卫生院资料室制度

PAGE卫生院资料室制度一、总则1.目的卫生院资料室是卫生院信息资源的重要存储和管理中心，为保障资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，特制定本制度。本制度旨在规范资料室的各项工作流程，确保资料的有效管理和合理使用，为卫生院的医疗、教学、科研、管理等工作提供有力支持。2.适用范围本制度适用于卫生院全体员工及因工作需要进入资料室的外部人员。3.基本原则集中管理原则：资料室负责集中管理卫生院各类资料，确保资料的统一存储、分类和检索。安全保密原则：严格遵守国家法律法规，加强资料的安全保密措施，防止资料泄露、丢失和损坏。方便利用原则：优化资料管理流程，提高资料的检索和借阅效率，方便员工查阅和使用资料。二、资料室职责1.资料收集与整理负责收集、整理卫生院在医疗、教学、科研、管理等工作中产生的各类资料，包括文件、报告、病历、学术论文、图书期刊等。定期对收集到的资料进行分类、编目和装订，建立完善的资料档案体系，确保资料的系统性和完整性。2.资料存储与保管提供安全、适宜的存储环境，配备必要的存储设备，如档案柜、书架、电子存储设备等，确保资料的妥善保管。建立资料保管制度，定期对资料进行清查、盘点，及时发现和处理资料的损坏、丢失等问题。加强对资料存储环境的管理，控制温度、湿度、光照等条件，防止资料因环境因素受损。3.资料检索与借阅建立资料检索系统，为员工提供便捷的资料查询服务。员工可通过纸质目录、电子数据库等方式快速查找所需资料。制定资料借阅制度，明确借阅流程、借阅期限和借阅权限。员工因工作需要借阅资料时，需填写借阅申请表，经相关负责人批准后，方可借阅。对借阅的资料进行登记，跟踪资料的借阅情况，确保资料按时归还。如发现资料逾期未还或有损坏、丢失等情况，及时与借阅人联系并追究责任。4.资料利用与开发积极开展资料的分析和研究工作，为卫生院的决策提供数据支持和参考依据。根据卫生院的工作需求，对资料进行整理和汇编，形成有价值的信息产品，如统计报表、专题报告等，为员工提供便利。加强与其他医疗机构、科研机构的资料交流与合作，促进信息资源的共享和利用。5.资料室设施设备管理负责资料室设施设备的日常维护和管理，确保设备的正常运行。定期对设施设备进行检查、维修和更新，保证资料存储和管理工作的顺利开展。建立设施设备使用登记制度，记录设备的使用情况，提高设备的使用效率。三、资料收集与整理1.资料收集范围医疗资料：包括病历、诊断报告、治疗方案、临床研究资料等。教学资料：教案、课件、教学大纲、考试试卷等。科研资料：科研项目申报书、研究论文、实验数据、科研成果报告等。管理资料：行政文件、会议记录、工作计划、工作总结、统计报表等。其他资料：与卫生院工作相关的图书期刊、学术讲座资料、培训教材等。2.资料收集渠道内部收集：各科室定期将本科室产生的资料移交至资料室。外部收集：通过订阅、购买、交换、捐赠等方式获取外部相关资料。网络收集：利用互联网资源，收集与卫生院业务相关的信息资料，并进行整理和保存。3.资料整理要求分类标准：按照资料的性质、内容、来源等进行分类，采用科学合理的分类方法，确保资料分类清晰、便于查找。编目要求：对每一份资料进行编号、登记，编制详细的目录索引，注明资料的名称、作者、日期、来源、存放位置等信息。装订规范：对纸质资料进行装订，确保资料整齐、牢固，便于长期保存和查阅。装订时应注意保护资料的完整性，避免损坏资料内容。四、资料存储与保管1.存储环境要求温度控制：资料室温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。通风条件：保证资料室通风良好，防止有害气体积聚对资料造成损害。防火防潮：配备防火、防潮设备，如灭火器、除湿机等，确保资料的安全存储。防虫防鼠：采取有效的防虫、防鼠措施，如放置防虫药、封堵鼠洞等，防止资料被虫蛀、鼠咬。2.存储设备管理档案柜管理：定期检查档案柜的完好情况，如有损坏及时维修或更换。档案柜应按照分类存放资料，标识清晰，便于查找。书架管理：书架应摆放整齐，书籍应分类放置，并按照编号顺序排列。定期对书架进行整理，清除灰尘和杂物。电子存储设备管理：建立电子资料存储系统，对电子资料进行分类存储和备份。定期检查电子存储设备的运行情况，进行数据维护和更新，防止数据丢失。3.资料保管期限根据国家有关规定和卫生院的实际情况，确定各类资料的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。对于具有重要历史价值、科研价值或法律凭证作用的资料，应永久保存。4.资料清查与盘点资料室应定期对资料进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括资料的数量、质量、存储状况等。