合同运营管理制度

PAGE合同运营管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司合同运营管理工作，加强合同全过程的风险防控，维护公司合法权益，提高合同管理水平和经济效益，保障公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保合同合法有效。2.全面管理原则对合同从签订前的调查、谈判、起草，到签订后的履行、监督、变更、解除以及纠纷处理等全过程进行全面管理，做到环环相扣，防范风险。3.职责明确原则明确各部门在合同运营管理中的职责，做到分工合理、责任清晰，确保合同管理工作有序进行。4.防范风险原则强化合同风险意识，对合同可能出现的风险进行提前评估和防控，采取有效措施降低风险发生的可能性和损失程度。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构。合同管理委员会由公司高层管理人员、各相关部门负责人组成。其主要职责包括：1.审议合同管理制度、流程和重大合同事项。2.对重大合同的签订、变更、解除等进行决策。3.协调解决合同管理过程中的重大问题。（二）合同管理部门公司[具体合同管理部门名称]为合同管理的归口部门，负责合同管理的日常工作。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和文本模板。2.组织合同签订前的调查、谈判、起草等工作。3.对合同进行审核、编号、归档和保管。4.监督合同的履行情况，协调处理合同纠纷。5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，及时起草合同文本，并提交合同管理部门审核。2.负责与合同对方当事人进行谈判，协商合同条款。3.严格按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中出现的问题。4.向合同管理部门报送合同履行情况等相关信息。（四）法务部门法务部门负责对合同的合法性进行审查，提供法律意见和建议，处理合同纠纷等法律事务。其主要职责包括：1.参与重大合同的谈判，从法律角度审查合同条款，防范法律风险。2.对合同文本进行合法性审核，出具法律意见书。3.协助处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。4.开展法律培训和宣传，提高公司员工的法律意识和合同风险防范能力。（五）财务部门财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，监督合同款项的收付，确保资金安全。其主要职责包括：1.审查合同中的财务条款，如付款方式、结算周期、价格条款等，提出财务方面的意见和建议。2.负责合同款项的收付管理，严格按照合同约定办理收款和付款手续。3.定期对合同款项的收付情况进行核对和分析，及时发现和解决问题。4.协助处理合同纠纷中涉及的财务问题。三、合同签订前管理（一）合同立项1.业务部门根据业务需要，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、履行期限等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对合同立项申请进行审核，重点审查合同的必要性、可行性和风险评估情况。审核通过后，报分管领导审批。3.分管领导根据业务情况和公司战略，对合同立项申请进行审批。同意立项的，交由合同管理部门进行后续管理。（二）合同调查1.合同管理部门对立项通过的合同，组织相关业务部门和人员进行合同调查。调查内容包括合同对方当事人的主体资格、信用状况、经营情况、财务状况等。2.业务部门负责提供合同对方当事人的基本信息，并协助合同管理部门进行调查。可以通过实地考察、查阅资料、咨询第三方机构等方式进行调查。3.合同管理部门对调查结果进行整理和分析，形成《合同调查分析报告》，作为合同签订的参考依据。（三）合同谈判1.根据合同调查情况，业务部门负责组织与合同对方当事人进行谈判。谈判人员应具备相应的业务知识和谈判技巧，熟悉合同条款和相关法律法规。2.在谈判过程中，要明确双方的权利和义务，对合同的主要条款进行充分协商，争取有利的合同条件。谈判达成一致意见的，形成《合同谈判纪要》。3.《合同谈判纪要》应记录谈判的主要内容、双方达成的共识以及未决事项等，经双方签字确认后作为合同起草的基础。（四）合同起草1.业务部门根据《合同谈判纪要》，负责起草合同文本。合同文本应符合法律法规和行业标准，明确双方的权利和义务，条款清晰、表述准确。2.合同文本一般应包括合同首部、正文、尾部等部分。正文部分应详细约定合同的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。3.合同文本起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。四、合同审核（一）审核流程1.合同管理部门收到业务部门提交的合同文本后，首先进行形式审核，检查合同文本是否完整、格式是否规范、签字盖章是否齐全等。2.形式审核通过后，合同管理部门将合同文本分送法务部门、财务部门等相关部门进行专业审核。各审核部门应在规定的时间内完成审核，并出具审核意见。3.合同管理部门汇总各审核部门的意见，形成《合同审核意见书》，反馈给业务部门。