留档率考核制度

PAGE留档率考核制度一、总则（一）目的为加强公司文档管理，确保各类文件、资料得到妥善留存，提高公司运营管理的规范性和决策的科学性，特制定本留档率考核制度。通过对留档工作的量化考核，激励各部门积极做好文档留档工作，保障公司信息资产的完整性和可追溯性。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各项目组以及全体员工。涵盖公司日常运营过程中产生的各类文件，包括但不限于合同协议、财务报表、业务报告、技术文档、人事档案、行政文件等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保文档留档工作合法合规。所有留档文件必须符合国家关于档案管理的各项规定，不得违反法律法规要求进行文件留存或销毁。2.全面覆盖原则对公司各类业务活动所产生的文件进行全面留档，确保不留死角。无论是重要决策文件还是日常工作记录，都应纳入留档范围，以保证公司运营信息的完整性。3.真实准确原则留档文件应如实反映公司业务活动的实际情况，确保文件内容真实、数据准确。严禁伪造、篡改留档文件，保证文件的可信度和有效性。4.便于查询原则留档文件的整理和存储应便于快速查询和使用。建立科学合理的分类索引体系，确保员工在需要时能够迅速获取所需文件，提高工作效率。二、留档文件分类及标准（一）合同协议类1.采购合同包括原材料采购、设备采购、服务采购等各类采购合同。留档要求为合同正本、副本齐全，合同条款清晰完整，双方签字盖章手续完备。合同签订过程中的往来函件、补充协议等相关文件也应一并留档。2.销售合同涵盖产品销售、项目销售等各类销售合同。留档内容除合同正副本外，还需包括销售报价单、客户订单、销售确认书等相关文件。对于涉及售后服务条款的销售合同，售后服务协议及相关记录也应作为留档文件的一部分。3.租赁合同包括办公场地租赁、设备租赁等租赁合同。留档时需确保合同内容明确租赁期限、租金支付方式、租赁物用途等关键条款，同时附相关产权证明或授权文件。租赁期间的租金支付凭证、设备维修记录等文件也应妥善留存。4.合作协议与合作伙伴签订的各类合作协议，如战略合作协议、技术合作协议、业务合作协议等。留档文件应包含协议正文、合作项目计划、双方权利义务界定等详细内容。合作过程中的会议纪要、工作进展报告等相关资料也应作为留档的重要组成部分。（二）财务报表类1.月度财务报表包括资产负债表、利润表、现金流量表等。留档要求报表数据准确、勾稽关系正确，报表编制人、审核人签字齐全。财务报表附注应详细说明报表中重要项目的明细情况、会计政策变更等内容，与报表一并留档。2.年度财务报表除包含月度财务报表的全部内容外，还应包括年度审计报告、税务汇算清缴报告等相关文件。年度财务分析报告，对公司年度财务状况、经营成果进行全面分析和评价的文件也应留档保存。（三）业务报告类1.项目进度报告针对公司各类项目，定期（如每周、每月）提交的项目进度报告。报告内容应包括项目任务完成情况、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等。项目过程中的重大变更事项，需附相关审批文件及变更后的项目计划，作为项目进度报告的补充留档。2.市场调研报告对市场动态、竞争对手、客户需求等进行调研后形成的报告。留档文件应包含调研目的、调研方法、调研结果及分析结论等内容。调研过程中收集的原始数据、调查问卷、访谈记录等相关资料也应妥善留存，以备后续查阅和验证。3.业务分析报告对公司业务板块的运营情况进行分析总结的报告，如销售业绩分析报告、产品运营分析报告等。报告应运用数据分析工具，深入剖析业务指标变化原因，提出改进建议。相关业务数据图表、分析模型等作为报告的附件，一并留档保存。（四）技术文档类1.产品研发文档产品需求文档，详细描述产品功能、性能、用户界面等需求规格的文件。产品设计文档，包括架构设计、模块设计、数据库设计等方面的文档。产品测试文档，如测试计划、测试用例、测试报告等，记录产品测试过程和结果的文件。产品技术手册，为用户提供产品使用方法、技术参数等信息的手册。2.技术方案文档针对公司业务问题或项目需求制定的技术解决方案文档。文档应包含技术选型依据、系统架构设计、详细技术实现步骤等内容。技术方案的可行性评估报告、专家评审意见等相关文件也应留档保存。3.技术运维文档服务器配置文档，记录服务器硬件、软件配置信息的文件。