现金客户财务制度

PAGE现金客户财务制度一、总则1.目的本财务制度旨在规范公司与现金客户之间的财务往来，确保现金收支的准确性、安全性和合规性，加强财务管理，防范财务风险，保障公司的正常运营和发展。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及现金交易的客户业务，包括但不限于现金销售、现金收款、现金退款等相关财务活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经制度，确保公司现金业务活动合法合规。准确性原则：现金收支记录必须准确无误，保证财务数据的真实性和可靠性。安全性原则：采取有效措施确保现金资产的安全，防止现金被盗、丢失或挪用等情况发生。及时性原则：及时处理现金业务，保证资金的及时收付，提高资金使用效率。二、现金客户定义及分类1.现金客户定义现金客户是指在与公司的交易过程中，以现金形式支付货款或其他款项的客户。2.现金客户分类一次性现金客户：仅进行一次现金交易的客户。这类客户交易金额相对较小，交易频率较低。经常性现金客户：频繁与公司进行现金交易的客户。他们通常具有一定的业务规模，交易金额相对较大且交易较为频繁。临时性现金客户：因特殊原因偶尔进行现金交易的客户，如临时性采购、紧急订单等。三、现金收款管理1.收款流程销售业务收款销售人员与现金客户签订销售合同或协议，明确交易金额、付款方式等条款。客户交付现金时，销售人员应开具一式多联的收款收据，注明客户名称、交易日期、交易内容、金额等信息，并加盖公司财务专用章或发票专用章。收款收据应按照编号顺序使用，不得跳号、重号。销售人员在收到现金后，应立即将现金交予公司财务部门，并填写现金交款单，注明收款日期、客户名称、金额等信息。财务人员收到销售人员交来的现金及现金交款单后，应认真核对收款收据、现金交款单与销售合同或协议的一致性，清点现金金额无误后，在现金交款单上签字确认，并将现金存入公司指定的银行账户。其他业务收款对于除销售业务以外的其他现金收款业务，如租金收入、押金收入等，相关业务部门应按照规定的流程办理收款手续，开具收款收据，并及时将现金及收款凭证交予财务部门。财务部门按照销售业务收款流程进行处理，确保收款及时、准确、安全。2.收款记录与核对财务部门应建立现金收款台账，详细记录每一笔现金收款的日期、客户名称、金额、收款方式、收款事由等信息。现金收款台账应定期与现金日记账、银行存款日记账进行核对，确保账账相符。每日营业终了，财务人员应盘点库存现金，确保账实相符。如发现现金长款或短款，应及时查明原因，并按照规定的审批程序进行处理。定期对现金收款业务进行内部审计，检查收款流程的执行情况、收款记录的准确性和完整性等，发现问题及时整改。3.收款安全防范公司应配备必要的现金收款设备，如验钞机、保险柜等，确保现金收款的准确性和安全性。现金收款人员在收款过程中应保持警惕，注意观察周边环境，避免在不安全的场所收款。如有必要，可安排专人陪同收款。加强对现金收款人员的安全教育和培训，提高其安全意识和防范能力，防止现金被盗、抢劫等安全事故的发生。四、现金付款管理1.付款流程采购业务付款采购部门根据采购合同或协议，填写付款申请单，注明供应商名称、采购日期、采购内容、金额、付款方式等信息，并附上相关的采购发票、验收单等凭证。付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门收到付款申请单后，应认真审核相关凭证的真实性、合法性和完整性，核对付款申请金额与采购合同或协议的一致性。审核无误后，按照公司资金审批权限进行审批。审批通过后，财务人员根据付款方式进行付款操作。如为现金付款，应从公司库存现金中支付，并填写现金支出凭证，注明付款日期、供应商名称、金额、付款事由等信息。现金支出凭证由收款人签字确认。费用报销付款员工按照公司费用报销制度填写费用报销单，注明报销日期、报销事项、金额、附件张数等信息，并附上相关的发票、收据等原始凭证。费用报销单经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门收到费用报销单后，按照费用报销制度进行审核，重点审核报销事项的真实性、合理性和合法性，以及报销金额是否符合公司规定的标准。审核无误后，按照公司资金审批权限进行审批。