卫生院院药品采购制度

PAGE卫生院院药品采购制度一、总则1.目的为加强卫生院药品采购管理，规范采购行为，确保药品质量，保障患者用药安全、有效、合理、经济，依据相关法律法规和行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于本卫生院药品采购活动，包括药品的采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、药品验收、储存、养护及付款等环节。3.基本原则合法性原则：严格遵守《中华人民共和国药品管理法》《药品经营质量管理规范》等法律法规，确保采购活动合法合规。质量第一原则：把药品质量放在首位，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保购进的药品符合国家药品标准和质量要求。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购活动公正合理，杜绝不正当交易。成本效益原则：在保证药品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益，降低患者用药费用。二、采购计划管理1.需求预测各临床科室应定期（每月）向药剂科提交药品需求计划，详细列出所需药品的名称、规格、剂型、数量等信息，并说明需求原因。药剂科结合临床用药情况、库存状况、药品动态消耗数据等，对各科室提交的需求计划进行汇总分析，预测全院药品需求总量及品种结构变化趋势。2.采购计划制定药剂科根据需求预测结果，综合考虑药品库存周转率、有效期管理、临床急救需求等因素，制定月度药品采购计划。采购计划应明确药品名称、规格、剂型、数量、采购时间等内容，并经药剂科负责人审核签字。对于用量较大、价格较高的药品，以及特殊管理药品（如麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品等），应单独制定采购计划，并严格按照相关规定进行管理。采购计划应具有一定的弹性，预留适当的应急采购空间，以应对突发情况或临时用药需求。同时，应避免过度采购导致药品积压过期，造成资源浪费。3.计划调整在采购计划执行过程中，如遇临床用药需求发生重大变化、药品质量问题、供应商供货异常等情况，各临床科室或药剂科应及时提出采购计划调整申请。调整申请应详细说明调整原因、调整内容（包括药品名称、规格、剂型、数量等），经药剂科负责人审核后，报分管院长审批。采购计划调整后，药剂科应及时通知相关部门，确保采购活动顺利进行，并做好相应记录。三、供应商管理1.供应商选择建立合格供应商名录，由药剂科负责对潜在供应商进行资质审核和实地考察。审核内容包括供应商的营业执照、药品生产许可证或药品经营许可证、药品GMP或GSP认证证书、质量保证体系、信誉状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面。实地考察应重点了解供应商的生产或经营场所、仓储条件、物流配送能力、质量管理情况等，确保其具备稳定供应符合质量要求药品的能力。对于新引进的供应商，应进行严格的评估和筛选，经药剂科负责人审核、分管院长批准后，方可纳入合格供应商名录。2.供应商评价定期（每年）对合格供应商进行综合评价，评价内容包括药品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式。根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、良好供应商、一般供应商和不合格供应商。对于优秀供应商，可给予一定的奖励措施，如优先采购、增加采购量等；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。连续两年评价为不合格的供应商，不得再次被纳入合格供应商名录。3.供应商档案管理为每个合格供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息（如名称、地址、联系方式等）、资质证明文件、质量保证协议、供货合同、评价记录、产品质量检验报告等。供应商档案应妥善保管，便于查询和追溯。档案信息如有变更，供应商应及时通知卫生院，药剂科应及时更新档案内容。四、采购流程管理1.采购申请临床科室根据实际用药需求，填写药品采购申请表，详细注明药品名称、规格、剂型、数量、申请日期等信息，并经科室负责人签字确认。采购申请表提交至药剂科后，由药剂科采购人员进行初审，审核内容包括药品名称是否准确、规格剂型是否符合临床需求、数量是否合理、申请日期是否在采购计划范围内等。初审通过后，报药剂科负责人审批。2.采购订单下达药剂科负责人根据采购申请表审批结果，选择合适的供应商下达采购订单。采购订单应明确药品名称、规格、剂型、数量、价格、交货期、交货地点等内容，并经双方签字确认。采购订单下达后，采购人员应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇订单变更或取消等情况，应及时与供应商沟通协调，并做好记录。3.