户外活动财务制度

PAGE户外活动财务制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织户外活动的财务管理，规范财务行为，确保户外活动经费的合理使用，保障活动的顺利开展，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所开展的各类户外活动，包括但不限于户外拓展、登山、徒步、露营等活动项目。（三）基本原则1.合法性原则：户外活动财务行为必须符合国家法律法规和行业标准，遵守财务纪律，依法进行财务管理。2.预算管理原则：加强预算管理，坚持“先预算、后支出”，严格执行预算安排，确保各项经费支出在预算范围内。3.专款专用原则：户外活动经费应专款专用，不得挪作他用，确保经费用于与活动相关的各项开支。4.收支平衡原则：合理安排活动经费，确保收入与支出平衡，避免出现经费短缺或浪费现象。5.公开透明原则：财务信息应公开透明，接受公司/组织内部监督及相关部门检查，保障参与活动人员的知情权。二、预算管理（一）预算编制1.活动负责人应根据活动计划和实际需求，提前编制户外活动经费预算。预算内容应包括活动费用明细，如交通、餐饮、住宿、场地租赁、设备器材、保险、工作人员酬金等各项费用。2.预算编制应结合以往类似活动的支出情况，充分考虑活动中的各种可能因素，确保预算准确合理。对于不确定的费用项目，应进行估算并预留一定的弹性空间。3.预算编制完成后，需提交给财务部门进行审核。财务部门应根据公司/组织财务制度及相关规定，对预算的合理性、准确性进行审核，并提出修改意见。审核通过后的预算报公司/组织管理层审批。（二）预算执行1.户外活动经费预算一经批准，必须严格执行。活动负责人应按照预算安排合理控制经费支出，不得擅自扩大开支范围或提高开支标准。2.在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，活动负责人应及时提出书面申请，详细说明调整原因及调整内容。经财务部门审核后，报公司/组织管理层审批。未经批准，不得擅自调整预算。（三）预算调整1.当活动实际情况与预算编制时的预计情况发生较大变化，导致原预算无法满足活动开展需要时，可进行预算调整。2.预算调整应遵循必要性、合理性和可行性原则。调整后的预算应确保活动能够顺利完成，同时尽量减少对原预算的影响。3.预算调整申请应包括调整原因、调整项目、调整金额及调整后的预算安排等内容。经相关部门审核和公司/组织管理层批准后，方可实施预算调整。三、收入管理（一）收费标准1.根据户外活动的性质、规模、成本等因素，制定合理的收费标准。收费标准应在活动宣传前明确告知参与者，并在公司/组织内部进行公示。2.收费标准的制定应充分考虑市场行情和参与者的承受能力，确保收费合理公正，同时保证活动能够获得必要的经费支持。（二）收费方式1.户外活动的收费方式可根据实际情况选择现金、银行转账、在线支付等方式。对于涉及金额较大的活动，应优先推荐银行转账或在线支付方式，以确保资金安全和便捷性。2.活动负责人应及时将收费情况进行记录，并与财务部门进行核对。财务部门应定期对收费情况进行汇总和分析，确保收费数据准确无误。（三）收入核算1.财务部门应按照财务会计制度的规定，对户外活动的收入进行及时、准确的核算。收入应按照不同的活动项目、收费方式等进行明细核算，确保收入来源清晰可查。2.对于已收取的活动费用，应及时入账，不得截留、挪用或坐支。同时，应加强对收入款项的管理，确保资金安全。四、支出管理（一）费用报销流程1.户外活动费用报销应严格按照公司/组织规定的流程进行。报销人应填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关的发票、收据、清单等原始凭证。2.报销单经活动负责人审核签字后，提交给财务部门。财务部门应按照财务制度对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，审核通过后报公司/组织管理层审批。3.经审批后的报销单由财务部门进行报销支付。报销支付方式应与公司/组织财务制度规定一致，确保资金支付安全、规范。（二）费用报销标准1.交通费用：根据活动实际需要，合理安排交通方式。交通费用报销应提供正规的发票，并按照公司/组织规定的标准进行报销。对于因活动需要租用车辆的，应签订租赁合同，并按照合同约定支付租金。2.餐饮费用：餐饮费用应根据活动的实际情况和标准进行报销。一般情况下，应遵循勤俭节约的原则，避免铺张浪费。餐饮费用报销需提供正规的发票或收据，并注明用餐人数、标准等信息。3.住宿费用：住宿费用应根据活动安排和实际需求进行合理安排。