公共卫生服务场所档案管理制度

PAGE公共卫生服务场所档案管理制度一、总则（一）目的为加强公共卫生服务场所档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公共卫生服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公共卫生服务场所内形成的各类档案，包括但不限于疾病预防控制、妇幼保健、健康教育、卫生监督等业务档案，以及行政管理、人事、财务等档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公共卫生服务场所的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责。2.真实性原则：档案应如实反映公共卫生服务活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集、整理和保存与公共卫生服务相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本场所的档案管理制度。2.负责公共卫生服务场所各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.对档案管理人员进行业务培训和指导，提高档案管理队伍的整体素质。5.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的安全和有效利用。6.组织开展档案利用工作，为公共卫生服务决策、业务工作和社会公众提供档案信息服务。（二）各部门职责1.负责本部门在公共卫生服务活动中形成的各类文件材料的收集、整理和移交工作，并确保文件材料的齐全完整、真实准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门的档案整理归档，不得积压或自行销毁档案。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并向档案管理部门报告。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，严格遵守档案管理制度。2.负责档案的日常收集、整理、归档、保管和统计工作，并做好档案的安全保密工作。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索工具，方便档案的查阅和利用，并及时更新档案管理信息系统。5.负责档案的借阅登记、归还检查等工作，对借阅档案的利用情况进行跟踪和监督。6.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取措施进行处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.疾病预防控制档案：包括传染病报告、疫情监测、疫苗接种、消毒杀虫等相关文件材料。2.妇幼保健档案：涵盖孕产妇保健、儿童保健、婚前保健等业务活动中形成的各类记录。3.健康教育档案：如健康教育计划、宣传资料、活动记录等。4.卫生监督档案：包括卫生许可、监督检查、行政处罚等文件。5.行政管理档案：如工作计划、总结、会议纪要、公文等。6.人事档案：员工入职、离职、考核、培训等相关材料。7.财务档案：会计凭证账簿、财务报表审计报告等。8.其他与公共卫生服务相关的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件材料，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可用性。4.各部门应定期将收集的文件材料移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，如疾病预防控制类、妇幼保健类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐牢固，便于保管和查阅。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应及时对收集整理好的档案进行归档，确保档案归档的及时性和准确性。2.归档的档案应符合档案整理规范的要求，分类清楚、编号准确、编目完整。3.对重要档案应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式，确保档案的安全性。（二）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。永久保管的档案：如涉及重大公共卫生事件、重要政策文件等。长期保管的档案：一般为10年以上，如疾病预防控制的长期监测数据等。短期保管的档案：一般为110年，如一般性的业务文件等。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和本场所的实际情况进行，确保档案保管期限的合理性和科学性。（三）保管条件1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。4.对电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行存储，并定期进行备份和维护，防止数据丢失和损坏。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本场所内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅档案的，应持单位介绍信，填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称和编号等信息，经本场所档案管理部门负责人审核同意后，方可借阅。2.借阅档案一般不得超过规定的期限，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如需复制、摘录档案，应经档案管理部门负责人批准。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，及时剔除失去保存价值的档案。2.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间等进行全面审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.参考档案的保管期限规定，结合本场所的实际情况，确定档案的存毁。3.对涉及重要事项、机密信息等档案，应进行重点鉴定，确保档案的安全性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，清单应包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、本场所主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。销毁清单应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应真实、准确、完整，统计报表应及时报送档案管理部门负责人和本场所主管领导。3.通过档案统计工作，分析档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.本场所因机构变动、撤销等原因，需要将档案移交给其他单位的，应按照国家有关规定和档案管