公文写作规范及格式指南

公文写作规范及格式指南公文，作为党政机关、企事业单位、社会团体在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、部署工作、沟通信息、协调关系、处理事务的重要工具。其质量直接关系到工作效率、决策水平和单位形象。因此，掌握公文写作的规范与格式，是每一位从事文书工作和管理工作者的基本素养。本指南旨在系统阐述公文写作的核心规范与标准格式，以期为相关人员提供实用参考。一、公文写作的基本规范公文写作绝非随意为之，它有着严格的规范和要求，这些规范是确保公文严肃性、权威性、准确性和有效性的基础。（一）主旨明确，中心突出公文的撰写必须有明确的目的和意图。无论是请示、报告，还是通知、决定，都必须清楚地表达核心思想和主要内容。要避免主旨模糊、内容分散，让阅文者能够迅速把握公文的核心信息和行文目的。在动笔之前，应充分思考“为什么写”、“写什么”以及“要达到什么效果”，确保主旨贯穿全文始终。（二）内容真实准确，实事求是公文是处理公务的依据，其内容必须真实可靠，数据准确无误，事实清楚明白。撰写者必须深入调查研究，核实相关情况，杜绝主观臆断、道听途说。对于涉及政策、法规的内容，要严格遵循上级指示精神，确保与现行规定保持一致。任何虚假、失实的信息都可能导致决策失误，造成不良后果。（三）结构完整清晰，逻辑严密一篇合格的公文，其结构应完整有序，层次分明，逻辑清晰。通常包括开头、主体、结尾三个部分。开头部分应简明扼要地说明发文缘由或依据；主体部分是公文的核心，应围绕主旨展开，摆事实、讲道理、提措施，层次清晰，论证充分；结尾部分则根据文种特点，或提出希望要求，或总结全文，或表明态度。段落之间、句子之间要过渡自然，衔接紧密，避免逻辑混乱。（四）语言规范得体，简明扼要公文语言是一种特殊的书面语言，要求庄重、准确、简明、平实、得体。*庄重：体现公文的严肃性和权威性，避免使用口语化、随意化的词语。*准确：用词必须恰当，避免歧义，确保信息传递无误。要恰当使用专业术语和规范称谓。*简明：文字精炼，言简意赅，避免冗长啰嗦、空话套话。力求用最少的文字表达最丰富的内容。*平实：直截了当，不追求华丽辞藻，不搞形象描绘，以客观陈述为主。*得体：根据行文对象、行文目的和文种特点，选择合适的语言风格和表达方式。对上请示要谦逊，对下布置工作要明确有力。二、公文的标准格式公文格式是公文严肃性和规范性的重要体现，是确保公文有效运转和准确理解的物质载体。根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T____）等相关规定，公文格式主要包括版头、主体、版记三大部分。（一）版头部分版头位于公文首页红色分隔线以上，包括以下要素：*份号：公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。*密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限，如“绝密”、“机密”、“秘密”。*紧急程度：公文送达和办理的时限要求，如“特急”、“加急”。*发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。*发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“国发〔2023〕X号”。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）。*签发人：上行文应当标注签发人姓名。（二）主体部分主体位于公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上，包括以下要素：*标题：由发文机关名称、事由和文种组成，要准确概括公文的主要内容。标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布。*主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。*正文：公文的核心内容，是对发文事由、事项、要求等的具体阐述。正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。*附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）。*发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。*成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。*附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。*附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。（三）版记部分版记位于公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上，包括以下要素：*抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。*印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。*页码：公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。（四）其他格式要求*用纸规格：公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸。*排版规格：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。三、公文写作的注意事项除了上述规范和格式要求外，公文写作还应注意以下几点：1.熟悉政策法规：公文写作必须以党和国家的方针政策、法律法规为指导，确保内容的合法性和正确性。2.深入调查研究：对所涉及的工作情况、问题要有充分的了解和掌握，确保公文内容的针对性和可行性。3.严格审核把关：公文在发出前，必须经过严格的审核程序，包括内容审核、格式审核、文字审核等，确保万无一失。4.注重学习积累：要不断学习公文写作知识，研究优秀公文范例，积累写作经验，努力提升写作水平。5.注意文种选择：根据行文目的、内容和对象，准确选择适当的文种，避免文种混用或错用。结语公文写作是一项严肃的工作，也是