业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善，再次提交审核。4.经各审核部门审核通过的合同文本，报分管领导审批。分管领导审批同意后，方可签订合同。（二）审核内容1.法务部门主要审核合同的合法性、有效性、完整性，是否存在法律风险。重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在歧义、漏洞，是否明确双方的权利和义务，是否约定了合理的违约责任和争议解决方式等。2.财务部门主要审核合同的财务条款，如付款方式、结算周期、价格条款等是否合理，是否符合公司财务管理制度和资金安排。同时，审查合同的资金流是否清晰，是否存在财务风险。3.合同管理部门主要从合同管理的角度进行审核，审查合同文本是否规范，条款是否齐全，是否符合公司合同管理制度和流程，是否与合同立项申请和谈判情况一致等。五、合同签订（一）签字盖章1.合同经审核通过并报分管领导审批同意后，由业务部门负责与合同对方当事人进行签字盖章。签字盖章应严格按照合同约定的方式进行，确保合同的真实性和有效性。2.合同签字盖章完成后，业务部门应及时将合同原件提交合同管理部门进行编号、归档和保管。（二）合同编号合同管理部门对签订的合同进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于合同的识别和查询。合同编号格式为：[公司简称][年份][合同类别代码][流水号]。例如：[公司简称]2023HT001，表示公司2023年签订的第一份合同（合同类别为买卖合同）。（三）合同归档合同管理部门对合同原件及相关资料进行整理归档，建立合同档案。合同档案应包括合同文本、合同立项申请表、合同调查分析报告、合同谈判纪要、合同审核意见书、合同履行情况记录等。合同档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。六、合同履行管理（一）履行计划1.业务部门在合同签订后，应制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点和责任人。履行计划应报合同管理部门备案。2.合同履行计划应具有可操作性，确保合同能够按照约定顺利履行。业务部门应按照履行计划组织实施合同履行工作，并及时向合同管理部门报告履行进展情况。（二）履行跟踪1.合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时协调解决。2.业务部门应定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，报告内容包括合同履行的进展情况、存在的问题及解决措施、下一步工作计划等。3.在合同履行过程中，如出现重大问题或风险，业务部门应及时向合同管理部门和分管领导报告，并采取有效措施进行处理，避免损失扩大。（三）款项收付1.财务部门严格按照合同约定办理款项收付手续。收款时，应及时核对款项金额、来源等信息，确保款项准确无误。付款时，应审核付款申请、合同条款等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。2.业务部门应配合财务部门做好款项收付工作，及时提供相关资料和信息。对于逾期未付款项，业务部门应负责催款，并及时向财务部门和合同管理部门反馈催款情况。（四）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订的流程进行审核、审批和签订。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同对方当事人，并按照合同约定或法律法规的规定办理合同解除手续。合同解除后，业务部门应及时清理合同履行情况，办理相关结算手续。七、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现可能引发合同纠纷的迹象，如对方出现违约行为、履行困难等情况，应及时向合同管理部门报告。2.合同管理部门收到纠纷预警信息后，应及时组织相关部门进行分析研究，评估纠纷发生的可能性和影响程度，并制定相应的应对措施。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，业务部门应及时收集相关证据资料，如合同文本、履行记录、往来函件、票据等，并提交合同管理部门。2.合同管理部门会同法务部门等相关部门对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应根据纠纷的性质、特点和实际情况，选择合适的解决方式，如协商、仲裁、诉讼等。3.在纠纷处理过程中，要积极维护公司的合法权益，按照纠纷处理方案妥善处理纠纷。同时，要及时向公司领导汇报纠纷处理进展情况，确保公司领导能够及时掌握情况并做出决策。八、合同监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门定期对公司合同运营管理情况进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况分析、合同档案管理等。2.监督检查可以采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。检查结束后，合同管理部门应形成监督检查报告，