会客登记制度

会客登记制度第一章总则第一条依据国家相关法律法规及行业规范要求，结合集团母公司关于企业内部风险防控的指导原则，同时为适应公司业务发展及日常管理需求，特制定本会客登记制度。制度旨在规范公司会客行为，加强对来访者身份的核实与管理，防范潜在的合规风险、安全风险及信息安全风险，确保公司正常运营秩序，维护公司及员工合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司办公场所、会议室、临时活动场所等所有涉及会客接待的场景。包括但不限于外部访客、合作伙伴、客户、供应商、政府机构人员等进入公司区域的接待活动。第三条本制度中涉及的核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司针对特定风险领域（如会客管理）所建立的管理体系，包括制度设计、流程规范、风险防控、监督考核等全流程管理活动。（二）“XX风险”指因会客管理不当可能引发的风险事件，如未经授权人员进入公司核心区域、身份冒用导致信息泄露、访客行为不当引发安全隐患等。（三）“XX合规”指公司会客管理活动需符合国家法律法规、行业准则及公司内部规章制度的要求，确保行为合法、程序正当、责任明确。第四条会客专项管理的核心原则为：（一）全面覆盖原则：所有会客活动均需纳入登记管理范围，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人原则：明确各级管理及执行主体的职责权限，实现责任闭环。（三）风险导向原则：聚焦重点风险环节，实施差异化管控措施。（四）持续改进原则：根据管理效果及内外部环境变化，动态优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为会客专项管理的第一责任人，对公司会客管理工作的合规性、安全性负总责；分管安全、行政或相关业务的领导为直接责任人，负责统筹实施与监督考核。第六条设立会客专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，成员包括分管领导、行政部、保卫部、法务部及各部门代表组成。领导小组负责统筹协调会客管理制度建设，审批重大风险处置方案，定期审议管理成效，确保制度有效落地。第七条设立会客管理专责部门，由行政部担任牵头单位，主要职责包括：（一）负责制定会客登记管理制度及操作细则，组织培训宣贯；（二）统筹管理公司访客接待流程，监督各环节执行情况；（三）定期开展会客风险排查，提出优化建议；（四）配合相关部门处置突发风险事件。第八条各业务部门及下属单位为会客管理的实施主体，主要职责包括：（一）落实本部门会客登记要求，确保来访者信息真实完整；（二）对部门内部会客活动进行现场监督，防止违规行为；（三）配合专责部门开展风险评估及整改工作。第九条基层执行岗位（如前台、会议室管理员）为会客管理的直接责任人，主要职责包括：（一）严格执行会客登记程序，核实来访者身份及接待事由；（二）对异常情况及时上报专责部门；（三）妥善保管登记资料，防止信息泄露。第十条全体员工对自身行为及接触的来访者负有合规操作责任，包括：（一）如实提供接待信息，不得隐瞒或提供虚假内容；（二）发现可疑访客或违规行为立即制止并上报；（三）签署岗位合规承诺书，明确违规后果。第三章专项管理重点内容与要求第十一条业务操作合规标准：（一）访客登记需包含姓名、单位、联系方式、接待部门、事由、预计时长等要素，确保信息完整准确；（二）涉及公司敏感区域（如数据中心、保密室）的访客，需经二级审批后方可进入；（三）特殊会客（如高管会见、重要活动）需提前报备专责部门制定接待方案。第十二条禁止性行为：（一）严禁无登记手续接待来访者；（二）严禁为谋取私利私自便利来访者进入公司区域；（三）严禁将未经登记的访客带入办公场所。第十三条重点风险防控点：（一）身份核验风险：需通过身份证件实名登记，禁止使用伪造或变造证件；（（二）信息安全风险：禁止访客在未授权场所使用公司网络及设备；（三）安全隐患风险：需对访客携带物品进行安全检查，防止危险品进入公司。第十四条特殊场景管控要求：（一）临时会客（如当日拜访）需在登记后半小时内离场，确需延长需重新报备；（二）多批次会客（如培训活动）需分时段管理，避免资源冲突；（三）境外人员会客需额外核查护照有效性，并遵守相关出入境管理要求。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制：（一）行政部每年对制度执行情况进行评估，结合内外部环境变化提出修订建议；（二）遇国家政策调整或重大风险事件，需立即启动制度修订程序，确保合规性。第十六条风险识别预警机制：（一）每月开展会客数据统计，分析高频风险点（如某部门接待量异常）；（二）建立风险预警清单，对连续出现问题的部门进行重点督导。第十七条合规审查机制：（一）将会客登记纳入日常审计范围，每季度抽查登记资料的完整性；（二）未经合规审查的会客活动，接待部门不得实施，否则追究相关责任。第十八条风险应对机制：（一）一般风险（如登记信息错误）由专责部门限期整改；（二）重大风险（如发现身份冒用）需立即启动应急预案，包括隔离访客、封存证据、上报管理层等。第十九条责任追究机制：（一）对违反制度的行为，视情节轻重采取批评教育、绩效考核扣减、纪律处分等措施；（二）涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第二十条评估改进机制：（一）每年组织会客管理专项评估，采用问卷调查、访谈等方式收集反馈；（二）根据评估结果制定优化计划，持续提升管理效能。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障：（一）公司主要负责人定期听取会客管理工作汇报；（二）分管领导每月召开专题会议解决管理难题。第二十二条考核激励机制：（一）将会客管理纳入部门年度考核指标，占比不低于X%；（二）对表现突出的部门及个人予以通报表扬，优秀案例纳入培训教材。第二十三条培训宣传机制：（一）每半年开展全员合规培训，重点讲解登记流程及违规后果；（二）制作宣传手册，放置在公司入口及会议室等醒目位置。第二十四条信息化支撑：（一）开发会客管理系统，实现线上登记、电子通行证等功能；（二）通过大数据分析识别异常行为模式，提前预警风险。第二十五条文化建设：（一）每年发布会客管理合规倡议书，鼓励员工主动监督；（二）设立合规积分制度，与评优评先挂钩。第二十六条报告制度：（一）风险事件每月汇总上报至领导小组，重大事件即时报告；（二）年度管理报告需包含数据统计、问题分析及改进计划。第六章附则第二十七条本制度由公司行政部负责解释，遇歧义时以书面