卫生院档案室工作制度

PAGE卫生院档案室工作制度一、总则1.目的为加强卫生院档案室工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为卫生院的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。3.基本原则遵循统一领导、分级管理的原则，确保档案管理工作的集中统一；坚持维护档案的真实性、完整性、系统性和安全性，便于档案的查阅和利用。二、档案管理机构与人员职责1.档案室设置卫生院设立独立的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等，确保档案存放环境安全适宜。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。严格执行档案管理制度，确保档案的安全与保密，防止档案的损坏、丢失和泄密。积极开展档案信息资源的开发利用工作，为卫生院各项工作提供档案查询、借阅等服务。定期对档案进行清查、核对，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。参与档案管理工作的业务培训和交流，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与归档1.文件材料的形成与积累各科室在工作活动中应及时形成、积累各类文件材料，确保文件材料的真实、完整、准确。文件材料应字迹清晰、签署完备，采用耐久性强的书写材料和载体。2.收集范围上级文件：包括党和政府及卫生行政部门颁发的与卫生院工作相关的各类文件、指示、通知等。卫生院内部文件：如工作计划、总结、报告、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案、医疗业务档案（病历、处方、检查检验报告等）、设备档案、基建档案等。与卫生院业务相关的外来文件：如合作协议、科研项目合同、学术交流材料等。3.收集要求各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，定期将整理好的文件材料移交档案室。对于重要文件材料，应及时收集并妥善保管，防止丢失或损坏。收集的文件材料应保持其历史联系，按照一定的规律进行分类整理。4.归档时间当年形成的文件材料，一般应在次年上半年归档完毕。对于一些特殊的文件材料，如重大医疗事件档案、重要科研项目档案等，应及时归档。5.归档程序文件材料收集人员对收集到的文件材料进行初步整理，剔除无关的材料，按照分类方案进行分类。对分类后的文件材料进行编号、编目，填写卷内目录和备考表。将整理好的文件材料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。档案管理人员对归档的文件材料进行审核，确认无误后办理交接手续，将档案上架存放。四、档案的整理与分类1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类方法采用年度机构保管期限分类法。即先按年度分开，再按内部机构分类，最后按保管期限划分。年度：以文件形成的自然年度为依据进行划分。机构：按照卫生院内部的科室设置进行分类，如办公室、医务科、护理部、财务科、药剂科等。保管期限：根据文件的重要程度和历史价值，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。3.整理要求对归档的文件材料进行系统排列，去除重复、无效的文件。对破损的文件进行修复，对字迹模糊或易褪色的文件进行复制。编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等，目录应清晰准确，便于查找。五、档案的保管与保护1.保管环境档案室应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具使用符合标准的档案柜、档案盒等装具存放档案，档案柜应排列整齐，便于通风和查找。3.安全防护措施档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备。防火：安装火灾自动报警装置和灭火设备，严禁在档案室吸烟和使用明火。防盗：档案室门窗应坚固，安装防盗门窗和监控设备，确保档案安全。防潮：采取防潮措施，如放置干燥剂、通风换气等，防止档案受潮发霉。防虫：定期检查档案，发现虫害及时采取防治措施，如放置驱虫药品等。防鼠：采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夹等，防止档案被鼠咬。防尘：保持档案室清洁，定期打扫，防止灰尘对档案的损害。防光：采用防光窗帘、灯具等，避免光线直射档案。防污染：避免档案接触有害化学物质，防止档案被污染。4.档案的定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，一般每年至少检查一次。检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等，发现问题及时处理，并做好检查记录。5.档案的修复与复制对破损、褪色、字迹模糊等有问题的档案，应及时进行修复和复制。修复和复制档案应遵循保持档案原貌的原则，确保档案的真实性和完整性。六、档案的利用与借阅1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息不被泄露和滥用。2.利用范围卫生院内部工作人员因工作需要查阅档案。上级主管部门、司法机关等因工作需要查阅档案。与卫生院有合作关系的单位或个人因业务需要查阅档案。3.借阅手续卫生院内部工作人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、数量、期限等，经所在科室负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。外单位人员借阅档案，需持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅档案名称、数量、期限等，经卫生院分管领导签字同意后，到档案室办理借阅手续。借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期，应办理续借手续。4.查阅要求查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。查阅重要档案时，应有档案管理人员在场监督。5.档案的复印与摘录因工作需要复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并在复印件或摘录件上加盖档案室印章。复印件和摘录件应与原件核对无误，注明出处和用途。七、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的价值。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。3.鉴定内容档案的内容是否重要，是否反映卫生院的主要工作和历史发展。档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。档案的完整性和准确性。4.鉴定方法根据档案的保管期限、内容、来源等因素，对档案进行综合分析和评估。查询档案利用记录，了解档案的利用频率和效果。征求相关业务科室和人员的意见，对档案的价值进行判断。5.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报卫生院分管领导审批。审批同意后，由档案管理人员和指定的监销人员共同对档案进行销毁。销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复