卫生司索证制度

PAGE卫生司索证制度一、总则（一）目的为加强卫生司相关工作的管理，规范索证行为，确保所涉产品或服务的质量与安全，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本索证制度。（二）适用范围本制度适用于卫生司在开展各类业务活动中，涉及采购食品、食品添加剂、食品相关产品、饮用水、消毒产品、化妆品、涉水产品、医疗器械等与卫生健康相关产品或服务时的索证管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家法律法规、卫生标准和行业规范，确保索证工作合法合规。2.风险防控原则通过索证管理，有效识别和控制所涉产品或服务的质量安全风险。3.可追溯原则索证资料应完整、准确、可追溯，以便在需要时能够快速查询和核实相关信息。二、索证范围及要求（一）食品1.采购食品时，应索取食品生产经营许可证、营业执照、产品合格证明文件、检验报告等。2.从食品生产企业采购食品的，应索取食品生产许可证副本复印件；从食品经营企业采购食品的，应索取食品经营许可证副本复印件。3.索取的产品合格证明文件应包含产品名称、规格、生产日期、保质期等信息，检验报告应涵盖食品的各项关键指标检测结果。（二）食品添加剂1.索证内容包括生产许可证、营业执照、产品质量标准、产品合格证明文件、检验报告等。2.确保所采购的食品添加剂符合国家标准规定的品种和使用范围，索取的资料应能证明其质量安全性。（三）食品相关产品如食品包装材料、容器、洗涤剂、消毒剂等，应索取生产许可证、营业执照、产品合格证明、卫生许可证（涉及许可范围的）、检验报告等。（四）饮用水1.对于集中式供水单位，应索取卫生许可证、水质检测报告（包括水源水、出厂水、管网末梢水等不同环节的检测结果）。2.采购桶装饮用水时，除上述资料外，还应索取生产企业的食品生产许可证副本复印件、产品合格证明文件等。（五）消毒产品1.索取生产企业卫生许可证、产品卫生安全评价报告、产品标签（含说明书）样张、检验报告等。2.确保消毒产品符合国家卫生标准和相关规定，索证资料应能体现产品的安全性和有效性。（六）化妆品1.采购化妆品时，应索取生产企业营业执照、化妆品生产许可证、产品质量合格证明、检验报告、国产非特殊用途化妆品备案凭证或进口非特殊用途化妆品备案凭证（非特殊用途化妆品）、国产特殊用途化妆品卫生许可批件或进口特殊用途化妆品卫生许可批件（特殊用途化妆品）等。2.所索取的资料应能证明化妆品的合法性、质量安全性及功效宣称的真实性。（七）涉水产品1.对于涉及饮用水卫生安全的产品，如管材、管件、防护材料、水处理剂等，应索取卫生许可批件、生产企业营业执照、产品合格证明文件、检验报告等。2.确保涉水产品符合相关卫生标准，索证资料应完整准确反映产品特性和质量状况。（八）医疗器械1.采购医疗器械时，应索取医疗器械注册证（备案凭证）、医疗器械生产许可证（备案凭证）、营业执照、产品合格证明文件、检验报告等。2.严格按照医疗器械分类管理要求索证，确保所采购的医疗器械合法合规且质量可靠。三、索证程序（一）供应商资质审核1.建立供应商名录，对拟合作的供应商进行资质审核。审核内容包括供应商的营业执照、生产经营许可证（或备案凭证）等相关资质文件的有效性和经营范围的符合性。2.定期对供应商进行实地考察或评估，了解其生产经营状况、质量管理体系、信誉等情况，确保供应商具备稳定供应合格产品或服务的能力。（二）索证资料收集1.在与供应商签订采购合同或采购意向书前，要求供应商提供完整的索证资料。索证资料应加盖供应商公章或业务专用章，并确保其清晰、真实、有效。2.对于首次合作的供应商，应在规定时间内完成索证资料的收集和审核；对于已合作的供应商，应定期（至少每年一次）更新索证资料，确保其资质和产品质量状况持续符合要求。（三）索证资料审核1.设立专门的审核岗位或指定专人负责索证资料的审核工作。审核人员应具备相关专业知识和工作经验，熟悉法律法规和行业标准。2.对收集到的索证资料进行逐一审核，重点检查资料的完整性、真实性、有效性以及与采购产品或服务的符合性。对于不符合要求的索证资料，应及时与供应商沟通，要求其补充或更正。（四）索证资料存档1.将审核通过的索证资料进行分类整理，建立电子和纸质档案。档案应按照供应商名称、产品类别、索证资料名称等进行清晰分类，便于查询和管理。2.电子档案应进行备份存储，确保数据安全可靠。纸质档案应妥善保管，保存期限按照法律法规和公司规定执行，一般不少于产品有效期届满后1年。四、索证资料管理（一）资料更新1.当供应商的资质发生变更（如经营范围调整、生产地址变更、许可证到期换证等）时，应及时要求供应商提供新的索证资料，并进行审核和更新存档。2.对于所采购产品或服务的相关标准、法规发生修订时，应及时通知供应商，要求其提供符合新要求的索证资料，并对已存档的索证资料进行相应调整。（二）资料查阅1.建立索证资料查阅制度，明确查阅权限和流程。相关部门或人员因工作需要查阅索证资料时，应填写查阅申请表，经审批后按照规定进行查阅。2.查阅人员应妥善保管索证资料，不得擅自复印、外借或涂改资料内容。查阅结束后，应及时归还资料，并确保资料的完整性和保密性。（三）资料销毁1.对于超过保存期限或已不再使用的索证资料，应按照公司档案销毁制度进行销毁处理。销毁前应进行登记造册，注明资料名称、供应商、保存期限、销毁原因等信息。2.销毁过程应进行现场监督，确保资料彻底销毁，防止信息泄露。销毁记录应妥善保存，以备追溯查询。五、监督与检查（一）内部监督1.定期对索证制度的执行情况进行内部监督检查，检查内容包括索证资料的完整性、审核的准确性、存档的规范性等。2.设立监督举报机制，鼓励员工对索证工作中的违规行为进行举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并按照公司规定进行处理。（二）外部检查1.积极配合相关政府部门的监督检查，及时提供索证资料和相关信息，接受部门对索证工作的指导和监督。2.根据政府部门的检查意见和建议，及时对索证制度和工作流程进行调整和完善，确保索证工作符合法律法规和监管要求。六、罚则（一）对供应商的处罚1.若供应商提供虚假索证资料或所供产品不符合索证要求，导致卫生司相关业务活动出现质量安全问题的，应立即停止合作，并依法追究供应商的法律责任。2.根据合同约定，要求供应商承担相应的经济赔偿责任，赔偿因产品质量问题给卫生司造成的直接和间接损失。3.将供应商列入不良记录名单，限制其在一定期限内参与卫生司相关采购活动。（二）对内部人员的处罚1.对于在索证工作中违反制度规定、玩忽职守、徇私舞弊的内部人员，