医院卫生材料内控制度

PAGE医院卫生材料内控制度一、总则（一）目的为加强医院卫生材料管理，规范卫生材料采购、验收、储存、发放、使用及核算等环节的内部控制，确保卫生材料质量安全，合理降低成本，提高医院经济效益和社会效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室及相关部门涉及卫生材料的采购、使用、管理等活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及医疗卫生行业相关标准，确保卫生材料管理活动合法合规。2.全面性原则：涵盖卫生材料管理的全过程，包括采购、验收、储存、发放、使用、盘点、核算等各个环节，不留管理死角。3.制衡性原则：在卫生材料管理流程中，合理设置各环节的职责权限，形成相互制约、相互监督的机制，防止权力滥用和舞弊行为。4.成本效益原则：在保证卫生材料质量和满足医疗需求的前提下，通过科学管理，降低采购成本、库存成本等，提高资源利用效率。5.适应性原则：根据医院发展战略、业务特点及外部环境变化，适时调整和完善卫生材料内控制度，确保制度的有效性和适应性。二、职责分工（一）采购部门职责1.负责卫生材料的市场调研，收集供应商信息，建立合格供应商名录。2.根据临床需求和库存情况，编制卫生材料采购计划，经审批后组织采购。3.与供应商签订采购合同，明确采购品种、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）验收部门职责1.制定卫生材料验收标准和流程，组织对采购的卫生材料进行验收。2.检查卫生材料的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求和相关标准。3.对验收合格的卫生材料出具验收报告，对不合格的卫生材料及时与供应商沟通处理。（三）仓储部门职责1.负责卫生材料的储存管理，按照卫生材料的特性和要求，合理安排储存仓位，确保卫生材料质量不受损。2.建立卫生材料库存明细账，定期进行盘点，保证账实相符。3.严格执行卫生材料出入库管理制度，办理出入库手续，确保卫生材料收发准确无误。4.对库存卫生材料进行定期检查，及时清理过期、变质等不合格卫生材料。（四）使用部门职责1.根据临床实际需求，合理领用卫生材料，避免浪费。2.协助仓储部门做好卫生材料的盘点工作，提供准确的使用数据。3.反馈卫生材料在使用过程中的质量问题和改进建议。（五）财务部门职责1.负责卫生材料采购资金的核算与支付，审核采购发票等相关凭证。2.参与卫生材料成本核算，定期分析卫生材料成本变动情况，为医院成本控制提供数据支持。3.监督卫生材料内控制度的执行情况，对违反制度的行为进行财务处理。（六）审计部门职责1.定期对卫生材料采购、验收、储存、发放、使用等环节的内部控制进行审计监督。2.检查卫生材料管理流程是否合规，内控制度是否有效执行，发现问题及时提出整改建议。3.对重大卫生材料采购项目进行专项审计，防范采购风险。三、采购管理（一）采购计划编制1.各使用科室每月末根据次月业务开展情况及库存状况，填写卫生材料申购单，详细注明所需卫生材料的名称、规格、型号、数量等信息。2.申购单经科室负责人审核签字后提交至采购部门。采购部门汇总各科室申购单，结合库存余额及预计业务增长趋势，综合编制卫生材料采购计划。3.采购计划应明确采购品种、数量、预算金额等内容，并提交医院采购管理委员会审批通过后方可实施。（二）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集卫生材料供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、医疗器械注册证、产品质量检验报告等相关证件的审核。2.建立合格供应商名录，定期对名录中的供应商进行评估和更新。评估内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。对于评估不合格的供应商，及时从名录中剔除。3.与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，特别是质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，采购部门应将合同副本分送相关部门备案。（三）采购实施1.采购人员根据审批后的采购计划，按照合同约定向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息。2.在采购过程中，采购人员应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持密切沟通，确保按时、按质、按量完成采购任务。如遇特殊情况需要变更采购订单，应按照规定的审批程序进行操作。3.对于紧急采购的卫生材料，采购人员应在采购前填写紧急采购申请表，说明紧急采购的原因、品种、数量等信息，经相关领导审批后实施采购。采购完成后，应及时补办相关手续。四、验收管理（一）验收准备1.验收部门收到采购部门提交的卫生材料到货通知后，应根据采购合同和相关标准，准备验收所需的工具、设备及文件资料，如验收标准文件、检验报告表格等。2.安排熟悉卫生材料验收业务的人员组成验收小组，明确小组成员的职责分工。（二）验收程序1.卫生材料到货后首先进行数量验收，核对到货数量与采购订单及送货单是否一致。对于数量不符的情况，应及时与供应商沟通核实。2.按照卫生材料的外观、规格、型号等进行质量验收，检查卫生材料是否有破损、变形、变质等情况。对于需要进行功能测试或质量检验的卫生材料，应按照相关标准和操作规程进行检验。3.验收人员根据验收情况填写卫生材料验收报告，详细记录验收结果，包括验收日期、采购订单号、卫生材料名称、规格、型号、数量、验收情况（合格/不合格）等信息。