医院日常物资管理与盘点制度说明

医院日常物资管理与盘点制度说明一、前言医院日常物资管理是保障医疗服务连续性、安全性和经济性的重要基础工作。其核心在于通过科学、规范的流程，对医院运营过程中所需的各类物资进行有效管控，从计划、采购、入库、储存、出库到使用追踪，形成一个闭环管理系统。而盘点制度作为其中的关键环节，旨在确保账实相符，及时发现并纠正管理中存在的问题，优化库存结构，降低运营成本，最终服务于患者诊疗需求的高效满足。本制度旨在明确相关职责、规范操作流程，提升医院物资管理的整体水平。二、物资定义与管理原则（一）物资定义本制度所指日常物资主要包括：1.医用消耗品：如各类注射器、输液器、医用手套、口罩、消毒用品、敷料、低值医用器械等一次性或重复性使用后需更换的物资。2.办公用品：如纸张、笔墨、文件夹、打印机耗材等日常办公所需物品。3.后勤保障物资：如清洁用品、维修备件、被服linen、部分小型设备等保障医院正常运转的非直接医疗物资。4.其他经医院认定需纳入日常管理的物资。（二）管理原则1.统一领导，分级负责：医院层面统筹规划，相关职能部门（如后勤保障部、采购部、财务部）及各临床、医技科室分工协作，各负其责。2.计划先行，按需采购：基于实际需求和库存状况，科学编制采购计划，避免盲目采购导致积压或短缺。3.规范流程，账实相符：严格执行出入库手续，确保物资流转的每一个环节都有记录可查，定期进行盘点，保证账、卡、物三者一致。4.质量优先，安全第一：确保所购物资符合国家相关标准和质量要求，特别是医用物资，必须从具备合法资质的供应商处采购，保障患者安全。5.经济高效，杜绝浪费：优化库存管理，降低库存成本，倡导节约使用，减少不必要的损耗和浪费。三、管理职责分工（一）医院层面由院领导牵头，相关职能部门参与，负责审批物资管理的重大事项、制定和完善管理制度、监督制度执行情况。（二）职能部门1.后勤保障部/物资管理科（或指定牵头部门）：作为日常物资管理的归口部门，负责制度的具体组织实施、监督检查；负责物资的集中采购（或按权限组织采购）、仓储管理、配送调度；负责组织全院性的物资盘点工作。2.采购部：根据审批后的采购计划，负责物资的采购执行，确保采购渠道合法、合规，物资质量合格，价格合理。3.财务部：负责物资相关的账务处理，监督物资资金的使用效率，参与大型或高值物资的采购论证及盘点监督。4.各临床、医技及行政科室：负责本科室所需物资的计划申报、合理领用、规范使用与保管，指定专人（通常为科室护士长或科室秘书）负责本科室物资的二级库管理及定期盘点工作。四、日常物资管理流程（一）计划与申购1.各科室根据本科室业务需求、库存水平及消耗规律，定期（如每月）编制物资申领计划，经科室负责人审核后，按审批权限报相关职能部门。2.职能部门（物资管理科/后勤保障部）汇总各科室需求，结合医院库存总量、资金预算及采购周期，统筹平衡后形成医院物资采购计划，按规定报批后执行。（二）采购与验收1.采购部门/物资管理科根据批准的采购计划，通过招标、询价、竞争性谈判等合规方式进行采购。2.物资到货后，由仓库管理人员会同使用科室代表（必要时）或质量管理部门人员，共同对物资的品名、规格、型号、数量、生产厂家、生产日期、有效期、外观质量、合格证明等进行查验。3.验收合格的物资，方可办理入库手续，登记入库台账，建立物资卡片。验收不合格的，应及时通知采购人员办理退换货事宜。（三）储存与保管1.仓库应划分不同区域，对物资进行分类、分区、分架存放，做到标识清晰，易于存取。对有特殊储存要求（如避光、冷藏、防潮、防压）的物资，必须严格按照规定条件储存。2.