机关单位文件管理规范操作细则

机关单位文件管理规范操作细则一、文件拟制与审核文件拟制是文件管理的源头，其质量直接影响后续工作的效率和效果。1.拟稿要求：*内容真实准确：拟稿人应确保文件内容真实可靠，数据准确无误，政策依据充分，符合国家法律法规及上级单位相关规定。*格式规范标准：严格按照《党政机关公文处理工作条例》及本单位有关公文格式的具体要求进行拟制，包括文种选用、标题拟定、主送抄送机关、正文结构、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章用印、页码编排等。*表述简明扼要：语言应庄重、准确、朴实、精炼，避免使用口语化、随意化或含义模糊的词句。逻辑清晰，层次分明。*程序合规合法：涉及重大事项或敏感内容的文件，拟稿前应充分调研论证，并按规定履行相应的报批程序。2.审核把关：*部门审核：文件初稿完成后，拟稿部门负责人应对文件内容的真实性、准确性、合规性及格式的规范性进行严格审核，并签署明确意见。*办公室核稿：部门审核通过后，提交单位办公室（或指定的公文处理部门）进行核稿。核稿重点包括：是否需要行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制要求、格式是否规范、涉及其他部门职责的是否已协商一致等。*领导审签：经办公室核稿合格的文件，按照公文处理权限呈送相应领导审签。领导审签时应对文件内容的政治性、政策性、原则性问题及是否符合本单位工作实际进行最终把关。二、文件收文办理收文办理是指对收到的外部单位来文（包括纸质文件和电子文件）进行处理的全过程。1.签收与登记：*签收：收到外来文件（含邮件、传真、电子公文等），应由指定人员（通常为办公室文书或机要员）负责签收，核对文件份数、页数、封装是否完好，确认无误后在送达回执上签字或盖章。*登记：对签收的文件，应及时在收文登记簿或电子公文系统中进行登记，详细记录文件标题、文号、发文机关、成文日期、份数、密级、主送机关、签收日期、处理情况等要素。2.初审与拟办：*初审：办公室对收到的文件进行初步审核，判断其是否属于本单位职权范围或需本单位办理，文件内容是否符合国家法律法规和政策规定，文种、格式是否规范等。对不符合要求的文件，可按规定退回或要求补正。*拟办：对需要办理的文件，由办公室根据文件内容和工作分工，提出初步的处理意见和建议承办部门（或承办人），报请单位分管领导或主要领导批示。拟办意见应明确、具体。3.批办与承办：*批办：单位领导根据拟办意见，对文件的处理作出明确批示，指明承办部门、承办人、办理要求和时限等。*承办：承办部门接到领导批办意见后，应立即组织相关人员进行办理。承办过程中要严格按照批办要求和文件内容开展工作，确保办理质量和效率。涉及多个部门联合承办的，主办部门应主动协调，相关部门应积极配合。4.催办与办结：*催办：办公室负责对文件的办理情况进行跟踪催办，特别是对领导批示有明确时限要求的文件，要及时提醒承办部门按时办结。对久拖不决的，应向单位领导报告。*办结：承办部门完成文件办理后，应将办理结果（如处理报告、会议纪要、批复意见等）形成书面材料，经部门负责人审核后，连同原文件一并反馈给办公室。办公室确认文件已办结后，在收文登记簿上注明办结情况。三、文件发文办理发文办理是指对本单位制发文件从定稿到发出的全过程。1.复核与登记：*复核：文件签发后、印制前，办公室应对文件的审批手续、签发意见、格式、内容、文种等进行再次复核，确保无误。如有需要修改之处，须按程序重新报批。*登记：复核无误后，在发文登记簿或电子公文系统中进行登记，赋予发文字号，记录发文标题、文号、签发人、成文日期、主送机关、抄送机关、份数、密级等信息。2.印制与核发：*印制：由办公室或指定的文印部门负责文件的印制。印制应保证字迹清晰、版面整洁、格式规范、份数准确。涉密文件须在符合保密要求的场所印制。*核发：文件印制完成后，办公室应对照发文登记信息进行核对，检查文件份数、页码、印章等是否齐全、正确。确认无误后，按规定的发送范围和方式（邮寄、传真、当面送达、电子发送等）进行分发。发送涉密文件须严格遵守保密规定。四、文件传阅与管理文件传阅是指为使相关人员知晓文件内容或参与文件办理而进行的内部传递。1.传阅范围：文件传阅应严格控制在规定范围内，根据文件内容和密级确定传阅对象，不得随意扩大或缩小传阅范围。2.传阅方式：通常采用专人传递、集中阅文或通过电子公文系统流转等方式。提倡在办公室内阅文，确需带出的，须经批准并办理借阅手续。