卫生院财产采购制度

PAGE卫生院财产采购制度一、总则1.目的为加强卫生院财产采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保障卫生院各项工作的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室及部门涉及的所有财产采购活动，包括医疗设备、办公用品、药品、耗材等各类物资的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护卫生院及供应商的合法权益，杜绝不正当竞争。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本。归口管理原则：明确各部门在财产采购中的职责，实行归口管理，确保采购工作有序进行。二、采购组织与职责1.采购领导小组成立以卫生院院长为组长，副院长为副组长，各相关职能科室负责人为成员的采购领导小组。职责：负责审议和决策重大采购项目，制定采购政策和制度，监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购部门设立专门的采购部门，配备专业的采购人员。职责：负责具体采购业务的实施，包括编制采购计划、组织采购招标、谈判、签订合同等工作，确保采购任务按时、按质、按量完成。3.使用部门卫生院各科室为财产的使用部门。职责：根据工作需要提出采购申请，参与采购项目的技术参数论证和验收工作，负责所购财产的日常使用和管理。4.财务部门职责：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，对采购成本进行核算和分析，确保采购资金的合理使用。5.审计部门职责：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况以及采购资金的使用效益，防范采购风险。三、采购预算管理1.预算编制各使用部门应根据年度工作计划和实际工作需求，于每年年底前编制下一年度的采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并附必要的说明。采购部门对各使用部门提交的采购预算进行汇总审核，结合卫生院的财务状况和发展规划，编制卫生院年度采购总预算，报采购领导小组审议通过。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。因特殊情况需要调整采购预算的，使用部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购部门审核后报采购领导小组审批。3.预算监督财务部门定期对采购预算的执行情况进行检查和分析，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。审计部门对采购预算的编制和执行情况进行审计监督，确保预算的严肃性和准确性。四、采购流程1.采购申请使用部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、申请理由等内容，并经部门负责人签字确认。对于金额较大或技术复杂的采购项目，使用部门应组织相关人员进行论证，形成论证报告，作为采购申请的附件。2.采购审批采购申请表提交至采购部门后，采购部门根据采购预算和审批权限进行审核。对于预算内且金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；对于预算内金额较大或涉及重大采购项目的，采购部门审核后报采购领导小组审批；对于超预算采购项目，必须经采购领导小组审议通过，并报上级主管部门批准。3.采购实施采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购；因特殊情况需要采用其他采购方式的，应按照相关规定履行审批手续。招标采购采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。非招标采购对于邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等非招标采购方式，采购部门应按照相应的采购程序进行操作。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书；竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判；单一来源采购应符合规定的适用情形，并经采购领导小组批准；询价应向不少于三家的供应商发出询价通知书，对报价进行比较，确定成交供应商。合同签订采购部门与中标或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同应报财务部门备案，作为支付货款和验收货物的依据。4.采购验收验收准备采购部门在采购合同签订后，应及时通知使用部门做好验收准备工作。使用部门应组织相关人员熟悉采购项目的技术要求和验收标准，制定验收方案。验收实施采购项目到货后，使用部门按照验收方案进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、技术参数等是否符合采购合同要求。对于大型医疗设备等重要采购项目，应邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。验收过程中发现问题的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物。验收报告验收完成后，使用部门应填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果等内容，并经验收人员签字确认。《采购验收报告》作为采购项目结算和资产入账的重要依据。5.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购发票等相关凭证，确认无误后办理付款手续。对于符合财政直接支付条件的采购项目，按照财政国库集中支付制度的规定进行支付；对于不符合财政直接支付条件的采购项目，通过银行转账等方式支付货款。财务部门应严格控制采购付款进度，确保资金支付安全，防止出现超付、错付等情况。五、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，内容应符合法律法规和行业标准的要求。采购合同签订前，采购部门应会同法律事务部门或法律顾问对合同条款进行审核，确保合同的合法性、完整性和有效性。采购合同签订后，应及时加盖卫生院公章，并按照规定进行编号、归档。2.合同执行采购部门和使用部门应按照采购合同约定，督促供应商履行合同义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。在合同执行过程中，如遇合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续，并及时通知财务部门调整付款计划。3.合同监督审计部门定期对采购合同的执行情况进行审计监督，检查合同双方是否严格履行合同约定，有无违约行为。财务部门对采购合同的付款情况进行跟踪管理，确保采购资金的支付符合合同规定。六、供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商准入制度，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择合格的供应商。供应商应具备合法的经营资质，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，能够提供符合质量要求的产品和优质的售后服务。采购部门定期收集供应商信息，建立供应商档案，记录供应商的基本情况、业绩表现、合作记录等内容，并进行动态管理。2.供应商考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行考核评价。考核评价结果分为优秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四个等级。对于考核评价为优秀的供应商，在同等条件下优先选择；对于考核评价为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。3.供应商激励与淘汰采购部门对表现优秀的供应商给予适当的激励措施，如增加采购份额奖励、优先付款等。对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时淘汰，并在供应商档案中予以记录。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素及其影响程度。采购风险主要包括采购质量风险、采购价格风险、采购合同风险、采购付款风险、供应商违约风险等。2.风险应对措施采购质量风险：加强采购过程中的质量控制，严格审核供应商资质和产品质量，要求供应商提供质量合格证明文件，加强验收环节的管理，确保采购产品符合质量要求。采购价格风险：建立市场价格监测机制，定期收集市场价格信息，进行价格分析和比较，合理确定采购价格。对于金额较大的采购项目，可采用招标、谈判等方式进行采购，通过竞争降低采购价格。采购合同风险：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时采取措施解决。采购付款风险：建立健全采购付款审批制度和财务管理制度，严格审核采购发票等相关凭证，确保采购付款的真实性、合法性和准确性。加强对采购资金的监控，防止出现资金挪用、贪污等风险。供应商违约风险：加强对供应商的管理和考核，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。在采购合同中明确违约责任条款，对供应商的违约行为进行约束。如遇供应商违约，及时采取法律手段维护卫生院的合法权益。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监测和评估，及时发现风险变化情况。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购部门应采取相应的风险应对措施，降低风险损失。八、监督与检查1.内部监督审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用效益等方面，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务部门对采购资金的支付进行监督管理，确保采购资金专款专用，严格按照财务制度进行核算和报销。采购部门应定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改