建立仓库管理制度，做好防火、防盗、防潮、防虫、防变质等工作，保持库区整洁有序。3.遵循“先进先出”（FIFO）原则，特别是对于有有效期的医用耗材，应重点关注，防止过期失效。（四）申领与发放1.各科室根据审批后的申领计划，到仓库办理出库手续。2.仓库管理人员根据出库凭证（如领料单），核对物资信息，准确发放，并登记出库台账，确保账物相符。3.对于高值耗材或特殊管理物资，应建立更严格的申领、审批和发放流程，必要时进行追踪管理。（五）使用与监控1.各科室领取物资后，应指定专人负责管理，建立科室二级库台账，记录物资的入库、领用和消耗情况。2.倡导节约使用，反对浪费，加强对物资使用过程的指导和监督，确保物资用于正当用途。3.对于医用耗材，应逐步推行条码或RFID等信息化手段，实现从入库到患者使用的全流程追溯。五、盘点制度（一）盘点目的1.核实库存物资的实际数量与账面数量是否一致，确保账实相符。2.检查物资的储存状况，及时发现损坏、变质、过期、积压或短缺等情况。3.评估库存结构的合理性，为优化采购计划和库存管理提供依据。4.发现物资管理流程中存在的问题，堵塞管理漏洞，提升管理水平。（二）盘点种类与周期1.日常盘点：仓库管理人员每日对收发频繁的物资进行抽查，做到日清月结。2.月度盘点：每月末，由仓库管理人员对分管区域的物资进行全面盘点，并与台账核对。各科室对本科室二级库物资进行月度盘点。3.季度/半年度盘点：每季度末或半年度末，由物资管理科/后勤保障部组织，对仓库主要物资进行重点抽查盘点或全面盘点。4.年度盘点：年末，由医院统一组织，物资管理科牵头，财务部门、审计部门（必要时）及各相关科室配合，对全院所有库存物资进行全面、彻底的盘点。5.专项盘点：根据管理需要、上级要求或发生特殊情况（如人员变动、仓库搬迁、重大差错事故等）时，对特定种类或范围的物资进行专项盘点。（三）盘点组织与实施1.成立盘点小组：年度盘点及大型专项盘点应成立由分管院领导牵头，物资管理科、财务部、审计科及相关科室负责人组成的盘点工作小组，明确分工和职责。2.制定盘点计划：明确盘点范围、时间、方法、参与人员、数据记录方式及汇总要求。3.盘点准备：盘点前，仓库管理人员应整理好物资，清理账目，确保所有出入库业务已处理完毕，打印盘点表（含品名、规格、单位、账面数量、储位等信息）。4.实地盘点：盘点人员按照盘点表逐项核对实物，准确记录实际数量、物资状况（完好、破损、过期等）。可采用点数、称重、丈量等方法。对盘盈、盘亏的物资，应单独记录，注明原因。5.数据汇总与核对：盘点结束后，将盘点数据录入系统或汇总到盘点报告中，与账面数据进行核对，计算差异。（四）差异处理与报告1.对盘点中发现的账实差异，盘点小组应组织人员查明原因，如计量误差、记录错误、收发差错、物资损耗、失窃等。2.根据差异原因和金额大小，按照医院规定的审批权限报批后进行账务调整。对于重大差异或可疑情况，应及时上报医院领导，并可能涉及进一步调查。3.盘点结束后，应形成书面盘点报告，内容包括盘点概况、账实差异情况、差异原因分析、处理意见及改进建议等，报医院领导审阅。六、监督与改进1.医院将物资管理与盘点工作纳入各部门及相关人员的绩效考核范围。2.物资管理科/后勤保障部应定期对各科室的物资管理情况及盘点制度执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。3.鼓励各科室在日常工作中积极反馈物资管理中存在的问题和改进建议，持续优化物资管理流程和盘点制度。4.对于在物资管理和盘点工作中认真负责、成效显著的单位和个人给予表彰；对于管理混乱、盘点不认真、造成重大损失或不良影响的，将追究相关人员责任。七、附