卫生院设备采购制度

PAGE卫生院设备采购制度一、总则1.目的为规范卫生院设备采购行为，确保采购设备符合卫生院实际需求，提高设备使用效益，保障医疗服务质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有设备采购活动，包括医疗设备、办公设备、后勤保障设备等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。需求导向原则：以满足卫生院医疗、管理、服务等工作实际需求为出发点，科学合理确定采购设备的种类、数量和规格。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定、技术先进的设备，保障设备的安全性和有效性。效益原则：综合考虑设备采购成本、使用成本、维护成本等，追求采购效益最大化。公平公正公开原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商享有平等的参与机会，杜绝不正当竞争和腐败行为。二、采购计划与预算管理1.采购计划制定需求调研：各科室应定期对本科室设备使用情况进行梳理，结合业务发展规划，提前提出设备采购需求。需求应明确设备名称、规格型号、技术参数、数量、用途等详细信息。汇总审核：设备管理部门负责收集各科室的采购需求，进行汇总整理，并组织相关专业人员对需求的合理性、必要性进行审核。审核内容包括设备的临床需求、现有设备状况、预期使用效益等。计划编制：根据审核后的需求，结合卫生院年度工作计划和财务预算安排，编制年度设备采购计划。采购计划应明确采购设备的名称、数量、预算金额、采购时间等内容，并按照轻重缓急进行排序。2.采购预算管理预算编制：设备采购预算应根据采购计划，按照设备的市场价格、运输费用、安装调试费用、培训费用等进行详细编制。预算编制应科学合理，确保资金安排能够满足采购需求。预算审核：财务部门负责对采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、准确性、资金来源等。审核通过后的预算纳入卫生院年度财务预算管理。预算执行：采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照卫生院预算调整程序进行申报和审批。三、采购流程（一）采购申请与审批1.申请提交：科室根据设备采购需求，填写《设备采购申请表》，详细说明设备名称、规格型号、技术参数、数量、用途、预算金额等信息，并提交至设备管理部门。2.初步审核：设备管理部门收到《设备采购申请表》后，对申请内容进行初步审核，重点审核需求的合理性、必要性以及与现有设备的兼容性等。审核通过后，在申请表上签署意见，并提交至分管领导审批。3.领导审批：分管领导对设备采购申请进行审批，审批内容包括采购的必要性、预算合理性、资金来源等。对于金额较大或涉及重大决策的采购项目，需提交院长办公会或院党委会议审议通过后，方可进行采购。（二）采购方式选择1.公开招标：对于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的设备采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定，通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的设备采购项目，或采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式进行采购。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，以及不能事先计算出价格总额的设备采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物或服务事宜进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，以及必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的设备采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价采购：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的设备采购项目，可以采用询价采购方式进行采购。询价采购应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（三）采购文件编制1.招标文件编制：对于采用公开招标、邀请招标方式进行采购的项目，采购部门应编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容，确保招标文件内容完整、准确、清晰，符合法律法规和行业标准的要求。2.谈判文件编制：对于采用竞争性谈判方式进行采购的项目，采购部门应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请函、谈判供应商须知、技术规格、谈判程序、成交标准、合同条款等内容，并明确谈判的时间、地点、要求等事项。3.询价文件编制：对于采用询价采购方式进行采购的项目，采购部门应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购货物清单、技术规格、报价要求、合同条款等内容，并明确询价的时间、地点以及对供应商的资质要求等事项。（四）供应商选择与管理1.供应商资格审查：采购部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购项目的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、医疗器械生产或经营许可证、产品注册证、业绩情况、信誉状况、售后服务能力等方面。只有通过资格审查的供应商才能参与采购项目的投标或报价。2.供应商选择：采购部门应根据采购项目的特点和需求，从通过资格审查的供应商中选择合适的供应商参与采购活动。选择供应商时应综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等因素，采用综合评分法、最低价法等方法进行评选，确定成交供应商。