网络拓扑图，展示公司网络架构的拓扑图。系统维护日志，记录系统日常维护操作、故障处理过程等信息的日志文件。（五）人事档案类1.员工基本信息档案员工入职登记表，包含个人基本信息、教育背景、工作经历等内容。身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件等相关证明文件。员工劳动合同，明确双方权利义务和劳动期限的合同文件。2.员工培训档案员工参加公司内部培训、外部培训的培训记录，包括培训课程名称、培训时间、培训成绩等信息。培训证书、培训总结报告等相关文件。3.员工绩效考核档案员工月度、年度绩效考核表，记录员工工作业绩、工作能力、工作态度等考核结果的表格。绩效考核面谈记录、绩效改进计划等相关文件。4.员工晋升、调动档案员工晋升申请表、晋升审批文件，记录员工晋升过程和结果的文件。员工调动申请表、调动审批文件，以及调动后的工作交接记录等相关文件。（六）行政文件类1.公司规章制度文件公司章程、各项管理制度、操作流程等文件。留档要求文件内容合法合规，经过公司正式审批发布。规章制度的修订记录，包括修订原因、修订内容、审批记录等，确保制度的动态更新得到有效留档。2.会议文件公司各类会议的会议通知、会议议程、会议纪要等文件。会议纪要应准确记录会议讨论内容、决议事项及责任分工。会议相关的汇报材料、演示文稿等文件，作为会议文件的补充留档。3.行政事务文件办公用品采购申请、固定资产购置审批文件等。办公场地装修改造项目的相关文件，如项目预算、合同协议、验收报告等。公司证照办理、年检等行政事务的相关文件，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证等证照复印件，以及办理过程中的申请文件、审批文件等。三、留档率考核指标及计算方法（一）考核指标1.文件齐全率考核各部门应留档文件的实际留存情况，确保各类文件无缺失。计算公式为：文件齐全率=实际留存文件数量/应留档文件数量×100%2.文件准确率检查留档文件内容的准确性，杜绝错误信息。计算公式为：文件准确率=准确文件数量/留档文件数量×100%3.文件及时归档率衡量文件是否按照规定时间及时进行归档。计算公式为：文件及时归档率=及时归档文件数量/应归档文件数量×100%（二）计算方法1.应留档文件数量根据各类文件的分类标准，结合公司业务实际情况，确定每个部门、每个项目在一定时期内（如月度、季度、年度）应留档的文件种类和数量。例如，采购部门每月应签订采购合同数量为[X]份，相应的应留档文件数量即为合同正本、副本及相关往来函件等的总和。2.实际留存文件数量通过定期检查各部门的文件存储情况，统计实际留存的各类文件数量。检查过程中，对于电子文件，需核实文件存储路径及文件完整性；对于纸质文件，需查看文件柜存放情况及文件目录清单。3.准确文件数量由专业人员对留档文件进行内容审核，判断文件内容是否准确无误。审核过程中，对于数据类文件，需核对数据的一致性和准确性；对于文字描述类文件，需检查语句通顺、逻辑合理等情况。4.及时归档文件数量根据公司规定的文件归档时间节点，检查各部门文件的归档情况，统计按时归档的文件数量。例如，规定合同签订后[X]个工作日内归档，则在检查时，统计在此时间范围内归档的合同数量。四、考核周期及方式（一）考核周期留档率考核以月度为基础考核周期，各部门应在每月末完成自查，并将自查结果上报至公司文档管理部门。公司文档管理部门每季度对各部门进行一次全面复查，年度进行综合考核评估。（二）考核方式1.自查各部门按照留档率考核指标及计算方法，自行对本部门当月的文件留档情况进行检查和统计分析。形成自查报告，详细说明本部门文件齐全率、准确率、及时归档率的完成情况，以及存在的问题和改进措施。2.复查公司文档管理部门在每季度末对各部门进行复查。复查方式包括文件抽查、现场检查等。文件抽查：从各部门应留档文件清单中随机抽取一定比例的文件进行详细检查，核实文件的留存情况、内容准确性及归档及时性。现场检查：实地查看各部门文件存储环境，检查文件分类存放是否合理、标识是否清晰，以及文件检索工具是否便于使用等情况。3.综合评估年度综合考核评估结合各部门全年的月度自查结果、季度复查情况，以及日常文档管理工作表现进行全面评价。评价内容包括留档率指标完成情况、文档管理制度执行情况、对公司文档管理工作的支持配合程度等方面。