创卫卫生档案管理制度

PAGE创卫卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强创卫工作中卫生档案的规范化管理，确保创卫工作相关资料的完整性、准确性和可追溯性，有效支持创卫工作的顺利开展和持续改进，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在创卫工作中涉及的各类卫生档案的管理，包括但不限于创卫工作规划、实施方案、检查记录、整改措施、培训资料、宣传资料等。（三）管理原则1.真实性原则：卫生档案应如实反映创卫工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖创卫工作的各个方面，保证档案资料的全面性，不遗漏重要信息。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案的整理、归档和保管，确保档案管理的规范化。4.及时性原则：创卫工作相关资料应及时收集、整理和归档，保证档案信息的时效性。二、档案管理职责分工（一）创卫工作领导小组1.负责制定和审核创卫卫生档案管理制度。2.对创卫卫生档案管理工作进行监督和指导，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）创卫工作办公室1.负责组织实施创卫卫生档案管理制度。2.具体负责创卫工作各类档案的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。3.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）各部门1.负责本部门创卫工作相关档案资料的收集、整理，并及时移交至创卫工作办公室。2.配合创卫工作办公室做好档案管理的各项工作，确保本部门档案资料的完整性和准确性。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.创卫工作规划、年度工作计划、实施方案等文件。2.创卫工作会议记录、纪要、决议等。3.创卫工作检查、考核记录，包括日常检查、专项检查、上级部门检查等情况。4.创卫工作中发现问题的整改措施、整改记录及整改效果评估。5.创卫工作培训资料，如培训计划、培训教材、培训人员名单、培训效果评估等。6.创卫工作宣传资料，如宣传海报、宣传手册、宣传活动记录等。7.创卫工作相关的设施设备台账、维护记录、消毒记录等。8.创卫工作中涉及的各类合同、协议，如环境卫生保洁服务合同、垃圾清运合同等。9.其他与创卫工作相关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门创卫工作档案资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.收集的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并做好备份存储。（三）整理方法1.按照创卫工作的不同类别和时间顺序进行分类整理。2.每份档案资料应编制目录，注明资料名称、日期来源、保管期限等信息。3.对档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.对于同一类别的档案资料，应按照重要程度和时间先后顺序进行排列。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案资料应及时归档，归档时应填写档案归档登记表，注明档案名称、编号、归档日期、保管期限等信息。2.档案应按照类别和保管期限分别存放，便于查找和管理。3.对于重要的档案资料，应进行备份存储，备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式。（二）保管期限1.创卫工作规划、年度工作计划、实施方案等文件，保管期限为长期。2.创卫工作会议记录、纪要、决议等，保管期限为长期。3.创卫工作检查、考核记录，保管期限为长期。4.创卫工作中发现问题的整改措施、整改记录及整改效果评估，保管期限为长期。5.创卫工作培训资料，保管期限为长期。6.创卫工作宣传资料，保管期限为短期（视具体情况确定，一般为13年）。7.创卫工作相关的设施设备台账、维护记录、消毒记录等，保管期限为长期。8.创卫工作中涉及的各类合同、协议，保管期限为合同履行完毕后[X]年。（三）保管场所1.设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和保管期限进行合理摆放。3.档案库房应安装监控设备，对档案库房的出入情况进行实时监控，确保档案安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅创卫卫生档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.档案查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，交至创卫工作办公室审核。3.创卫工作办公室审核通过后，指定专人陪同查阅，并做好查阅记录，查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅用途等信息。4.查阅人员应在指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘抄档案资料，应经创卫工作办公室同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅创卫卫生档案的人员，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息。2.档案借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，交至创卫工作办公室审核。3.创卫工作办公室审核通过后，报创卫工作领导小组审批。4.经审批同意后，办理档案借阅手续，借阅人员应在借阅登记表上签字确认，并按照规定的时间归还档案。5.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案资料。如发现档案资料有损坏或丢失情况，应及时向创卫工作办公室报告，并承担相应的责任。六、档案的销毁（一）销毁条件1.档案资料已超过保管期限，且确无保存价值的。2.档案资料因自然灾害、意外事故等原因造成损坏，无法修复且无利用价值的。3.其他经鉴定确需销毁的档案资料。（二）销毁程序1.由创卫工作办公室定期对档案资料进行清理和鉴定，提出档案销毁清单。2.档案销毁清单经创卫工作领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并做好销毁记录，销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量等信息。4.销毁过程中应有两人以上在场监督，确保销毁工作的真实性和彻底性。七、档案管理的信息化建设（一）建立电子档案管理系统1.利用信息技术手段，建立创卫卫生档案电子管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、查询和统计分析等功能。2.电子档案管理系统应具备完善的用户权限管理功能，不同人员根据其工作职责和权限，可对档案资料进行相应的操作。（二）电子档案的管理1.电子档案应与纸质档案同步收集、整理和归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.对电子档案进行定期备份，备份存储介质应妥善保管，防止数据丢失。3.加强电子档案的安全管理，设置防火墙、防病毒软件等安全防护措施，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.创卫工作办公室定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。（二）考核评价1.将档案管理工作纳入创卫工作考核体系，对各部门的档案管理工作进行量化考