村卫生室档案制度

PAGE村卫生室档案制度一、总则（一）目的为加强村卫生室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村卫生室医疗、预防、保健、教学、科研等工作中的作用，依据国家相关法律法规和医疗卫生行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村卫生室全体工作人员及涉及的各类档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指村卫生室在医疗服务、行政管理、人员管理、财务管理、药品管理等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则村卫生室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映村卫生室各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及患者隐私、商业秘密等重要档案信息予以保密。4.便于利用原则档案的整理、分类、存储应便于查找和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责村卫生室档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便查询。4.定期检查档案的保管状况，确保档案安全，对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制。5.严格执行档案借阅、查阅制度，做好登记和记录，及时催还借阅档案。6.积极开展档案编研工作，为村卫生室的管理和决策提供参考依据。（二）各部门职责1.医疗部门负责收集、整理医疗业务档案，包括病历、处方、检查检验报告、医疗统计报表等，确保档案的准确性和完整性。2.行政部门负责行政管理档案的收集、整理，如工作计划、总结、会议记录、文件收发等，及时归档保存。3.人员管理部门负责人员档案的建立和管理，包括员工入职、离职、考核、培训等相关资料。4.财务管理部门负责财务档案的整理和保管，如会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等，按照财务制度要求进行归档。5.药品管理部门负责药品档案的管理，包括药品采购记录、库存清单、药品检验报告等，确保药品管理档案的规范有序。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理工作，并定期移交档案管理人员统一保管。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗文书档案门诊病历、住院病历（如有）。处方笺存根。各类检查检验申请单、报告单。医疗统计报表。医疗质量控制相关资料。2.行政管理档案村卫生室年度工作计划、总结。各类会议记录、纪要。上级部门下发的文件、通知、批示等。村卫生室内部制定的规章制度、岗位职责。工作简报、信息报道。3.人员管理档案员工个人简历、入职登记表。劳动合同、聘用协议。员工考核记录、奖惩情况。培训计划、培训记录、培训证书。员工离职手续办理资料。4.财务管理档案会计凭证、账簿（总账、明细账、日记账等）。财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表等）。财务预算、决算资料。财务审计报告。收费票据存根。5.药品管理档案药品采购计划、采购合同。药品验收记录、入库单。药品库存盘点表。药品效期管理记录。药品不良反应报告。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门产生的各类档案资料，确保档案的齐全完整。2.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，使用耐久性强的书写材料。3.对于电子文件，应按照规定格式进行存储，并定期进行备份，确保数据安全。（三）整理方法1.分类按照档案的内容和性质，将档案分为医疗文书档案、行政管理档案、人员管理档案、财务管理档案、药品管理档案等大类，每大类下再根据具体内容进行细分。2.编号为每一份档案编制唯一编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用年份+类别+流水号的形式，如2023YL001表示2023年医疗文书档案第1份。3.编目编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和了解档案内容。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每月末将当月收集整理好的档案移交档案管理人员进行归档。2.对于临时性或阶段性工作形成的档案，应在工作结束后及时归档。（二）归档要求1.档案管理人员应对移交的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。2.按照分类编号顺序，将档案装入档案盒或文件夹，并在盒脊或文件夹封面标注档案类别、编号范围等信息。3.填写档案归档登记表，记录档案的移交部门、移交时间、档案数量等内容。（三）保管期限1.村卫生室档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：涉及村卫生室重大决策、历史沿革、重要业务活动等具有长远查考利用价值的档案。长期保管的档案：保管期限为15年至50年的档案，主要包括医疗业务中的重要病历、财务报表等。短期保管的档案：保管期限为5年以下的档案，如一般性的工作文件、临时性报表等。2.具体档案保管期限按照国家有关规定和村卫生室实际情况确定，并在档案目录中注明。（四）保管条件1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%6O%之间。3.配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、文件夹等，确保档案存放有序。4.对电子档案应采用安全可靠的存储设备进行备份，并异地存放，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用范围1.村卫生室内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关部门因工作检查、调研等需要查阅档案。3.司法机关、患者及其家属等因法律纠纷、医疗纠纷等需要查阅档案。（二）利用方式1.查阅村卫生室内部工作人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。上级主管部门、相关部门查阅档案，应出具单位介绍信，经村卫生室负责人批准后，由档案管理人员提供查阅服务。司法机关、患者及其家属等查阅档案，应按照法律程序办理相关手续，经村卫生室负责人审核同意后，在档案管理人员监督下查阅。2.借阅因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅申请表，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和村卫生室负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性。（三）利用登记档案管理人员应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）期限、归还日期等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理人员会同相关部门负责人组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案是否仍具有查考利用价值，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，填写档案销毁申请表，经鉴定小组组长签字、村卫生室负责人批准后，予以销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等