3.供应商管理：采购部门应建立供应商档案，对供应商的基本信息、采购项目参与情况、产品质量、售后服务等进行记录和管理。定期对供应商进行评估和考核，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于出现质量问题、售后服务不到位等情况的供应商，应及时采取警告、暂停合作、取消合作资格等措施进行处理。（五）采购合同签订1.合同起草：采购部门应根据采购项目的成交结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，确保合同的合法性和有效性。2.合同审核：采购合同起草完成后，应提交至法律部门或法律顾问进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、风险防范等方面。法律部门或法律顾问应出具审核意见，对合同条款进行修改和完善，确保合同无法律风险。3.合同签订：采购合同审核通过后，由卫生院法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。签订合同前，应确保双方对合同条款无异议，并在合同上加盖双方公章或合同专用章。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，作为设备采购、验收、付款等工作的依据。（六）采购项目实施与验收1.采购项目实施：采购部门应按照采购合同的约定，及时与供应商沟通协调，确保采购项目按时、按质、按量实施。在采购项目实施过程中，采购部门应跟踪项目进展情况，及时解决出现的问题，确保采购项目顺利完成。2.验收准备：设备到货前，采购部门应通知设备管理部门、使用科室等相关人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉采购合同的要求和设备的技术参数，制定验收方案，明确验收标准和验收方法。3.验收实施：设备到货后，采购部门应组织相关人员按照验收方案进行验收。验收内容包括设备的数量、规格型号、外观质量、技术参数、性能指标、随机附件、资料等方面。验收过程中，应严格按照验收标准进行检查，确保设备符合采购合同的要求。对于验收不合格的设备，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或更换设备，直至验收合格为止。4.验收报告编制：验收完成后，验收人员应编制验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。验收报告作为设备采购项目结算和付款的依据之一。（七）采购付款1.付款申请：设备验收合格后，使用科室应填写《设备采购付款申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、采购合同编号、验收情况、付款金额等信息，并提交至采购部门。2.审核审批：采购部门收到《设备采购付款申请表》后，对申请内容进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，提交至财务部门进行付款审批。财务部门根据卫生院财务管理制度和资金状况，对付款申请进行审批，审批通过后安排资金支付。3.付款方式：采购付款应按照采购合同的约定进行，付款方式包括一次性付款、分期付款等。对于分期付款的设备采购项目，应明确每期付款的时间、金额和条件等，确保卫生院资金安全。四、采购风险管理1.风险识别与评估：采购部门应定期对设备采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉政风险等。通过风险识别和评估，确定风险的可能性和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态，及时了解设备价格波动、供应商变化等情况，合理安排采购时间和采购数量，避免因市场变化导致采购成本增加或采购项目无法顺利实施。质量风险应对：加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的资质和产品质量，在采购合同中明确质量标准和违约责任，加强设备验收环节的管理，确保采购设备质量合格。价格风险应对：通过市场调研、招标采购、询价采购等方式，合理确定设备采购价格，与供应商进行谈判时争取有利的价格条款，签订价格调整条款，以应对价格波动风险。合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法有效，明确双方的权利和义务，及时跟踪合同执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免合同纠纷。廉政风险应对：加强对采购人员的廉政教育，建立健全廉政风险防控机制，加强对采购过程的监督检查，杜绝不正当竞争和腐败行为的发生。五、采购档案管理1.档案收集：采购部门应负责收集设备采购过程中形成的各类文件和资料，包括采购申请、审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。档案收集应及时、完整，确保档案资料的真实性和准确性。2.档案整理：采购部门应按照档案管理的要求，对收集到的档案资料进行分类整理、编号装订，建立档案目录，便于查阅和管理。档案整理应遵循档案管理的基本原则和方法，确保档案资料的系统性和规范性。3.档案保管：采购部门应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案资料的安全存放。档案保管应按照档案保管期限的要求，进行分类存放，定期对档案进行检查和维护，防止档案资料损坏、丢失或泄密。4.档案查阅：卫生院内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案资料。对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。六、监督与考核1.内部监督：卫生院应建立健全内部监督机制，加强对设备采购过程的监督检查。审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等情况。纪检监察部门应加强对采购人员的监督管理，严肃查处采购过程中的违规违纪行为。2.外部监督：积极接受社会监督，主动公开采购项目信息