消毒设备运行参数、消毒人员等信息，同时附上消毒效果检测报告。四、档案建立与整理（一）档案建立1.各部门应按照本制度要求，指定专人负责卫生管理档案的收集、整理和记录工作。2.在日常工作中，及时准确地记录各项卫生管理活动和相关信息，确保档案内容的实时性和完整性。3.对于纸质文件，应在文件产生后及时进行分类整理，加注页码，并编制文件目录。对于电子文件，应按照统一的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构进行分类存储。（二）档案整理1.定期对收集到的档案资料进行整理，按照档案内容的类别和时间顺序进行分类归档。同一类别的档案应集中存放，并建立相应的索引目录，方便查阅。2.对档案中的文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号规则可根据档案类别和时间顺序进行制定，例如：“SW202301001”，其中“SW”表示卫生管理档案，“202301”表示年份和月份，“001”表示该类别档案的顺序号。3.对档案中的文件进行装订或装盒，确保文件的整齐和牢固。对于电子文件，应定期进行备份，并存储在不同的介质上，以防止数据丢失。五、档案保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放环境安全、整洁、干燥。2.对于纸质档案，应按照档案类别和年份进行分类存放，每个档案柜应标明存放档案的类别和年份范围。对于电子档案，应存储在服务器或专用存储设备上，并建立相应的存储目录结构。3.档案库房应安排专人负责管理，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。（二）保管期限1.卫生设施设备档案应长期保存，直至设施设备报废或更新。2.人员健康档案应保存至员工离职后[X]年。3.环境卫生档案应保存[X]年。4.食品卫生安全档案应保存[X]年。（三）档案销毁1.对于超过保管期限的档案，由档案管理小组定期进行清理和鉴定，确定是否需要销毁。2.如需销毁的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、类别、数量、销毁原因等信息，经酒店管理层批准后进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧或粉碎等方式销毁；对于电子档案，应进行彻底删除或格式化处理。4.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息，并将《档案销毁申请表》与销毁记录一并归档保存。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.酒店内部人员因工作需要查阅卫生管理档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、类别、查阅原因等信息，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及酒店商业机密、客人隐私等敏感信息的档案，查阅申请人应获得酒店高层管理人员的特别批准，并在档案管理部门的监督下进行查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅酒店卫生管理档案的，必须持有合法有效的证明文件，并经酒店总经理批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制档案内容。（二）借阅手续1.酒店内部人员因工作需要借阅卫生管理档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、类别、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请，并说明延长原因。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应进行认真检查，如发现档案有损坏或涂改等情况，应要求借阅人说明原因，并视情节轻重给予相应的处理。七、档案信息化管理（一）信息化系统建设1.建立酒店卫生管理档案信息化系统，实现档案的电子化存储、检索、查询、统计分析等功能。2.信息化系统应具备完善的用户权限管理功能，根据不同人员的工作职责和查阅权限，设置相应的登录账号和密码，确保档案信息的安全性和保密性。3.系统应定期进行数据备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。（二）数据录入与维护1.各部门应指定专人负责将纸质档案中的信息录入到信息化系统中，并确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对信息化系统中的档案数据进行维护和更新，及时删除过期或无效的信息，确保系统数据的时效性和有效性。3.加强对信息化系统的安全管理，设置防火墙、安装杀毒软件等，防止外部网络攻击和病毒入侵，保障系统的稳定运行。八、监督与考核（一）监督检查1.酒店管理层定期对卫生管理档案工作进行监督检查，确保档案制度的有效执行。2.档案管理部门应定期对各部门卫生管理档案的建立、整理、保管等情况进行检查，发现问题及时督促整改。3.内部审计部门应将卫生管理档案工作纳入审计范围，对档案的真实性、完整性、规范性等进行审计监督。（二）考核机制1.建立卫生管理档案工作考核机制，将档案工作纳入各部门绩效考核体系。2.考核内容包括档案的建立情况、整理质量、保管状况、查阅借阅管理、信息化建设等方面。