清查过程中发现资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并记录在案。根据清查结果，编制资料清查报告，总结资料管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。五、资料检索与借阅1.检索系统建设建立纸质目录检索系统，将资料的目录信息整理成册，放置在资料室便于查阅的位置。开发电子检索系统，利用计算机软件对资料的电子目录进行管理，员工可通过关键词、分类号等方式快速检索所需资料。定期更新检索系统的内容，确保检索信息的准确性和完整性。2.借阅流程借阅申请：员工如需借阅资料，应填写借阅申请表（见附件），注明资料名称、借阅期限、用途等信息，并签字确认。审批流程：借阅申请表经所在科室负责人审核签字后，交资料室负责人审批。资料室负责人根据资料的保密级别、借阅期限等因素进行审批，批准后方可借阅。资料领取：借阅人凭审批后的借阅申请表到资料室领取资料。资料室工作人员应按照申请表上的信息，准确提供所需资料，并办理借阅登记手续。归还手续：借阅人应在规定的借阅期限内归还资料。归还时，资料室工作人员应认真检查资料的完整性和完好性，如发现资料有损坏、丢失等情况，应及时与借阅人协商解决，并按照相关规定进行处理。借阅人归还资料后应在借阅登记册上签字确认。3.借阅期限一般资料的借阅期限为[X]天，特殊情况需延长借阅期限的，应提前向资料室提出申请，经批准后方可延长。对于重要资料或保密资料，借阅期限应根据资料的性质和保密要求确定，一般不超过[X]天。4.借阅权限卫生院员工因工作需要均可借阅资料室的资料，但应遵守本制度的相关规定。涉及保密资料的借阅，应严格按照保密规定执行，经保密管理部门批准后，方可借阅。外部人员因工作需要借阅资料时，应提前与卫生院相关部门联系，经同意后，按照资料室规定的借阅流程办理借阅手续。六、资料利用与开发1.数据分析与研究资料室应定期对各类资料进行数据分析，提取有价值的信息，为卫生院的医疗质量评估、科研项目申报、管理决策等提供数据支持。开展资料的专题研究工作，结合卫生院的工作重点和热点问题，对相关资料进行深入分析和研究，形成研究报告，为领导决策提供参考依据。2.信息产品制作根据卫生院的工作需求，对资料进行整理和汇编，制作各类信息产品，如统计报表、专题报告、工作简报等。信息产品应内容准确、格式规范、语言简洁，能够及时反映卫生院的工作动态和成果，为员工提供便捷的信息服务。3.资料交流与合作积极与其他医疗机构、科研机构、学术团体等开展资料交流与合作，共享信息资源，促进业务发展。参加各类学术会议、研讨会等活动，及时了解行业最新动态和研究成果，带回相关资料，丰富资料室的馆藏。与其他单位建立资料交换关系，定期交换各自的特色资料，拓宽资料收集渠道。七、资料室设施设备管理1.设施设备配备根据资料室的工作需要，配备必要的设施设备，如档案柜、书架、电脑、打印机、复印机、除湿机、灭火器等。设施设备应定期进行维护和更新，确保其性能良好，满足资料管理工作的要求。2.设施设备维护建立设施设备维护制度，明确维护责任人和维护周期。资料室工作人员应定期对设施设备进行检查、清洁、保养等工作，及时发现和处理设备故障。对于大型设备或专业性较强的设备，应委托专业维修人员进行维修和保养，确保设备的正常运行。3.设施设备更新根据资料室的发展和工作需求，适时对设施设备进行更新。更新设备时，应进行充分的市场调研，选择性能优良、价格合理的设备。新设备投入使用前，应进行调试和验收，确保设备符合资料管理工作的要求。同时，应对操作人员进行培训，使其熟悉设备的性能和操作方法。八、人员管理1.资料室工作人员职责资料室负责人职责：全面负责资料室的管理工作，制定工作计划和管理制度，组织实施资料的收集、整理、存储及利用等工作，协调与其他部门之间开展资料交流与合作，定期向上级领导汇报资料室工作情况。资料管理人员职责：负责资料的具体收集、整理、编目、存储、借阅等工作，严格遵守资料管理工作流程和制度，确保资料的安全和完整，为员工提供优质的资料查询和借阅服务，协助资料室负责人开展资料分析和研究等工作。2.人员培训定期组织资料室工作人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。培训内容包括资料管理知识、信息技术应用、保密知识等。鼓励工作人员参加学术交流活动，了解行业最新动态和发展趋势，不断更新知识结构，提高工作能力。3.考核与奖惩建立资料室工作人员考核制度，对工作人员的工作表现、业务能力、工作业绩等进行定期考核。考核结果作为工作人员晋升、奖励、培训等的依据。