财务印章保管使用管理制度

财务印章保管使用管理制度一、总则为加强公司财务印章管理，规范财务印章的保管和使用，确保公司资金安全和财务工作的正常开展，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度所指财务印章是指与公司财务活动相关的各类印章，包括但不限于财务专用章、法人章、发票专用章等。这些印章是公司财务权力的象征，具有重要的法律效力，必须严格按照本制度进行管理。二、财务印章的种类及用途（一）财务专用章财务专用章主要用于公司财务收支的结算、银行账户的收付、财务报表的确认等重要财务事项。在进行银行存款收付业务时，如开具支票、汇票等票据，必须加盖财务专用章；在报送财务报表时，也需要加盖该印章以确认报表的真实性和有效性。（二）法人章法人章代表公司法定代表人的身份和意志，通常与财务专用章配合使用，用于公司重大财务决策和重要文件的签署。在办理银行贷款、担保等业务时，需要同时加盖财务专用章和法人章；在公司章程规定的重大财务事项的相关文件上，也必须加盖法人章。（三）发票专用章发票专用章专门用于公司开具发票时使用。根据税务部门的规定，公司开具的各类发票必须加盖发票专用章，否则发票将被视为无效。发票专用章的使用直接关系到公司的税务合规和纳税义务的履行。三、财务印章的刻制（一）刻制申请公司因业务需要刻制财务印章时，应由财务部门提出书面申请，详细说明刻制印章的种类、用途、数量等信息，并经公司财务负责人审核后，报公司总经理审批。申请文件应包括印章刻制的必要性说明、预计使用范围等内容。（二）审批流程公司总经理收到刻制申请后，应组织相关部门进行审核，重点审查刻制印章的必要性、合规性和安全性。经审核同意后，由公司行政部门负责联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。在审批过程中，应严格把关，确保印章刻制符合公司的实际需求和相关法律法规的要求。（三）刻制与备案印章刻制完成后，行政部门应及时将印章交付财务部门，并办理交接手续。同时，财务部门应将新刻制的印章样式报当地公安机关和银行备案，以便在使用过程中能够得到有效监管和认可。备案信息应包括印章的形状、尺寸、印文内容等详细信息。四、财务印章的保管（一）保管原则财务印章的保管应遵循“专人保管、分离制约、安全可靠”的原则。不同种类的财务印章应分别由不同的人员保管，以形成相互制约、相互监督的机制，防止出现一人掌控所有印章而导致的风险。（二）保管人员职责1.财务专用章保管人员：负责财务专用章的日常保管和使用登记工作。在使用印章前，应仔细审核相关文件的真实性、合法性和完整性，确保印章使用符合公司规定和相关法律法规的要求。同时，应妥善保管印章，防止印章被盗用、丢失或损坏。在每次使用印章后，应及时将印章放回保险柜或其他安全的存放地点。2.法人章保管人员：法人章保管人员应严格按照公司法定代表人的授权使用印章。在使用法人章时，必须取得法定代表人的书面同意或按照公司规定的审批流程进行操作。如遇特殊情况无法及时取得法定代表人同意的，应及时向公司领导汇报并按照指示处理。同样，要确保法人章的安全保管，防止印章失控。3.发票专用章保管人员：发票专用章保管人员主要负责发票专用章与发票开具的匹配保管和使用。在开具发票时，应严格按照税务部门的规定和公司的发票管理制度进行操作。定期检查印章的使用情况和保存状态，确保印章清晰、完整。如果发现印章存在问题，应及时报告并采取相应的措施。（三）保管设施财务印章应放置在专门的保险柜中保管，保险柜应设置在安全、干燥、通风的场所，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。保险柜的密码和钥匙应由不同的人员分别保管，以增强安全性。同时，应定期对保险柜进行检查和维护，确保其正常运行。五、财务印章的使用（一）使用申请凡需要使用财务印章的部门或个人，必须填写《财务印章使用申请表》，详细说明使用印章的用途、文件名称、份数等信息，并经部门负责人审核签字。申请表应包括申请日期、申请人姓名、申请部门等基本信息，以及使用印章的具体事项和预计使用时间。（二）审批流程《财务印章使用申请表》应依次报公司财务负责人和总经理审批。财务负责人主要对使用印章的财务事项进行审核，确保其符合财务制度和公司规定；总经理则从公司整体利益和管理的角度进行审批。对于涉及重大金额或重要事项的印章使用申请，还应组织相关部门进行集体审议。在审批过程中，如发现申请事项存在问题或风险，应及时进行沟通和调整，必要时可拒绝申请。（三）使用登记财务印章保管人员在使用印章前，应认真核对《财务印章使用申请表》的审批情况，并在《财务印章使用登记簿》上进行详细登记。登记内容包括使用日期、申请人姓名、申请部门、文件名称、份数、用途等信息。同时，应要求申请人在登记簿上签字确认，以明确责任。使用登记应做到及时、准确、完整，以便日后查询和审计。（四）使用规范1.财务印章必须在规定的范围内使用，不得超出其用途范围。严禁将财务印章借给他人使用或用于与公司无关的事项。2.在使用印章时，应确保印章清晰、完整地盖在文件上，避免出现模糊、残缺等情况。如因特殊原因需要在空白文件上加盖印章的，必须经公司总经理批准，并在空白文件上注明用途和有效期限。3.对于重要文件的盖章，应进行复印留存，并与《财务印章使用申请表》和《财务印章使用登记簿》一并归档保存，以备查阅和审计。六、财务印章的停用与销毁（一）停用情形当出现以下情形之一时，财务印章应予以停用：1.公司名称变更或印章样式变更，原印章不再适用；2.印章损坏、丢失或被盗用，无法正常使用；3.公司业务调整或管理需要，原印章不再需要使用。（二）停用手续财务部门在决定停用财务印章后，应及时通知相关部门和人员，并发布停用公告。同时，应将停用的印章交回公司行政部门，由行政部门进行封存保管。在交回印章时，应办理交接手续，明确双方的责任。（三）销毁流程对于需要销毁的财务印章，应由公司行政部门会同财务部门提出销毁申请，经公司总经理审批后，由两人以上共同到公安机关指定的销毁单位进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并保存相关的证明文件。销毁后的印章应确保无法恢复使用，以防止潜在的风险。七、监督与检查（一）内部监督公司内部审计部门应定期对财务印章的保管和使用情况进行审计检查。审计内容包括印章的刻制、保管、使用、停用和销毁等各个环节，重点检查印章使用的合规性、审批流程的完整性以及登记记录的准确性。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督公司应积极配合税务、银行等外部监管部门的检查，按照要求提供财务印章的相关信息和资料。如遇外部监管部门提出的整改要求，应及时进行整改，并将整改情况反馈给监管部门。八、责任追究（一）保管责任财务印章保管人员如因保管不善导致印章被盗用、丢失或损坏，应承担相应的经济损失和法律责任。如因故意或重大过失给公司造成严重损失的，公司将依法追究其刑事责任。（二）使用责任对于未经审批擅自使用财务印章或超越审批范围使用印章的人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处分。如因违规使用印章给公司造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。（三）审批责任审批人员如未严格按照规定进行审批，导致印章使用不当或给公司带来风险的，应承担相应的管理责任。对于因审批失误给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。九、附则（一）制度适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构。公司下属子公司可参照本制度制定适合自身特点的财务印章管理制度，并报公司总部备案。（二）制度解释权本制度由公司财务部门负责解释。在制度执行过程中，如遇有新的情况或问题，财务部门应及时进行研究和调整，并向公司管理层汇报。