五、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.将留档率考核结果与部门及员工的绩效奖金直接挂钩。根据考核得分情况，确定绩效奖金的发放系数。考核得分在[X]分及以上的部门，绩效奖金发放系数为[X]，员工可全额获得绩效奖金，并按照公司规定享受相应的绩效奖励。考核得分在[X][X]分之间的部门，绩效奖金发放系数为[X]，员工绩效奖金按照系数进行相应扣减。考核得分低于[X]分的部门，绩效奖金发放系数为[X]，员工绩效奖金大幅扣减，同时部门负责人需向公司管理层提交书面整改报告，说明改进措施和计划。2.连续两个季度留档率考核得分低于[X]分的部门，公司将对部门负责人进行诫勉谈话，并在全公司范围内进行通报批评。（二）晋升与评优参考1.在员工晋升、评优过程中，留档率考核结果作为重要参考依据之一。对于留档工作表现优秀的员工，在同等条件下优先考虑晋升和评优。2.留档文件管理混乱、考核结果较差的员工，在晋升和评优时将受到限制。公司鼓励员工积极做好文档留档工作，提高自身职业发展竞争力。（三）培训与改进支持1.根据各部门留档率考核结果，对于存在问题较多的部门，公司将针对性地提供文档管理培训课程。培训内容包括文件分类标准、留档流程、文件整理技巧、档案信息化管理等方面，帮助部门提升文档管理水平。2.各部门根据考核结果分析自身存在的问题，制定具体的改进措施和计划。公司文档管理部门将对改进情况进行跟踪和指导，确保各部门留档工作逐步完善，达到考核要求。六、文档留档流程及规范（一）文件生成与收集1.各部门在业务活动开展过程中，应明确文件生成的责任人。责任人负责按照相关标准和要求及时生成各类文件，并确保文件内容真实、准确、完整。2.文件生成后，由文件生成责任人或相关业务人员负责收集整理。收集过程中，需对文件进行初步审核，检查文件格式是否规范、签字盖章是否齐全等情况。对于不符合要求的文件，及时返回相关人员进行修改完善。（二）文件分类与编号1.收集后的文件按照本制度规定的分类标准进行分类。各部门应建立统一的文件分类目录，便于文件的快速查找和管理。2.对每类文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则应简单明了，便于记忆和识别。例如，合同协议类文件编号可采用年份+合同类别代码+流水号的方式，如2023CG001表示2023年的第一份采购合同。（三）文件存储1.纸质文件应存放在专用的文件柜中，文件柜应按照文件分类进行标识，便于查找。对于重要文件，应采取备份存储的方式，如复印或扫描成电子文件，分别存储在不同的地点。2.电子文件应按照规定的存储路径进行存放，建立清晰的文件夹结构。文件夹命名应与文件分类目录一致，便于识别和管理。同时，定期对电子文件进行备份，备份介质可采用外部硬盘、光盘、云存储等多种方式，确保文件数据的安全性和可恢复性。（四）文件归档1.文件整理分类编号完成后，应按照规定的时间节点进行归档。归档时，需填写文件归档清单，并将清单与文件一同存放。2.对于纸质文件，将文件按照归档清单顺序放入文件盒或档案袋中，并在文件盒或档案袋上标注文件类别、编号、归档时间等信息。3.对于电子文件，将文件存储到指定的归档文件夹中，并更新电子文件索引目录，确保索引信息与实际文件存储位置一致。（五）文件查阅与借阅1.公司内部员工因工作需要查阅留档文件时，应填写文件查阅申请表，注明查阅文件的名称、编号、查阅原因等信息，经所在部门负责人审批后，到文档管理部门进行查阅。2.如需借阅留档文件，借阅人应填写文件借阅申请表，详细说明借阅文件的用途、借阅期限等内容。借阅申请表需经所在部门负责人、文档管理部门负责人及公司分管领导审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自涂改、复印、转借他人。借阅期满后，应及时归还文件，文档管理部门应对归还文件进行检查，确保文件完好无损。（六）文件销毁1.对于已过保管期限或不再具有留存价值的文件，由各部门提出文件销毁申请。申请应说明文件名称、编号、销毁原因、保管期限等信息，并附文件清单。2.文件销毁申请经所在部门负责人、文档管理部门负责人及公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.文件销毁应采用适当的方式进行，确保文件信息无法恢复。对于纸