领导采购财务制度汇编

PAGE领导采购财务制度汇编一、总则（一）目的本制度汇编旨在规范公司领导采购财务行为，确保采购活动合法、合规、透明，提高资金使用效益，防范财务风险，保障公司正常运营和发展。（二）适用范围本制度适用于公司各级领导参与的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作。3.透明性原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内部监督和外部审计。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和业务需求，提前编制采购预算。采购预算应明确采购项目、数量、金额、时间等内容。2.采购预算编制应遵循“零基预算”原则，充分考虑市场价格波动、业务发展变化等因素，确保预算的科学性和合理性。3.采购预算经部门负责人审核后，报财务部门汇总，由公司领导审批确定。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.因市场价格波动、政策变化、业务需求调整等原因，确需调整采购预算的，由采购部门提出申请，说明调整的原因、内容和金额。2.采购部门申请经部门负责人审核后，报财务部门审核，由公司领导审批。预算调整后，应及时更新采购预算相关文件。三、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，包括采购需求的合理性、预算的合规性等。2.对于金额较大、影响重大的采购项目，采购部门应组织相关部门进行论证，提出采购建议。3.采购申请经采购部门审核通过后，按照公司审批权限规定，报公司领导审批。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，制定采购方案，明确采购方式、采购渠道、采购时间等内容。2.采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，应根据采购项目的特点和要求选择合适的采购方式。3.采购部门应按照采购方案组织实施采购活动，与供应商进行沟通、谈判、签订合同等。4.在采购过程中，采购部门应严格遵守法律法规和公司规定，确保采购活动的合法性和合规性。（四）合同签订1.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司公章。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购部门应组织相关部门进行验收，验收内容包括数量、质量、规格等是否符合合同要求。2.验收合格后，采购部门应填写验收报告，经验收人员签字确认后，提交财务部门。3.财务部门根据验收报告和采购合同，按照规定的付款方式和时间办理付款手续。付款前，财务部门应审核采购发票的真实性、合法性和完整性。四、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照规定在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间和地点等。3.公开招标应遵循公平、公正、公开的原则，接受社会监督。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。3.邀请招标应严格按照规定的程序进行，确保邀请对象的公正性和代表性。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组应由采购代表和有关专家组成，人数不得少于三人。3.竞争性谈判应明确谈判程序和规则，确保谈判过程的公平、公正、公开。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购部门应按照规定进行审批，并在指定媒体上公示。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采用询价方式采购的，采购部门应向供应商提供询价通知书，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。3.询价应严格按照规定的程序进行，确保询价结果的公正性和合理性。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和公司规定的要求。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交法律部门或法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同变更1.采购合同变更应按照规定的程序进行审批。变更申请由采购部门提出，说明变更的原因、内容和金额。2.采购部门申请经部门负责人审核后，报财务部门审核，由公司领导审批。合同变更后，应及时更新合同相关文件。（四）合同终止1.采购合同终止的情形包括合同履行完毕、双方协商一致解除合同、因不可抗力或其他原因导致合同无法履行等。2.合同终止后，采购部门应及时清理合同文件，办理相关手续，确保公司权益不受损失。六、采购监督管理（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.公司纪检监察部门应加强对采购活动的纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。3.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务素质和廉洁意识。（二）外部监督1.公司应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，积极配合相关部门开展工作。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，公司应按照规定进行信息公开，接受社会监督。七、财务报销管理（一）报销凭证1.采购报销应提供合法、有效的报销凭证，包括发票（增值税发票、普通发票等）、收据、合同、验收报告等。2.发票应符合国家税务部门的规定，内容真实、完整、准确，加盖发票专用章。（二）报销流程1.采购人员应在采购活动完成后，及时整理报销凭证，填写报销申请表。报销申请表应注明采购项目名称、金额、报销事由等内容。2.采购人员报销申请表经部门负责人审核签字后，提交财务部门。3.财务部门对报销凭证和申请表进行审核，审核内容包括凭证的合法性、真实性、完整性，报销金额的合理性等。4.财务部门审核通过后，按照公司规定的审批权限报公司领导审批。5.公司领导审批通过后，财务部门办理报销