单位违规报销财务制度

PAGE单位违规报销财务制度一、总则（一）目的为加强本单位财务管理，规范财务报销行为，确保财务支出合法、合规、合理，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位全体员工在履行工作职责过程中发生的各类费用报销事项。（三）基本原则1.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规以及相关财经制度的规定。2.真实性原则：各项报销凭证必须真实、准确地反映经济业务的实际发生情况，不得虚假报账。3.合理性原则：费用支出应与业务活动相关，具有必要性和合理性，杜绝不合理的开支。4.审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行报销审批，确保审批环节严谨、有序。二、报销范围及标准（一）差旅费1.交通费用员工因公务出差，乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的费用，按照实际发生金额凭有效票据报销。乘坐飞机经济舱的，凭据报销；乘坐火车软卧、高铁一等座、动车一等座的，需经批准，未经批准乘坐的，按照火车硬卧、高铁二等座、动车二等座标准报销；乘坐轮船二等舱及以上的，凭据报销。特殊情况需乘坐飞机头等舱、火车商务座等高级别座位的，须提前经单位负责人批准。市内交通费用，根据出差实际情况，按照合理标准给予补贴，补贴标准另行制定。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用，按照实际发生金额凭有效发票报销。住宿标准根据出差地区的不同分为若干档次，具体标准如下：一线城市及经济发达地区，每人每天不超过[X]元；二线城市，每人每天不超过[X]元；三线及以下城市，每人每天不超过[X]元。特殊情况需超出标准的，须经单位负责人批准。3.餐饮补贴出差期间的餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补贴标准为[X]元。如有招待客户等特殊情况，需提供详细说明并经审批后，按照实际发生金额报销餐饮费用，但不再享受餐饮补贴。（二）业务招待费1.业务招待费是指单位为开展业务活动需要而合理开支的接待费用，包括宴请、礼品、娱乐等支出。2.业务招待费应严格控制，遵循必要、合理、适度的原则。每次业务招待前，需填写《业务招待申请表》，详细注明招待对象、事由、预计金额等，经部门负责人审核、分管领导批准后方可进行。3.业务招待费报销时，应提供合法有效的发票、消费清单等凭证，并在发票上注明招待对象、事由等信息。招待费支出原则上不得超过当年营业收入的[X%]，具体限额根据单位实际情况另行规定。（三）办公用品及设备购置1.办公用品购置各部门根据工作需要，定期编制办公用品采购计划，经部门负责人审核后报办公室统一采购。办公用品报销时，应提供正规发票，并附办公用品清单，详细注明物品名称、规格、数量、单价等信息。办公用品实行定额管理，各部门每月办公用品费用支出不得超过[X]元，特殊情况需超出的，须经部门负责人说明原因并报分管领导批准。2.设备购置单位购置固定资产（单价在[X]元以上，使用年限在一年以上），应按照单位固定资产管理制度的规定，提前编制购置计划，经相关部门审核、单位负责人批准后进行采购。设备购置报销时，需提供发票、设备购置合同、验收报告等相关凭证。设备购置费用应按照规定进行固定资产入账，并按照折旧政策计提折旧。（四）会议费1.会议费是指单位为召开会议而发生的各项费用，包括场地租赁、会议资料印刷、参会人员食宿等支出。2.召开会议前，应提前编制会议预算，经单位负责人批准后执行。会议预算应详细列出各项费用的预计金额，并严格控制会议规模和费用支出。3.会议费报销时，应提供会议通知、参会人员名单、会议费用明细清单、发票等凭证。会议费支出应与会议主题和内容相关，不得列支与会议无关的费用。（五）培训费1.培训费是指单位为提高员工业务素质和技能水平而组织的各类培训所发生的费用，包括培训师资费、培训教材费、培训场地费、学员食宿费等支出。2.员工参加外部培训，需提前填写《培训申请表》，经部门负责人审核、分管领导批准后方可参加。培训结束后，凭培训发票、培训证书等相关凭证报销培训费用。3.单位自行组织内部培训，应制定详细的培训计划和预算，培训费用按照实际发生金额凭有效凭证报销。