公司财务制度支出制度

PAGE公司财务制度支出制度一、总则（一）目的本支出制度旨在规范公司各项费用支出行为，加强财务管理，确保公司资金的合理使用，提高资金使用效益，保障公司正常运营和发展。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构、子公司等所有部门和员工。（三）基本原则1.合法性原则：各项支出必须符合国家法律法规及相关政策规定。2.合理性原则：支出应与公司业务活动相关，具有合理的商业目的，且金额合理。3.真实性原则：支出凭证必须真实、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。4.审批制度原则：严格执行审批流程，明确各级审批权限，确保支出得到有效控制和监督。二、支出分类及标准（一）办公费用1.办公用品定义：包括文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本等日常办公所需物品。标准：各部门根据实际需求，每月制定办公用品采购计划，经部门负责人审核后报行政部门统一采购。采购金额在[X]元以下的，由行政部门负责人审批；超过[X]元的，报分管领导审批。2.办公设备定义：如电脑、打印机、复印机、传真机、办公桌椅等。标准：购置办公设备应提前填写申请单，详细说明设备用途、配置要求等，经部门负责人、财务部门审核，报总经理审批。单次采购金额在[X]元以下的，由总经理审批；超过[X]元的，需提交公司管理层会议讨论决定。（二）差旅费1.国内差旅费交通费用：根据实际出差行程，选择经济合理的交通方式。乘坐飞机应符合公司规定的级别标准，特殊情况需提前申请。火车软卧、高铁一等座及以上需经分管领导批准。市内交通费用实报实销，但应合理控制。住宿费用：根据出差地区的消费水平和公司标准执行。一线城市每人每天住宿标准不超过[X]元，二线城市不超过[X]元，三线及以下城市不超过[X]元。住宿应选择安全、卫生、经济的酒店或宾馆，并取得正规发票。餐饮补贴：按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补贴标准为[X]元。补贴用于补助出差期间的餐饮支出，不再另行报销餐饮费用，但招待客户的餐饮费用除外。2.国外差旅费交通费用：根据国际航线情况及公司规定选择合适的航班。乘坐商务舱需经总经理批准。住宿费用：根据不同国家和地区的经济水平，制定相应的住宿标准。如欧美发达国家每人每天住宿标准不超过[X]美元，亚洲其他国家不超过[X]美元等。餐饮补贴：按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补贴标准为[X]美元。同时，可根据当地实际情况给予一定的额外餐饮补贴，但需提供详细说明。其他费用：国外出差涉及的签证费、保险费等实报实销，但应提前申请并经审批。（三）业务招待费1.招待范围：主要用于招待客户、合作伙伴等与公司业务相关的人员。包括宴请、礼品赠送、娱乐活动等。2.标准：业务招待费应严格控制，年度总额不得超过公司年度营业收入的[X]%。单次招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；超过[X]元的，需报分管领导审批；超过[X]元的，报总经理审批。宴请应严格控制标准，人均费用不超过[X]元。礼品赠送应选择具有公司特色且价值适中的物品，每次礼品费用不超过[X]元，特殊情况需经总经理批准。（四）通讯费1.固定电话费用：公司办公场所的固定电话费用由行政部门统一管理，按月结算，实报实销。2.移动通讯费用：员工因工作需要使用移动电话产生的费用，按照公司制定的标准报销。公司根据员工岗位级别设定不同的报销额度，如高层管理人员每月报销额度为[X]元，中层管理人员为[X]元，普通员工为[X]元。员工需提供正规发票，并注明手机号码及使用用途。（五）会议费1.会议申请：召开会议前，主办部门应填写会议申请表，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员、费用预算等，经部门负责人审核后报分管领导审批。2.费用标准：会议场地租赁、设备租赁、餐饮、住宿等费用应根据实际情况合理安排。会议期间的餐饮应按照公司规定的标准执行，不得铺张浪费。会议费用实报实销，但应严格控制在预算范围内。单次会议费用在[X]元以下的，由分管领导审批；超过[X]元的，报总经理审批。（六）培训费1.培训申请：员工参加外部培训或内部培训课程，需提前填写培训申请表，说明培训内容、时间、地点、费用等，经部门负责人同意，报人力资源部门审核，分管领导审批。2.费用标准：外部培训费用应根据培训课程的质量、师资等因素合理确定。培训费用在[X]元以下的，由分管领导审批；超过[X]元的，报总经理审批。内部培训涉及的教材、场地租赁等费用实报实销，但应严格控制成本。三、支出审批流程（一）一般流程1.费用报销人填写报销单：详细填写支出日期、内容、金额、附件张数等信息，并在报销单上签字。2.部门负责人审核：对费用的真实性、合理性、必要性进行审核，确认与本部门业务相关后签字。3.财务部门审核：审核报销凭证的合法性、合规性，以及金额计算是否正确等，签字确认。4.分管领导审批：根据审批权限，对超过一定金额的支出进行审批签字。5.总经理审批：对于重大支出或特殊情况，由总经理进行最终审批。6.报销支付：财务部门根据审批后的报销单进行支付，将款项打入报销人指定的银行账户。（二）特殊情况处理1.紧急支出：因业务紧急需要立即支出的费用，可先由部门负责人电话请示分管领导同意后先行支付，但事后应及时补办完整的审批手续。2.预算外支出：对于预算外的支出项目，需提交预算调整申请，经公司管理层会议讨论通过后，按照上述审批流程进行审批。四、支出凭证要求（一）发票1.所有支出必须取得合法有效的发票。发票应具备税务部门统一监制章、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等要素，且内容真实、完整。2.发票开具方应与实际提供服务或销售货物的单位一致，不得取得虚开发票。3.对于增值税专用发票，应按照规定进行认证抵扣，确保发票信息准确无误。（二）其他凭证1.除发票外，还可能需要提供收据、合同、协议、审批文件等其他凭证作为支出的依据。这些凭证应与发票相互印证，证明支出的真实性和合理性。2.自制凭证应符合公司内部管理要求，如工资表、差旅费报销单等，需有制表人、审核人、审批人签字确认。五、支出核算与监督（一）核算1.财务部门应按照国家财务会计准则和公司财务制度的规定，对各项支出进行准确核算。设置相应的会计科目，及时记录和反映支出的发生情况。2.每月末，财务部门应对各类支出进行汇总分析，编制支出报表，向公司管理层提供财务信息，以便进行决策和管理。（二）监督1.内部审计部门定期对公司支出情况进行审计监督，检查支出是否符合制度规定、审批流程是否合规、凭证是否真实有效等。2.公司建立举报机制，鼓励员工对违规支出行为进行举报。对于经查实的违规行为，将按照公司规