住宿费用报销需提供正规的发票，并按照公司/组织规定的标准进行报销。对于多人共同住宿的情况，应明确住宿标准和分摊方式。4.场地租赁费用：场地租赁费用应签订租赁合同，并按照合同约定支付租金。场地租赁费用报销需提供正规的发票，并注明场地使用时间、用途等信息。5.设备器材费用：设备器材费用应根据活动需要进行购置或租赁。购置设备器材应按照公司/组织固定资产管理规定进行入账和管理；租赁设备器材应签订租赁合同，并按照合同约定支付租金。设备器材费用报销需提供正规的发票或收据，并注明设备器材名称、数量及使用情况等信息。6.保险费用：为保障活动参与者的安全，应购买相应的保险。保险费用报销需提供正规的保险发票，并注明保险种类、被保险人等信息。7.工作人员酬金：工作人员酬金应根据其工作内容和工作量进行合理确定，并按照公司/组织薪酬制度进行支付。工作人员酬金报销需提供相应的支付凭证，并注明工作内容、工作时间等信息。（三）支出审批权限1.户外活动费用支出审批权限应根据费用金额大小进行划分。一般情况下：费用金额在[X]元以下的，由活动负责人审核签字后，报财务部门审核报销。费用金额在[X]元至[X]元之间的，经活动负责人审核签字后，报财务部门审核，再由公司/组织分管领导审批报销。费用金额在[X]元以上的，经活动负责人、财务部门审核后，报公司/组织管理层审批报销。2.对于重大活动或特殊情况下的费用支出，应按照公司/组织相关规定进行集体决策或专项审批。五、资产管理（一）固定资产管理1.户外活动中购置的价值较高、使用期限较长的设备器材等属于固定资产范畴。固定资产应按照公司/组织固定资产管理制度进行登记、入账和管理。2.固定资产管理部门应建立固定资产台账，详细记录固定资产的名称、型号、数量、购置时间、使用部门、使用状况等信息，并定期进行清查盘点，确保固定资产账实相符。3.固定资产的购置、处置、报废等应按照公司/组织规定的程序进行审批。对于固定资产的处置和报废，应及时进行账务处理，确保资产账面价值准确无误。（二）低值易耗品管理1.户外活动中使用的价值较低、使用期限较短的物品，如一次性用品、工具等属于低值易耗品范畴。低值易耗品应按照公司/组织低值易耗品管理制度进行管理。2.低值易耗品管理部门应建立低值易耗品台账，记录低值易耗品的购入、领用、库存等情况。领用低值易耗品时，应办理领用手续，明确领用人员和用途。3.定期对低值易耗品进行清查盘点，对于盘盈、盘亏的低值易耗品，应及时查明原因，并按照规定进行处理。（三）物资采购与保管1.户外活动所需物资应根据预算和实际需求进行采购。物资采购应遵循公开、公平、公正的原则，选择合格的供应商，确保物资质量和价格合理。2.物资采购应签订采购合同，明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款，并严格按照合同约定执行。3.物资采购完成后，应及时办理验收入库手续。物资保管部门应建立物资保管台账，对物资的入库、出库、库存等情况进行详细记录。物资保管人员应定期对物资进行清查盘点，确保物资安全完整。六、财务监督与审计（一）内部监督1.公司/组织应建立健全户外活动财务内部监督机制，加强对户外活动财务收支的日常监督检查。财务部门应定期对户外活动经费的使用情况进行自查，确保经费使用合规、合理。2.在活动开展过程中，活动负责人应定期向公司/组织管理层汇报活动经费的使用情况，接受内部监督。对于发现的问题，应及时进行整改，确保活动经费使用规范。（二）审计监督1.公司/组织审计部门应定期对户外活动财务收支情况进行审计。审计内容包括预算执行情况、费用报销情况、资产管理情况等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。被审计部门应按照审计报告要求进行整改，并将整改情况及时反馈给审计部门。七、财务档案管理（一）档案内容户外活动财务档案应包括活动预算、费用报销凭证、合同协议、发票收据、财务报表、审计报告等与户外活动财务相关的各类资料。（二）档案整理与保管1.财务部门应定期对户外活动财务档案进行整理和归档。档案整理应按照类别、时间顺序等进行分类，确保档案资料完整、有序。2.户外活动财务档案应妥善保管，保管期限按照国家相关法律法规和公司/组织档案管理制度执行。档案保管地点应安全可靠，具备防火、防潮、防虫等条件，防止档案资料损坏或丢失。（三）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅户外活动财务档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。2.如需借阅户外