验收报告应由验收人员签字确认。（三）验收结果处理1.对于验收合格的卫生材料，验收部门应出具验收合格证明，并及时通知仓储部门办理入库手续。2.对于验收不合格的卫生材料，验收部门应立即通知采购部门与供应商联系，要求供应商在规定时间内进行更换或处理。同时，对不合格卫生材料进行单独存放，做好标识，防止与合格产品混淆。3.如因验收不合格导致医院遭受损失的，应按照合同约定追究供应商的违约责任，要求供应商赔偿相应损失。五、储存管理（一）仓库布局与设施1.根据卫生材料的种类、特性、用途等因素，合理规划仓库布局，设置不同的储存区域，如常温库、阴凉库、冷藏库、无菌物品库等。2.配备必要的仓储设施设备，如货架、货柜、温湿度控制设备、通风设备、消防设备等，确保卫生材料储存环境符合要求。（二）入库管理1.仓储部门收到验收合格的卫生材料后，应及时办理入库手续。入库人员根据验收报告核对卫生材料的名称、规格、型号、数量等信息，无误后将卫生材料存入相应的仓位。2.在入库过程中，应注意卫生材料的摆放整齐、有序，便于查找和盘点。同时，对每件卫生材料进行标识，注明名称、规格、型号、批次、入库日期等信息。3.入库完成后，仓库管理人员应及时更新卫生材料库存明细账，记录入库时间、数量、金额等信息，确保账实相符。（三）库存保管1.仓库管理人员应定期对库存卫生材料进行检查，检查内容包括卫生材料的质量状况、包装完整性、储存环境温湿度等。如发现问题，应及时采取措施处理。2.按照先进先出的原则安排卫生材料的发放，避免卫生材料积压过期。对于有有效期的卫生材料，应建立有效期台账，定期进行盘点，确保在有效期内使用。3.加强仓库安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。严禁无关人员进入仓库，确保仓库环境安全。（四）出库管理1.使用科室根据实际需求填写卫生材料领用单，注明领用卫生材料的名称、规格、型号、数量等信息，经科室负责人签字后提交至仓储部门。2.仓储部门收到领用单后，应认真审核领用单内容，核对库存情况。如库存充足，按照领用单要求发放卫生材料；如库存不足，应及时通知采购部门补货。3.发放卫生材料时，仓库管理人员应按照领用单进行发放，并在卫生材料库存明细账上记录出库时间、数量、金额等信息。同时，要求领用人员在领用单上签字确认。六、使用管理（一）领用管理1.使用科室应严格按照医院规定的领用流程领用卫生材料，不得擅自超量领用或违规领用。2.领用卫生材料时，应填写详细的领用记录，包括领用日期、卫生材料名称、规格、型号、数量、领用科室、领用人等信息。领用记录应妥善保存，以备查询。（二）使用监督1.医院相关部门应加强对卫生材料使用过程的监督检查，确保卫生材料合理、规范使用。2.医护人员在使用卫生材料时，应严格按照操作规程进行操作，避免浪费和滥用。如发现违规使用行为，应及时制止并进行纠正。（三）使用后处理1.对于使用后的一次性卫生材料，应按照医疗废物管理规定进行分类收集、存放和处理，防止交叉感染和环境污染。2.对于可重复使用的卫生材料，使用科室应及时将其归还至仓储部门进行清洗、消毒、维修等处理，经检验合格后重新入库备用。七、盘点与清查（一）盘点计划制定1.仓储部门应定期制定卫生材料盘点计划，明确盘点范围、时间、人员安排等内容。盘点计划应报财务部门和审计部门备案。2.盘点时间间隔一般为每月或每季度一次，对于贵重或用量较大的卫生材料可适当增加盘点次数。（二）盘点实施1.盘点人员按照盘点计划对卫生材料进行实地盘点，逐一核对卫生材料的名称、规格、型号、数量等信息与库存明细账记录是否一致。2.在盘点过程中，应认真记录盘点结果，对于盘盈、盘亏的卫生材料，要详细注明原因。盘点结束后，盘点人员应填写卫生材料盘点表，签字确认盘点结果。（三）盘点结果处理1.财务部门根据盘点表进行账务处理，调整卫生材料库存明细账，确保账实相符。2.对于盘盈、盘亏的卫生材料，应查明原因，按照规定的审批程序进行处理。如因管理不善导致盘亏的，应追究相关人员的责任；如因核算错误等原因导致盘盈的，应及时调整账目。3.审计部门对盘点结果进行监督检查，对盘点过程中发现的问题提出整改意见，督促相关部门及时整改。八、核算与成本控制（一）核算管理1.财务部门按照医院会计制度的规定，对卫生材料采购、库存、使用等环节进行准确的会计核算。2.建立卫生材料成本核算体系，明确成本核算对象、成本项目和成本计算方法。定期计算卫生材料的采购成本、库存成本、使用成本等，为医院成本控制提供数据支持。3.准确记录卫生材料的采购金额、入库金额、出库金额、结存金额等信息，确保财务数据的真实性、准确性和完整性。（二）成本控制措施1.采购部门通过市场调研、招标采购、与供应商谈判等方式，降低卫生材料采购成本。在保证质量的前提下，优先选择价格合理、信誉良好的供应商。2.仓储部门加强库存管理，合理控制库存水平，减少库存积压和浪费，降低库存成本。对于积压的卫生材料，应及时与相关部门沟通处理。3.使用部门提高卫生材料使用的合理性和有效性，避免不必要的浪费。同时，加强对医护人员的培训，提高其节约意识和操作技能。4.医院定期对卫生材料成本进行分析，找出成本变动的原因和影响因素，采取针对性的措施进行成本控制和优化。九、监督与考核（一）监督机制1.审计部门定期对卫生材料内控制度的执行情况进行审计监督，检查各部门在采购、验收、储存、发放、使用等环节是否严格按照制度规定操作。2.财务部门对卫生材料的财务核算进行监督，确保财务数据准确无误，成本核算真实可靠。3.医院内部设立举报信箱和举报电话，鼓励员工对卫生材料管理过程中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核制度1.建立卫生材料管理考核制度，明确考核指标、考核标准和考核周期。考