公共卫生档案室规章制度

PAGE公共卫生档案室规章制度一、总则（一）目的为加强公共卫生档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本规章制度。本规章制度旨在规范档案管理工作流程，保障公共卫生领域各类信息的妥善保存与有序流转，为公共卫生事业的发展提供坚实的信息支持。（二）适用范围本规章制度适用于本公司/组织内涉及公共卫生档案管理的所有部门和人员，包括但不限于疾病预防控制、卫生监督、医疗救治、健康教育等相关业务部门。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映公共卫生工作的实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保存公共卫生工作中形成的各类档案资料，避免遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范化原则：按照统一的标准和规范进行档案的分类、编号、整理、存储和检索，确保档案管理工作的科学性和系统性。5.便利性原则：档案管理应便于档案的查阅、利用和维护，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公共卫生档案室的各项规章制度，并组织实施。2.集中统一管理本公司/组织的公共卫生档案，对档案进行分类、编号、整理、存储和检索等工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。4.负责档案的借阅、归还、查阅登记等工作，为公司/组织内部各部门提供档案利用服务。5.对档案管理工作进行总结、分析和评估，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门公共卫生档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案室。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和准确整理。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.在工作中积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养。2.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、存储、检索、借阅等。4.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.疾病预防控制档案：包括传染病疫情报告、监测数据、疫苗接种记录、消毒杀虫记录等。2.卫生监督档案：涵盖卫生许可证发放、监督检查记录、行政处罚决定书等。3.医疗救治档案：包含病历、诊断报告、手术记录、医疗事故处理文件等。4.健康教育档案：如宣传资料、培训记录、健康讲座资料等。5.公共卫生项目档案：涉及各类公共卫生项目的申报、实施、验收等文件。6.其他与公共卫生工作相关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时、准确地收集本部门产生的公共卫生档案，并确保档案资料的齐全、完整。2.档案收集应遵循真实、可靠、完整的原则，不得伪造、篡改档案内容。3.对收集到的档案资料，应进行初步整理，去除无关的纸张、杂物等，保持档案的整洁。（三）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，按照预先确定的分类方案进行分类。分类应科学合理，便于管理和检索。例如，可以按照疾病类别、业务类型、时间顺序等进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编码、字母编码或数字与字母相结合的方式。3.装订：对纸张较多、需要长期保存的档案进行装订，确保档案的牢固和整齐。装订应使用标准的装订材料，避免损坏档案内容。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。目录应清晰、准确，便于查阅和检索。四、档案存储与保管（一）存储环境1.档案室应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件。温度应控制在适宜范围内，相对湿度保持在一定比例。2.档案室应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，确保档案存储环境的安全和稳定。3.档案存储应使用专门的档案柜、档案架等设备，档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案存储要求。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管：涉及重大公共卫生事件、重要政策法规、长期有效的公共卫生记录等档案，应永久保存。2.长期保管：保存期限在10年以上的档案，如传染病疫情长期监测数据、重要公共卫生项目的长期跟踪资料等，应长期保管。3.短期保管：保存期限在10年以下的档案，如一般性的卫生监督检查记录、短期健康教育活动资料等，应短期保管。（三）保管措施1.定期对档案进行清查、核对，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.对破损、褪色、变质影响档案寿命的档案，应及时进行修复或复制。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。4.严格遵守档案保密制度，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的利用符合国家法律法规和公司/组织的相关规定。2.档案利用应优先满足公共卫生工作的实际需要，为疾病预防控制、卫生监督、医疗救治等业务提供支持。3.在档案利用过程中，应注意保护档案的安全和完整，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。（二）利用方式1.查阅：公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人签字批准后，到档案室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经部门负责人和档案室负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，确需延长的，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.复制：如需复制档案内容的，应填写复制申请表，经部门负责人和档案室负责人签字批准后，由档案管理人员按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案室印章，并注明用途。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用部门、利用人员、档案名称、档案编号、利用方式、归还日期等。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.档案鉴定应根据档案的保管期限、保存价值、现实利用情况等因素进行综合评估。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，判断其保存价值和保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史沿革、现实利用情况等因素，对档案进行综合分析，确定其鉴定结果。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、档案编号、数量、销毁原因等信息，经档案鉴定小组审核、公司/组织负责人批准后，方可销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁日期、销毁档案名称、档案编号、数量、销毁方式等。3.档案销毁记录应妥善保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公共卫生档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、共享和利用，为公共卫生工作提供更加便捷的信息服务。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将纸质档案的相关信息录入档案信息管理系统。录入信息应准确、完整，确保与纸质档案一致。2.定期对档案信息管理系统中的数据进行维护，包括数据更新、数据备份、数据清理等。数据维护应严格按照操作规程进行，确保数据的安全和稳定。（三）信息安全管理1.建立档案信息安全管理制度，加强对档案信息管理系统的安全防护。设置用户权限，严格控制对档案信息的访问。2.采取数据加密、防火墙、入侵检测等