运营零星采购制度

PAGE运营零星采购制度一、总则（一）目的为规范公司运营过程中的零星采购行为，加强对零星采购活动的管理与监督，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因日常运营所需，单次采购金额在[X]元以下的零星采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：零星采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当交易行为。4.及时性原则：根据公司运营需求，及时进行零星采购，确保物资供应不影响生产经营活动的正常开展。二、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写《零星采购申请表》，详细注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.《零星采购申请表》需经部门负责人审核签字，确认采购需求的真实性和必要性。（二）审批1.将经部门负责人审核后的《零星采购申请表》提交至采购部门。2.采购部门根据采购金额及相关规定进行审批：采购金额在[X1]元以下的，由采购部门负责人审批。采购金额在[X1]元至[X2]元之间的，由采购部门分管领导审批。采购金额超过[X2]元的，需提交公司总经理审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的《零星采购申请表》，选择合适的采购方式进行采购：对于市场上有多种品牌、规格可供选择的通用物资，优先采用询价采购方式，向多家供应商发出询价单，比较各供应商的报价、质量、交货期等因素，选择最优供应商进行采购。对于专业性较强、技术要求较高的物资或服务，可采用邀请招标采购方式，邀请具备相应资质和能力的供应商参与投标，通过评标确定中标供应商。对于金额较小、采购频率较高的零星物资，可采用定点采购方式，与选定的定点供应商签订采购协议，定期结算。2.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，确保采购物资的质量、规格、数量等符合采购申请要求。如遇特殊情况需要变更采购内容，应及时与申请部门沟通，并重新履行审批手续。（四）验收1.采购物资到货后，采购部门应及时通知申请部门进行验收。2.申请部门组织相关人员按照采购合同及相关标准对采购物资进行验收：对于物资类采购，主要验收物资的规格型号、数量、质量、外观等是否符合要求。对于服务类采购，应验收服务的内容、质量、完成时间等是否满足合同约定。3.验收合格后，验收人员在《零星采购验收单》上签字确认。如发现采购物资存在质量问题或其他不符合要求的情况，验收人员应及时与供应商沟通协商解决，并在验收单上注明问题情况。（五）付款1.采购部门根据《零星采购验收单》及采购合同等相关文件，填写《零星采购付款申请表》，注明采购项目名称、供应商名称、采购金额、已验收金额、应付款金额等信息。2.《零星采购付款申请表》经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购手续是否齐全、发票是否合规、资金是否充足等。审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。三、采购方式（一）询价采购1.适用范围：适用于市场上有多种品牌、规格可供选择的通用物资采购，且采购金额较小、采购频率较高的情况。2.操作流程：采购部门根据采购需求，选择至少三家符合要求的供应商，向其发出询价单。询价单应明确采购物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货期等内容。供应商在规定时间内回复询价单，提供报价及相关资料。采购部门对各供应商的报价进行比较分析，综合考虑价格、质量、信誉等因素，选择最优供应商，并与其签订采购合同。（二）邀请招标采购1.适用范围：适用于专业性较强、技术要求较高的物资或服务采购，且采购金额较大的情况。2.操作流程：采购部门根据采购需求，制定招标文件。招标文件应包括招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。采购部门向具备相应资质和能力的供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。供应商按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交至采购部门。采购部门组织开标、评标会议，按照评标标准对各供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与其签订采购合同。（三）定点采购1.适用范围：适用于金额较小、采购频率较高的零星物资采购，如办公用品、耗材等。2.操作流程：采购部门通过招标、询价等方式，选择若干家信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商作为定点供应商。采购部门与定点供应商签订采购协议，明确采购物资的品种、规格、价格、交货期、付款方式等内容。各部门如需采购定点供应商提供的物资，直接填写《定点采购申请表》，经部门负责人审核后提交至采购部门。采购部门根据申请表与定点供应商联系采购事宜。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.在选择供应商时，应优先考虑具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货及时、售后服务完善的供应商。同时，应综合考虑供应商的资质、业绩、口碑等因素，确保选择的供应商符合公司要求。3.对于新供应商的引入，采购部门应进行实地考察，了解其生产经营情况、管理水平、质量控制体系等，并要求其提供相关资质证明文件、产品样本、业绩案例等资料。经评估合格后，方可纳入供应商信息库。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期为[评估周期时长]。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、与使用部门沟通等多种方式相结合。采购部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，在同等条件下可优先选择其作为采购对象，并给予一定的奖励政策，如增加采购份额、延长付款期限等。对于不合格供应商，应及时与其沟通协商，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其从供应商信息库中删除，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予经济奖励等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、提供不合格产品或服务、存在不正当竞争行为等的供应商，应按照合同约定追究其违约责任，并采取相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对零星采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否合法、采购成本是否合理等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报零星采购工作情况，包括采购金额、采购项目、供应商选择、采购效益等方面的内容，接受公司管理层的监督和指导。3.各部门应积极配合公司内部监督工作，如实提供与零星采购活动相关的资料和信息。（二）外部监督1.公司应自觉接受政府相关部门的监督检查，遵守国家法律法规及相关政策要求，确保零星采购活动合法合规。2.对于涉及公共利益、社会关注度较高的采购项目，应按照规定进行信息公开，接受社会公众的监督。六、责任追究（一）采购人员责任1.采购人员在采购过程中，如存在违反法律法规、公司制度、职业道德等行为，给公司造成损失的，应依法依规追究其责任。2.采购人员如有下列行为之一的，视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等处罚：与供应商勾结，谋取不正当利益的。擅自变更采购内容、采购方式、采购价格等，给公司造成损失的。泄露公司采购机密信息的。其他违反采购制度的行为。（二）验收人员责任1.验收人员在验收过程中，如存在敷衍塞责、弄虚作假、故意隐瞒问题等行为，导致不合格物资或服务进入公司，给公司造成损失的，应依法依规追究其责任。2.验收人员如有下列行为之一的，视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等处罚：未按照规定进行验收，导致不合格物资或服务被验收通过的。与供应商串通，出具虚假验收报告的。其他违反验收制度的行为。（三）其他人员责任1.对于在零星采购活动中涉及的其他人员，如申请部门负责人、财务人员等，如存在违反法律法规、公司制度等行为，给公司造成损失的，应依法依规追究其责任。2.相关人员如有下列行为之一的，视情节轻重给予警