商场报销财务制度

PAGE商场报销财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范商场各项费用报销流程，加强财务管理，确保费用支出的合理性、真实性和合规性，提高资金使用效益，保障商场的正常运营。（二）适用范围本制度适用于商场内部各部门及全体员工在执行公务过程中发生的费用报销。（三）基本原则1.真实性原则：报销费用必须真实发生，提供的发票及相关凭证应与实际业务相符。2.合理性原则：费用支出应符合商场经营活动的需要，具有合理的商业目的，不得铺张浪费。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规及商场的各项规章制度。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，并按照规定的时间提交报销申请。二、费用报销范围及标准（一）差旅费1.交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，按照以下标准报销：飞机：经济舱票价，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。火车：根据出差行程，按照实际乘坐的车次及座位等级报销，原则上不允许乘坐软卧（特殊情况除外）。轮船：三等舱及以下票价。市内交通费用：根据出差地区的实际情况，按照以下标准报销：一线城市：每人每天不超过[X]元。二线城市：每人每天不超过[X]元。三线及以下城市：每人每天不超过[X]元。乘坐出租车需注明事由，单次费用超过[X]元的，需提前经上级领导批准。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用，按照以下标准报销：一线城市：每人每天不超过[X]元。二线城市：每人每天不超过[X]元。三线及以下城市：每人每天不超过[X]元。同性两人一同出差的，应合住标准间，如因特殊情况需单独住宿的，需提前经上级领导批准。3.餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴，按照以下标准执行：早餐：每人每天不超过[X]元。午餐和晚餐：每人每天不超过[X]元。出差期间如有招待客户等特殊情况，需单独注明，经审批后可据实报销，但不再享受餐饮补贴。（二）业务招待费1.业务招待费是指商场为经营业务的需要而支付的应酬费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等方面的支出。2.业务招待费应遵循必要、合理、适度的原则，严格控制支出规模。3.报销业务招待费时，应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间等信息，并附上相应的发票及消费清单。4.单次业务招待费超过[X]元的，需提前填写《业务招待费申请表》，经部门负责人、财务负责人及商场总经理审批后方可报销。5.业务招待费的报销标准如下：年营业收入在[X]万元以下的，业务招待费支出不得超过年营业收入的[X]%。年营业收入在[X]万元至[X]万元之间的，业务招待费支出不得超过年营业收入的[X]%。年营业收入在[X]万元以上的，业务招待费支出不得超过年营业收入的[X]%。（三）办公费1.办公费是指商场为满足日常办公需要而购置的办公用品、文具、纸张、墨盒、硒鼓等费用。2.各部门应根据实际工作需要，合理编制办公用品采购计划，经部门负责人审批后统一采购。3.办公用品采购应选择正规的供应商，确保商品质量，并取得合法有效的发票。4.员工领用办公用品时，应填写《办公用品领用登记表》，由部门负责人签字确认。5.办公费报销时，应提供发票及办公用品清单，清单上应注明商品名称、规格、数量、单价等信息。（四）通讯费1.员工因工作需要发生的通讯费用，按照以下标准报销：商场管理人员：每月不超过[X]元。销售人员：每月不超过[X]元。其他员工：每月不超过[X]元。2.员工应提供正规的通讯费发票，发票上的姓名应与报销人一致。3.通讯费报销实行实报实销，如实际发生费用低于报销标准的，按照实际发生额报销；如实际发生费用高于报销标准的，按照报销标准报销。（五）差旅费1.员工因公务出差发生的差旅费，按照本制度第二章第一节的规定报销。2.出差前应填写《出差申请表》，经部门负责人审批后报财务部门备案。3.出差结束后，应在[X]个工作日内办理报销手续，并提交以下报销凭证：出差审批单。机票、火车票、轮船票等交通票据。住宿发票。餐饮发票及补贴凭证。其他相关费用发票。（六）其他费用1.其他费用是指除上述费用以外的其他与商场经营活动相关的费用，如会议费、培训费、广告费、宣传费等。2.其他费用的报销应根据具体情况，按照相关规定执行，并提供相应的发票及审批文件。3.对于金额较大的其他费用，如超过[X]元的会议费、超过[X]元的培训费等，需提前填写《费用申请表》，经部门负责人、财务负责人及商场总经理审批后方可支出。三、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应首先填写《费用申请表》，详细说明费用的用途、金额、预计支付时间等信息，并按照本制度第二章的规定提供相应的审批文件。2.《费用申请表》经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。（二）财务审核1.财务部门收到员工提交的《费用申请表》及相关报销凭证后，应按照本制度的规定进行审核。2.审核内容包括费用的真实性、合理性、合规性、报销凭证的完整性等。3.对于不符合报销规定的费用，财务部门应及时通知报销人，并说明原因。（三）审批签字1.经财务部门审核通过的报销申请，按照以下审批流程进行签字：金额在[X]元以下的，由部门负责人签字审批。金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人、财务负责人签字审批。金额在[X]元以上的，由部门负责人、财务负责人及商场总经理签字审批。2.审批签字应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成。（四）报销支付1.审批签字完成后，报销人将报销凭证提交给财务部门，财务部门根据报销金额及商场的资金状况，安排报销支付。2.报销支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式由财务部门根据实际情况确定。3.对于通过银行转账支付的报销款项，财务部门应在支付后的[X]个工作日内通知报销人。四、报销凭证要求（一）发票1.报销必须提供合法有效的发票，发票应具备以下要素：发票名称。发票号码。开票日期。购买方名称。销售方名称。服务内容或商品名称。金额。税率。税额。发票专用章。2.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，与销售方名称一致。3.发票不得涂改、挖补，如有错误，应要求销售方重新开具。（二）其他凭证1.除发票外，报销还可能需要提供其他凭证，如收据、合同、协议、审批文件等。2.其他凭证应真实、有效，与报销事项相关，并能够证明费用支出的合理性和合规性。3.对于需要提供合同或协议作为报销凭证的，合同或协议应明确双方的权利义务、费用标准、支付方式等内容，并由双方签字盖章。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，并提交报销申请。如因特殊原因无法及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并在[X]个工作日内办理报销手续。（二）差旅费报销员工出差结束后，应在[X]个工作日内办理报销手续，并提交报销凭证。如因特殊原因无法及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并在[X]个工作日内办理报销手续。（三）年度费用报销对于年度内发生的费用，如广告费、宣传费等，应在次年[X]月[X]日前办理报销手续。