3.及时传阅：收到需传阅的文件后，应尽快组织传阅，避免延误。传阅过程中，阅文人应在传阅单上签字，并注明阅文日期。4.妥善保管：传阅文件应妥善保管，防止丢失、损毁、涂改或泄密。阅后应及时交还文件管理人员，不得横传、积压或私自留存。涉密文件的传阅管理，必须严格执行保密规定。五、文件归档管理文件归档是指对办理完毕、具有查考保存价值的文件材料，按照规定进行整理、立卷、归档，移交档案管理部门保存的过程。1.归档范围：凡是本单位在公务活动中形成的，反映单位工作情况、具有查考利用价值的各类文件材料（包括公文、会议记录、纪要、报表、图纸、照片、录音录像、电子文件等），均属归档范围。2.归档要求：*及时归档：各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集、整理，按规定期限向本单位档案管理部门移交归档。年度结束后，应完成上一年度文件的归档工作。*齐全完整：归档的文件材料应齐全、完整，每份文件的正件、附件、印件、定稿、重要的修改稿等应收集齐全。*规范整理：归档文件应按照《归档文件整理规则》进行分类、排列、编号、编目、装订（或装盒）。做到目录清晰，装订整齐，便于查阅。电子文件的归档应符合国家关于电子档案管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。3.档案保管：档案管理部门应建立健全档案保管制度，配备必要的档案库房和设施设备，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作，确保档案实体和信息的安全。对涉密档案，应设专库或专柜存放，并严格执行保密管理规定。4.档案利用：单位内部人员因工作需要查阅档案，须按规定办理借阅手续。查阅涉密档案，须经单位分管档案工作的领导或主要领导批准。档案利用者应遵守档案管理规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。六、文件清退与销毁对于不归档或已超过保管期限且无保存价值的文件，应按规定进行清退或销毁。2.鉴定销毁：*鉴定：对于已超过保管期限的档案，由档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组，对其保存价值进行鉴定。*销毁：经鉴定确无保存价值的文件材料（含电子文件），应按照规定的程序报单位领导批准后进行销毁。销毁涉密文件必须在指定的保密销毁场所进行，由两人以上监销，并做好销毁记录。严禁将应销毁的文件材料作为废纸出售或随意丢弃。七、电子文件管理随着信息化发展，电子文件已成为机关单位文件的重要组成部分，其管理应与纸质文件管理同等重视。1.电子文件形成与办理：应使用符合标准的办公自动化系统或公文处理系统生成、办理电子文件，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。电子文件的拟制、审核、签发等环节应留有明确的操作痕迹。2.电子文件存储与备份：电子文件应存储在符合安全要求的服务器或存储介质中，并定期进行备份，防止数据丢失或损坏。重要电子文件应采用“双套制”（即同时保存电子版本和纸质版本）管理。3.电子文件保密与安全：严格执行信息安全和保密管理规定，对涉密电子文件应采取加密、访问控制等安全保密措施，防止非授权访问、泄露、篡改和破坏。4.电子文件归档：电子文件的归档应符合国家相关标准，确保其长期可读。归档时应连同其元数据、背景信息一并移交档案管理部门。八、制度保障与人员职责1.健全管理制度：单位应根据国家有关法律法规和上级要求，结合本单位实际，制定和完善文件管理、档案管理、保密工作等相关规章制度，明确工作流程和要求，使文件管理工作有章可循。2.明确人员职责：*单位领导：对本单位文件管理工作负总责，督促检查各项制度的落实。*办公室（或指定部门）：负责本单位文件管理的组织协调、指导监督和具体承办工作，包括公文处理、档案管理、保密管理等。*各部门负责人：对本部门形成和承办的文件材料的真实性、完整性、规范性负责，督促本部门人员做好文件的收集、整理和归档工作。*专兼职档案员：负责文件材料的接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作。*全体工作人员：严格遵守文件管理和保密规定，正确处理和使用文件，做好本岗位形成文件材料的收集和整理。3.加强培训与考核：定期组织开展文件管