总经办运营管理制度

PAGE总经办运营管理制度一、总则（一）目的为了规范总经办的运营管理，提高工作效率，确保公司各项决策的有效执行，促进公司整体运营的顺畅与高效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于总经办全体成员，包括总经办主任、副主任、秘书及其他相关工作人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保公司运营管理活动合法合规。2.高效性原则：优化工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率，快速响应公司内外部需求。3.协作性原则：加强总经办内部成员之间以及与其他部门之间的沟通协作，形成工作合力。4.规范性原则：明确各项工作的标准和要求，做到有章可循、规范有序。二、组织架构与职责（一）总经办组织架构总经办设主任一名，副主任若干名，下设秘书岗位及其他专项工作岗位，形成分工明确、协同高效的组织架构。（二）职责分工1.总经办主任职责全面负责总经办的日常运营管理工作，制定工作计划与目标，并组织实施。负责与公司高层领导沟通协调，及时传达领导指示，反馈工作进展情况。组织总经办会议，协调各岗位工作，解决工作中出现的问题。审核重要文件、报告等，确保其符合公司政策和要求。负责总经办团队建设与管理，提升团队整体素质和业务能力。2.总经办副主任职责协助主任开展工作，在主任授权范围内履行相关职责。负责分管领域的工作安排与落实，定期向主任汇报工作进展。参与重要文件、会议等的筹备与组织工作，提供专业支持和建议。协调与其他部门在分管业务上的对接与合作，推动工作顺利开展。3.秘书岗位职责负责文件、资料的收发、登记、传阅、归档等工作，确保文件流转的及时性和准确性。协助组织会议，做好会议记录、纪要整理及会议后续跟进工作。负责总经办办公用品的管理与采购申请，保障办公物资的正常供应。协助主任处理日常行政事务，如行程安排、接待工作等。维护总经办办公区域的整洁与秩序，营造良好的工作环境。4.其他专项工作岗位职责根据总经办工作需要，设立各项专项工作岗位，如信息管理岗、数据分析岗等。各岗位人员负责相应专项工作的开展，包括信息收集与整理、数据分析与报告、专项任务执行等，为公司决策提供有力支持。三、工作流程与规范（一）文件管理流程1.文件起草各部门或个人根据工作需要起草文件，文件内容应明确、准确、简洁，符合公司格式规范和语言要求。涉及重要事项或政策的文件，起草部门应进行充分调研和论证，并征求相关部门意见。2.文件审核文件起草完成后，提交至总经办进行审核。审核人员应重点审查文件内容的合法性、准确性、完整性以及与公司政策的一致性。对于涉及多部门的文件，审核人员应组织相关部门进行会审，确保文件能够顺利执行。3.文件签发经审核通过的文件，按照公司文件签发权限规定，由相应领导进行签发。重要文件需经总经理或董事长签发，签发人应认真审阅文件内容，签署明确意见。4.文件印发文件签发后，由秘书负责按照规定格式进行排版、编号，并印发至相关部门和人员。印发文件时，应做好文件发放记录，明确发放范围、份数及发放时间等信息。5.文件归档文件印发后，秘书应及时将文件原件及相关附件进行归档保存。归档文件应按照类别、年度等进行分类整理，便于查询和管理。定期对归档文件进行清查盘点，确保文件的完整性和安全性。（二）会议管理流程1.会议筹备根据会议主题、参会人员范围等确定会议时间、地点，并提前通知相关人员。秘书负责准备会议所需的资料、设备等，如会议文件、投影仪、音响设备等，并确保其正常运行。根据会议议程安排，提前组织参会人员做好发言准备，收集相关汇报材料。2.会议组织会议开始前，秘书应引导参会人员签到入场，安排座位，并做好会议记录准备工作。会议期间，秘书应认真记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议事项等，确保记录准确、完整。维持会议秩序，确保会议按照预定议程顺利进行，及时处理会议中出现的突发情况。3.会议纪要会议结束后，秘书应及时整理会议纪要。会议纪要应准确概括会议主要内容、决议事项及责任分工，语言简洁明了。会议纪要初稿完成后，提交至总经办主任审核，审核通过后印发至参会人员及相关部门，并跟踪决议事项执行情况。4.会议跟进秘书负责对会议决议事项进行跟进，定期收集各责任部门的执行进展情况，并向总经办主任汇报。对于执行过程中出现的问题或困难，及时协调相关部门进行解决，确保会议决议得到有效落实。（三）信息管理流程1.信息收集信息管理岗负责收集公司内外部各类信息，包括政策法规、行业动态、市场信息、公司内部工作进展等。通过多种渠道收集信息，如网络媒体、行业报告、内部工作汇报、会议交流等，确保信息来源广泛、及时。