合同签订对于金额较大、采购周期较长的药品采购项目，应签订书面采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括药品质量标准、数量、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经卫生院法律顾问审核，确保合同条款合法合规。合同签订后，应妥善保管合同原件，并按照合同约定履行各自职责。4.药品验收药品到货后，采购人员应及时通知药剂科验收人员进行验收。验收人员应依据采购合同、药品质量标准、随货同行单等文件，对药品的名称、规格、剂型、数量、包装、标签、说明书、批准文号、有效期等进行逐一核对，并检查药品外观质量、内在质量（必要时进行抽样检验）。验收合格的药品，验收人员应在随货同行单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的药品，应及时填写药品拒收报告单，注明拒收原因，报药剂科负责人审批后，通知供应商处理。对于特殊管理药品，验收过程应严格按照相关法律法规和管理制度执行，双人验收，确保验收准确无误。5.入库管理验收合格的药品，由仓库管理人员按照药品储存条件和分类管理要求，及时办理入库手续，并将药品存放于相应的库区和货位。仓库管理人员应建立药品入库台账，详细记录药品的入库日期、名称、规格、剂型、数量、供应商等信息，并确保账物相符。对于有温度、湿度等特殊储存要求的药品，应严格按照规定条件储存，并做好温湿度记录。6.付款管理财务部门应根据采购合同约定的付款方式和期限，及时办理药品付款手续。付款前，应审核采购订单、验收单、发票等相关凭证，确保付款金额准确无误。对于符合规定的付款申请，财务部门应按照审批流程进行审批，经分管院长批准后，按时支付货款。财务部门应建立药品付款台账，详细记录付款日期、金额、供应商等信息，定期与采购部门核对账目，确保财务数据准确一致。五、药品质量控制1.质量验收标准严格按照国家药品标准、药品说明书和包装标签管理规定等要求，制定药品质量验收标准。验收标准应明确药品的外观、性状、内在质量、包装、标签、说明书等方面的验收要求。对于特殊管理药品，应执行相应的特殊质量验收标准，确保药品质量安全。2.验收人员职责验收人员应经过专业培训，熟悉药品验收流程和质量验收标准，具备识别假劣药品的能力。验收人员应严格按照验收标准进行验收，认真核对药品的各项信息，如实记录验收结果，不得擅自更改验收数据。验收人员对验收结果负责，如发现药品质量问题，应及时报告药剂科负责人，并采取相应措施进行处理。3.不合格药品处理对于验收不合格的药品，应立即隔离存放，并悬挂明显的不合格标识。同时，填写药品拒收报告单，注明拒收原因，报药剂科负责人审批。药剂科负责人应及时通知供应商前来处理不合格药品，并监督处理过程。不合格药品的处理方式包括退货、换货、销毁等，应根据药品性质、不合格情况等因素确定。对于不合格药品的处理情况，应做好详细记录，包括处理日期、处理方式、处理数量、供应商等信息，并存档备查。六、药品储存与养护1.储存条件根据药品的特性和质量要求，设置相应的药品储存库区，包括常温库、阴凉库、冷藏库、麻醉药品库、精神药品库、医疗用毒性药品库等。各库区应配备相应的温湿度调控设备、消防设备、防虫防鼠设备等，确保药品储存环境符合要求。药品应按照药品说明书规定的储存条件分类存放，不得混放。对于有特殊储存要求的药品，如冷藏药品、生物制品等，应严格按照规定的温度进行储存，并做好温湿度记录。2.库存管理仓库管理人员应定期对药品库存进行盘点，确保账物相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。建立药品库存预警机制，根据药品的有效期、用量、采购周期等因素，设定合理的库存上下限。当库存低于下限或高于上限时，及时发出预警信息，通知采购人员或相关部门进行处理。对于近效期药品，应单独存放，并设置明显标识。仓库管理人员应定期对近效期药品进行催销，避免药品过期造成损失。3.养护措施制定药品养护计划，定期对库存药品进行养护检查。养护检查内容包括药品的外观质量、包装、标签、说明书、温湿度等方面。对于易霉变、易潮解、易氧化、易挥发等性质不稳定的药品，应增加养护检查频次。发现药品有质量问题或其他异常情况时，应及时采取相应措施进行处理，并做好记录。定期对养护设备进行维护保养，确保设备正常运行，为药品储存养护提供良好的条件。七、监督与考核1.内部监督成立药品采购监督小组，由卫生院分管领导、纪检部门人员、药剂科负责人等组成。监督小组负责对药品采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。监督小组应定期对药品采购制度执行情况进行检查，重点检查采购计划制定、供应商选择、采购流程、药品质量控制、合同履行等环节。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。加强内部审计监督，定期对药品采购资金使用情况进行审计，检查采购成本控制、付款流程、财务核算等方面是否符合规定，确保资金使用安全、合理、有效。2.外部监督积极配合药品监管部门的监督检查，如实提供药品采购相关资料，接受监管部门对药品质量、采购渠道、价格等方面的监督。主动接受社会监督，设立举报电话和邮箱，鼓励患者、员工及社会各界对药品采购过程中的违规行为进行举报。对于举报信息，应及时核实处理，并将处理结果反馈给举报人。3.考核机制建立药品采购工作考核