医院卫生材料购进制度

PAGE医院卫生材料购进制度一、总则1.目的为加强医院卫生材料购进管理，确保购进的卫生材料质量合格、安全有效，满足临床医疗工作需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于医院各科室卫生材料的购进活动，包括但不限于一次性使用无菌医疗器械、医用耗材、诊断试剂等各类卫生材料。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及相关政策要求，确保购进行为合法合规。质量优先原则：把质量放在首位，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的卫生材料。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受医院内部和外部的监督。成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、职责分工1.采购部门负责制定卫生材料采购计划，组织实施采购活动，选择合格供应商，签订采购合同。收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。协调处理采购过程中的各种问题，确保采购任务按时完成。2.质量管理部门负责对购进卫生材料的质量进行审核和检验，确保材料符合质量标准。参与供应商的评估和选择，对采购合同中的质量条款进行审核。监督采购过程中的质量控制措施执行情况，对不合格产品进行处理。3.财务部门负责审核卫生材料采购预算，安排采购资金，确保资金及时到位。对采购成本进行核算和分析，控制采购费用支出。负责采购付款的审核和支付，确保资金安全。4.使用科室根据临床工作需要，提出卫生材料的采购申请，详细说明品种、规格、数量等要求。参与对购进卫生材料的验收工作，反馈使用过程中的质量问题和改进意见。配合医院相关部门做好卫生材料的管理和使用工作。三、采购计划管理1.计划编制使用科室应定期根据本科室的业务开展情况、库存状况以及临床需求预测，填写卫生材料采购申请表，提交至采购部门。采购部门汇总各科室的采购申请后，结合医院的年度预算、库存周转率、市场供应情况等因素，编制卫生材料采购计划。采购计划应明确采购品种、规格、数量、预计采购时间等内容。2.计划审批采购计划编制完成后，应提交至相关部门进行审批。审批流程一般包括使用科室负责人审核、质量管理部门审核、财务部门审核、医院主管领导审批。各审核部门应重点对采购计划的必要性、合理性、合规性以及资金预算等方面进行审查，提出审核意见。对于不符合要求的采购计划，应及时反馈给采购部门进行调整。3.计划执行与调整采购部门应严格按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。在采购过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的审批程序进行申请和审批。因临床需求变化、市场供应短缺、产品质量问题等原因需要调整采购计划的，使用科室应及时向采购部门提出申请，采购部门核实情况后，编制调整后的采购计划，并重新履行审批手续。四、供应商管理1.供应商选择采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和分析，建立供应商候选名单。根据医院卫生材料采购的要求和标准，对供应商候选名单中的供应商进行实地考察和评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、质量管理体系、产品质量、价格水平、售后服务等方面。经评估合格的供应商，纳入医院合格供应商名录。采购部门应与合格供应商签订质量保证协议，明确双方的权利和义务，确保供应商提供的卫生材料质量符合要求。2.供应商评估与考核质量管理部门应定期对供应商的产品质量进行抽检，对供应商的质量管理体系进行监督检查。采购部门应定期对供应商的供货及时性、价格合理性、售后服务质量等方面进行评估。根据评估和考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于存在问题的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。3.供应商档案管理采购部门应建立完善的供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明文件、评估考核结果、采购合同等内容。供应商档案应定期更新和维护，确保信息的准确性和完整性。供应商档案应妥善保管，以备查阅和审计。在与供应商进行业务往来过程中，应根据需要及时提供相关档案资料。五、采购流程管理1.采购申请使用科室根据临床工作需要，填写卫生材料采购申请表。采购申请表应详细注明采购卫生材料的名称、规格、型号、数量、用途、预计到货时间等信息，并由科室负责人签字确认。采购申请表提交至采购部门后，采购部门应进行初步审核。审核内容包括申请的合理性、必要性、与采购计划的一致性等方面。对于不符合要求的采购申请，采购部门应及时与使用科室沟通，说明原因并要求其补充或修改申请。2.采购询价与谈判采购部门根据采购申请，向多家合格供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、质量标准、交货期、售后服务等信息。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商进行谈判。谈判过程中，应明确采购产品的各项条款，包括价格、质量、交货期、售后服务等，确保双方达成一致意见。3.采购合同签订采购部门与选定的供应商达成一致意见后，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，应提交至质量管理部门、财务部门等相关部门进行审核。审核通过后，由医院法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门存档。4.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购产品的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，并及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。5.采购验收卫生材料到货后，采购部门应及时通知质量管理部门、使用科室等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关质量标准的要求，对卫生材料的品种、规格、数量、质量、外观等进行检查。对于一次性使用无菌医疗器械等重点监控产品，应按照规定进行逐批检验。检验合格的卫生材料，验收人员应在验收记录上签字确认；检验不合格的卫生材料，应及时与供应商联系，办理退货、换货等手续，并做好记录。6.采购付款财务部门根据采购合同和验收记录，审核采购付款申请。审核内容包括采购合同的执行情况、验收合格证明、发票等相关凭证的真实性和完整性。审核通过后，财务部门按照规定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款过程中，应严格遵守财务管理制度，确保资金安全。六、质量控制与风险管理1.质量控制措施质量管理部门应建立健全卫生材料质量管理制度，制定质量控制标准和检验操作规程。加强对购进卫生材料的质量检验工作，确保材料符合质量要求。采购部门应选择具有良好信誉和质量保证能力的供应商，签订质量保证协议，明确供应商的质量责任。在采购合同中，应明确质量验收条款，确保验收工作有章可循。使用科室在使用卫生材料过程中，如发现质量问题应及时反馈给质量管理部门。质量管理部门应及时进行调查处理，并采取相应的纠正措施，防止问题再次发生。2.风险管理医院应建立卫生材料采购风险管理机制，对采购过程中可能出现的风险进行识别、评估和应对。风险评估内容包括市场风险、质量风险、供应风险、价格风险等方面。针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。例如，对于市场风险，可以加强市场调研和分析，及时掌握市场动态；对于质量风险，应加强质量控制和检验；对于供应风险，应建立供应商储备制度，确保供应渠道稳定；对于价格风险，应合理选择采购时机，与供应商协商合理的价格条款等。定期对采购风险管理机制的运行情况进行评估和改进，不断提高风险管理水平，确保医院卫生材料采购工作的顺利进行。七、监督与审计1.内部监督医院内部审计部门应定期对卫生材料采购活动进行审计监督，检查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。审计部门应及时发现采购过程中存在的问题，并提出审计意见和建议。对于违反规定的行为，应依法依规进行处理，追究相关人员的责任。2.外部监督医院应接受