审批通过后，财务人员根据付款方式进行付款操作。如为现金付款，按照采购业务付款流程中的现金支付程序办理。其他业务付款对于除采购业务和费用报销以外的其他现金付款业务，如支付违约金、赔偿金等，相关业务部门应按照规定的流程办理付款申请手续，提交付款申请单及相关证明材料。财务部门按照上述采购业务付款或费用报销付款的审核和审批程序进行处理，确保付款合法合规，并及时进行付款操作。2.付款审批权限公司应根据现金付款金额的大小，设定不同的审批权限。具体审批权限如下：现金付款金额在[X]元以下的，由财务部门负责人审批。现金付款金额在[X]元至[X]元之间的，由财务总监审批。现金付款金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。对于重大现金付款事项，应实行集体决策审批制度，确保付款决策的科学性和合理性。3.付款记录与核对财务部门应建立现金付款台账，详细记录每一笔现金付款的日期、供应商名称或收款人姓名、金额、付款方式、付款事由等信息。现金付款台账应定期与现金日记账进行核对，确保账账相符。定期对现金付款业务进行内部审计，检查付款流程的执行情况、付款审批的合规性、付款记录的准确性和完整性等，发现问题及时整改。五、现金库存管理1.库存限额设定公司根据日常现金收支业务量，合理设定现金库存限额。现金库存限额一般按照公司35天的日常现金支出量确定，但最高不得超过[X]元。现金库存限额经公司财务部门提出申请，报公司总经理审批后执行。如因业务发展等原因需要调整现金库存限额，应按照上述程序重新申请和审批。2.库存现金保管公司应设置专门的保险柜用于存放库存现金，保险柜应放置在安全可靠的场所，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。库存现金应按照币种、面值分别存放，整齐有序，便于清点和核对。保险柜钥匙和密码应由专人保管，不得随意交予他人。如因工作需要临时交接，应办理交接手续，并记录交接时间、交接人、监交人等信息。3.库存现金盘点每日营业终了，财务人员应进行库存现金盘点，确保账实相符。盘点工作应由财务人员自行完成，不得由他人代盘。库存现金盘点应填写库存现金盘点表，详细记录盘点日期、实际库存现金金额、账存现金金额、长款或短款金额及原因等信息。库存现金盘点表应由盘点人和监盘人签字确认。如发现库存现金长款或短款，应及时查明原因，并按照规定的审批程序进行处理。长款应及时入账，短款如属于责任人原因造成的，应由责任人赔偿；如无法查明原因，经批准后计入当期损益。六、现金业务监督与审计1.内部监督公司财务部门应建立健全现金业务内部监督制度，加强对现金收款、付款、库存管理等环节的日常监督检查。财务人员应定期对现金业务进行自查，发现问题及时整改。同时，财务部门负责人应不定期对现金业务进行抽查，确保现金业务操作规范、财务数据准确。公司内部审计部门应定期对现金业务进行审计，检查现金业务内部控制制度的执行情况、财务收支的真实性和合法性等，发现问题及时提出审计意见和建议，并督促相关部门整改落实。2.外部审计公司应按照国家法律法规和相关财经制度的要求，定期聘请外部审计机构对公司财务报表和现金业务进行审计，并配合审计机构的工作，提供必要的资料和信息。对于外部审计机构提出的审计意见和建议，公司应认真研究，积极整改，确保公司现金业务活动符合法律法规和财经制度的要求。七、现金业务相关人员职责1.销售人员职责负责与现金客户签订销售合同或协议，确保合同条款明确、合法合规。按照规定的收款流程收取现金，开具收款收据，并及时将现金及收款凭证交予财务部门。协助财务部门核对销售业务的相关信息，确保收款记录准确无误。2.采购人员职责根据采购合同或协议，及时填写付款申请单，并附上相关的采购发票、验收单等凭证。配合财务部门审核付款申请，提供必要的解释和说明。负责与供应商沟通付款事宜，确保付款及时、准确。3.财务人员职责负责现金收款、付款业务的审核、记账和资金管理工作，确保现金收支准确、合规。建立健全现金业务相关的财务台账，定期进行核对和盘点，保证账账相符、账实相符。加强对现金业务的内部控制，防范财务风险，及时发现和处理现金业务中的问题。按照国家法律法规和公司财务制度的要求，编制现金业务相关的财务报表和报告，为公司管理层提供决策依据。4.公司管理层职责负责审