培训费用应专款专用，不得挪作他用。三、报销流程（一）费用报销申请1.员工发生费用支出后，应及时整理相关报销凭证，并填写《费用报销单》。《费用报销单》应详细注明报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额、报销事由等信息。2.对于需要事先申请的费用，如业务招待费、差旅费等，应在费用发生前按照规定填写相应的申请表，经批准后方可支出。申请表应作为报销凭证的附件一并提交。（二）部门审核1.报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核。审核内容包括费用是否与业务活动相关、报销金额是否符合标准、报销凭证是否齐全有效等。2.部门负责人审核通过后，在《费用报销单》上签署审核意见并签字确认。（三）财务审核1.财务部门对报销凭证的合法性、合规性进行审核。审核内容包括发票是否真实有效、发票内容与报销事项是否相符、报销金额计算是否正确、审批手续是否齐全等。2.财务人员审核通过后，在《费用报销单》上签署审核意见并签字确认。对于不符合报销规定的凭证，财务人员应要求报销人补充或更正相关信息，否则不予报销。（四）审批1.根据单位财务审批权限的规定，不同金额的报销事项需经相应层级的领导审批。报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；报销金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；报销金额在[X]元以上的，由单位负责人审批。2.审批人应认真审核报销事项，签署审批意见并签字确认。对于重大支出或存在疑问的报销事项，审批人有权要求报销人提供进一步的说明或资料。（五）报销支付1.经审批通过的报销申请，财务部门按照规定的支付方式进行报销支付。对于符合现金支付条件的报销事项，财务人员在审核无误后，直接支付现金给报销人。对于通过银行转账支付的报销事项，财务人员根据报销人提供的银行账号信息，办理转账手续，并将转账凭证交报销人留存。2.报销支付完成后，财务人员在《费用报销单》上加盖“已报销”印章，并将报销凭证整理归档，妥善保管。四、报销凭证要求（一）发票1.报销必须取得合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额、发票专用章等。2.发票内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与业务无关的发票。发票开具方必须是具有合法经营资格的单位或个人，发票应在规定的有效期内开具。3.发票如有涂改、刮擦、挖补等情况，应视为无效发票，不得作为报销凭证。（二）其他凭证1.除发票外，报销还可能需要提供其他相关凭证，如收据、车票、机票、住宿发票、合同协议、验收报告、会议通知、培训证书等。2.其他凭证应真实、准确、完整，与报销事项相关联，并能够证明业务活动的真实性和合理性。凭证上应注明业务内容、日期、金额、对方单位等信息。3.自制凭证应符合财务制度的规定，由相关人员签字或盖章确认。自制凭证应包括费用明细清单、审批单、借款单等。五、违规报销处理规定（一）违规行为界定1.以下行为属于违规报销：提供虚假报销凭证，包括虚假发票、伪造合同、编造虚假业务等；报销内容与实际业务不符，如将个人消费作为公务支出报销；未经批准擅自超出报销标准，如超标准乘坐交通工具、超标准住宿、超标准发放补贴等；未按照规定的审批流程进行报销，擅自报销费用；其他违反国家法律法规和本单位财务制度的报销行为。2.对于违规报销行为，一经发现，将严肃处理。（二）处理措施1.对于违规报销金额较小（具体金额标准另行规定）的，责令报销人限期改正，追回违规报销款项，并对报销人进行批评教育。2.对于违规报销金额较大或情节严重的，除追回违规报销款项外，给予报销人相应的纪律处分，如警告、记过、记大过、降级、撤职等。同时，根据违规行为的性质和影响，追究相关责任人的责任，如部门负责人、审批人等。3.对于因违规报销给单位造成经济损失的，报销人应承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据实际损失情况确定，可从报销人的工资、奖金等收入中扣除。4.对于涉嫌违法犯罪的违规报销行为，将依法