企业合同档案管理标准作业程序表

企业合同档案管理标准作业程序表一、适用范围与场景概述本程序表适用于企业内部各部门在合同全生命周期管理中的档案处理工作，涵盖合同签订前准备、签订过程审核、签订后归档、日常保管、借阅使用、到期处置等环节。旨在规范合同档案的收集、整理、存储、检索及销毁流程，保证合同档案的完整性、安全性及可追溯性，为企业合规经营、风险防控及历史数据查询提供支持。适用于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等各类企业经营管理合同的档案管理。二、合同档案管理全流程操作步骤（一）合同签订前准备阶段需求提出与合同起草业务部门根据业务需求提出合同签订申请，明确合同主体、标的、金额、履行期限等核心要素。由指定经办人（如业务专员）依据企业标准合同模板或实际需求起草合同文本，保证条款清晰、权责明确。部门内部审核起草完成后，经办人将合同提交至部门负责人（如部门经理）进行审核，重点审核业务必要性、条款合理性及部门资源匹配度。审核通过后，在合同文本上签字确认，并标注“部门审核通过”及日期。（二）合同签订过程管理阶段法务合规审核部门审核通过后，经办人将合同提交至法务部门（如法务专员）进行合规性审核，重点审核法律条款、违约责任、知识产权等法律风险点。法务部门需在2个工作日内反馈审核意见，如需修改，由经办人根据意见调整后重新提交，直至审核通过。审批与签署授权法务审核通过后，按合同金额及类型提交至对应审批人（如分管领导、总经理）履行审批流程，审批权限需符合企业《合同管理办法》规定。审批通过后，由授权签署人（如法定代表人、授权代表）在合同文本上签字或盖章，保证签署行为有效。用印与文本分发办公室（或行政部）根据审批通过的合同文本，加盖企业合同专用章或公章，严格执行“用印登记”制度，记录用印日期、用印人、合同编号等信息。用印后，按合同份数要求（如正本1份、副本2份）进行分发，正本由档案管理员留存，副本由业务部门、财务部门等相关部门存档。（三）合同签订后归档阶段档案材料收集合同签署完毕后，经办人需在3个工作日内收集完整的合同档案材料，包括：合同正本/副本、审批流程单、法务审核意见书、用印登记表、补充协议（如有）、签订过程中往来的重要函件等。档案分类与编号档案管理员根据合同类型（如采购类、销售类、服务类）、签订年度进行分类，并按照“合同类型-年份-流水号”规则编制唯一档案编号（如CG-2024-001表示2024年采购类第1号合同）。信息登记与著录档案管理员将合同基本信息录入《合同档案管理台账》，内容需包括：合同编号、合同名称、签订双方、签订日期、合同金额、履行期限、归档日期、存放位置、经办人、负责人等。录入完成后，保证电子台账与纸质档案信息一致，便于后续检索。实体归档与存储纸质档案需使用档案盒统一存放，档案盒外标注合同编号及名称，按编号顺序排列于档案柜中；电子档案需扫描纸质材料（保证清晰完整），存储至企业指定的档案管理系统（如OA系统、电子档案系统），并设置访问权限。（四）合同档案日常管理阶段定期检查与维护档案管理员每季度对纸质档案进行一次检查，查看是否有虫蛀、受潮、破损等情况，发觉问题及时修复或复制备份；电子档案每月进行一次备份，保证数据安全。状态动态更新业务部门如发生合同变更、解除或续签等情况，需及时通知档案管理员，档案管理员在3个工作日内更新台账及电子档案信息，保证档案与实际履行情况一致。安全保管措施档案存放区域需配备防火、防潮、防盗、防虫等设施，限制无关人员进入；电子档案管理系统需设置密码及操作日志，仅授权人员可查阅或修改档案信息。（五）合同档案借阅与归还阶段借阅申请与审批因工作需要借阅合同档案的，由借阅人填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅理由、合同编号、借阅期限（原则上不超过5个工作日）、用途等，经部门负责人（如部门经理）及档案管理员审批同意后方可借阅。借阅与登记借阅人凭审批后的申请表至档案管理员处办理借阅手续，档案管理员核对信息后，将纸质档案交予借阅人（电子档案通过系统授权访问），并在《合同档案借阅台账》中记录借阅人、借阅日期、预计归还日期等信息。归还与核验借阅期满后，借阅人需按时归还档案，档案管理员检查档案是否完好、有无缺失，确认无误后在台账中标记“已归还”；如需续借，需提前1天重新申请，续借不超过3个工作日。（六）合同档案到期处置阶段到期预警与评估档案管理员每月末通过台账筛选即将到期（履行期限届满满3年）的合同，编制《合同到期预警清单》，提交至法务部门及业务部门评估是否需继续保存（如涉及未结纠纷、诉讼时效等需延长保存期限）。销毁审批与执行对于无需继续保存的合同，由档案管理员编制《合同档案销毁清册》，列明销毁档案的编号、名称、数量、销毁原因等，经法务部门（如法务主管）、分管领导审批同意后，方可销毁。销毁时需由2名以上人员共同监督，保证档案信息无法恢复，销毁后在销毁清册上签字确认，并将销毁记录存档备查。三、合同档案管理常用模板表格表1：合同档案基本信息表合同编号合同名称签订双方签订日期合同金额（元）履行期限归档日期存放位置（柜号-盒号）经办人负责人备注CG-2024-001采购设备合同A公司/本企业2024-01-15500,0002024-01-15至2024-07-152024-01-18A-01-005*业务专员*部门经理含技术附件XS-2024-002软件服务合同B公司/本企业2024-02-20120,0002024-02-20至2025-02-192024-02-22B-02-011*销售经理*销售总监年度服务合同表2：合同档案借阅申请表借阅人所属部门借阅日期合同编号合同名称借阅理由预计归还日期部门负责人审批档案管理员审批备注*财务专员财务部2024-03-01CG-2024-001采购设备合同账务处理核对2024-03-05*财务经理*档案管理员已扫描电子档*法务助理法务部2024-03-02XS-2024-002软件服务合同合同合规性复查2024-03-06*法务主管*档案管理员仅限查阅表3：合同到期预警及处置表合同编号合同名称到期日期预警级别（一般/紧急）跟进人业务部门评估意见法务部门评估意见处置方式（延长保存/销毁）处置结果完成日期CG-2023-005办公室租赁合同2024-04-30一般*行政专员合同已终止，无纠纷诉讼已结案，可销毁销毁已销毁2024-03-15CG-2023-008技术合作合同2024-05-10紧急*技术经理项目仍在履行，需续签涉及专利条款，需保存至专利到期延长保存至2027-05-10已更新台账2024-03-20四、关键管理要点与风险提示合规性要求合同档案管理需严格遵守《_________档案法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，保证档案收集、归档、销毁等流程合法合规。涉及商业秘密、个人隐私的合同档案，需加强保密管理，借阅需经更高层级审批，严禁无关人员接触。及时性原则合同签订后需在3个工作日内完成归档，避免材料遗失；借阅档案需按时归还，保证档案不被长期占用；到期档案需及时评估处置，避免超期保存占用资源。完整性保障归档材料需包含合同全流程文件，严禁遗漏审批单、审核意见等关键材料；纸质档案与电子档案需同步更新，保证信息一致。安全风险防控档案存放区