2.信息整理对收集到的信息进行分类整理，筛选出有价值的信息，并进行编辑、提炼，使其更具针对性和可读性。建立信息数据库，将整理后的信息按照类别、主题等进行存储，便于查询和检索。3.信息分析定期对收集整理的信息进行分析研究，挖掘信息背后的潜在趋势和问题，为公司决策提供参考依据。针对重要信息或热点问题，撰写专题分析报告，提出相关建议和对策。4.信息报送根据公司领导及各部门需求，及时将整理分析后的信息报送至相关人员。信息报送应做到准确、及时、有针对性，确保信息能够为公司决策和工作开展提供有效支持。（四）日常行政事务管理流程1.办公用品管理秘书负责制定办公用品采购计划，根据各部门需求及库存情况，定期采购办公用品。建立办公用品领用台账，详细记录办公用品的领用日期、名称、数量、领用部门及领用人等信息。定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符，合理控制库存水平，避免浪费。2.办公设备管理总经办负责公司办公设备的统一管理，包括电脑、打印机、复印机、传真机等。建立办公设备档案，记录设备型号、购置时间、维修保养记录等信息。定期对办公设备进行检查和维护，确保设备正常运行。对于出现故障的设备，及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。3.车辆管理公司车辆由总经办统一调度管理，制定车辆使用管理制度，明确车辆使用范围、申请流程、调度原则等。驾驶员负责车辆的日常保养和清洁，定期对车辆进行安全检查，确保车辆性能良好、安全行驶。车辆使用人需提前填写用车申请单，经审批后按照指定时间和路线使用车辆。用车结束后，及时归还车辆，并做好车辆交接手续。4.接待管理总经办负责公司接待工作的统筹安排，根据接待对象的级别和来访目的，制定相应的接待方案。接待方案应明确接待规格、接待流程、陪同人员、接待费用预算等内容。秘书负责对接待工作进行具体组织实施，包括预订酒店、安排餐饮、车辆接送、会议安排等，确保接待工作周到、细致、规范。四、工作纪律与行为规范（一）考勤制度1.总经办成员应严格遵守公司考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.如需请假，应提前按照公司请假流程办理请假手续，经批准后方可休假。请假期间应保持通讯畅通，以便及时处理工作事宜。3.秘书负责每月统计总经办成员考勤情况，并报送至人力资源部门。（二）保密制度1.总经办成员应严格遵守公司保密制度，保守公司商业秘密、技术秘密及其他敏感信息。2.对于涉及公司机密的文件、资料、会议内容等，应妥善保管，不得随意泄露给无关人员。3.在工作中，如需使用或传递机密信息，应按照公司规定的保密程序进行操作，确保信息安全。（三）廉洁自律制度1.总经办成员应廉洁奉公，自觉遵守法律法规和公司廉洁自律规定，不得利用职务之便谋取私利。2.在工作中，不得接受供应商、客户或其他利益相关方的贿赂、回扣或其他不正当利益。3.严格遵守公司财务制度，不得违规报销费用或挪用公款。（四）沟通协作规范1.总经办成员之间应保持良好的沟通协作关系，相互支持、配合，共同完成各项工作任务。2.在与其他部门沟通协作时，应尊重对方意见和建议，积极主动协调解决问题，不得推诿扯皮。3.及时反馈工作进展情况和存在的问题，确保信息传递的及时性和准确性，避免因信息不畅导致工作延误或失误。五、绩效考核与激励机制（一）绩效考核指标1.工作业绩指标：根据总经办各岗位工作职责，设定相应的工作业绩考核指标，如文件处理及时率、会议组织成功率、信息报送准确率等。2.工作能力指标：考核总经办成员的专业知识、业务技能、沟通协调能力、问题解决能力等方面的表现。3.工作态度指标：包括工作积极性、责任心、团队合作精神、敬业精神等方面的评价。（二）绩效考核周期绩效考核周期为季度考核与年度考核相结合。季度考核于每季度末进行，年度考核于每年年末进行。（三）考核方式1.自我评估：总经办成员在考核期结束后，对自己的工作表现进行自我评价，填写绩效考核自评表。2.上级评估：总经办主任根据成员日常工作表现、工作成果等，对其进行上级评估，填写绩效考核评估表。3.同事评估：在一定范围内组织总经办成员之间进行互评，综合评价彼此的工作表现。4.综合评定：人力资源部门根据自我评估、上级评估和同事评估结果，进行综合评定，确定最终绩效考核成绩。（四）激励机制1.绩效奖金：根据绩效考核结果，发放绩效奖金。绩效奖金与考核成绩挂钩，考核成绩优秀的成员可获得较高的绩效奖金。2.晋升机会：对于绩效考核成绩连续优秀、工作能力突出的成员，在公司岗位晋升时给予优先考虑。3.培训与发展：根据成员绩效考核情况和个人发展需求，提供相应的培训机会，帮助其提升业务能力和综合