私募基金档案管理办法

私募基金档案管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范本公司（以下简称“公司”）私募基金业务档案（以下简称“档案”）的管理工作，确保档案的真实、完整、准确、安全和可追溯，有效服务于投资决策、合规运营及客户服务，并根据国家相关法律法规、行业自律规则及公司内部管理制度，特制定本办法。第二条定义本办法所称私募基金档案，是指公司在开展私募基金募集、投资、管理、退出、信息披露、客户服务及其他相关业务活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条适用范围本办法适用于公司所有私募基金产品（包括公司作为管理人的契约型基金、合伙型基金、公司型基金等）从募集设立、投资运作至清算终止全过程所产生的各类档案的管理。公司各部门及全体员工在从事与私募基金相关的业务活动时，均应遵守本办法的规定。第四条基本原则档案管理工作遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映业务活动的客观情况，严禁伪造、篡改。（二）完整性原则：确保档案收集齐全，各项业务环节形成的档案均应纳入管理范围。（三）及时性原则：档案的形成、收集、整理、归档应及时进行，避免延误。（四）规范性原则：档案的分类、整理、编号、保管、查阅等环节应符合统一规范。（五）安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止失泄密、损毁和丢失。（六）保密性原则：严格遵守国家及公司有关保密规定，维护基金份额持有人和公司的合法权益。（七）可追溯性原则：档案管理应确保每一份档案都有清晰的来源、流转轨迹和处理结果。第二章档案范围与分类第五条档案范围私募基金档案主要包括但不限于以下内容：（一）募集类档案：基金募集说明书、基金合同（合伙协议、基金公司章程）、风险揭示书、投资者适当性管理相关文件（投资者风险测评问卷、风险匹配告知书、投资者资产证明、身份证明文件等）、募集推介材料、认购/申购申请书、资金划付凭证、份额确认书等。（二）投资类档案：尽职调查报告、投资建议书、投资决策委员会决议、投资协议、投后管理报告、项目退出相关文件、估值相关文件等。（三）运营管理类档案：基金账户开立资料、资金划付指令、托管协议、托管报告、会计凭证、会计账簿、财务报告、费用核算与支付凭证等。（四）风险管理与合规类档案：合规检查报告、风险评估报告、内部控制制度及执行记录、异常交易监控记录、合规意见、监管沟通文件、投诉处理记录等。（五）信息披露类档案：定期报告（季度、年度）、临时报告、重大事项公告、信息披露备份材料、向监管机构报送的各类报表及材料等。（六）人员管理类档案：基金从业人员资格证明、岗位职责说明、培训记录、绩效考核记录等（与基金运作直接相关的）。（七）其他类档案：基金合同终止/清算报告、相关法律意见书、咨询服务合同、重要会议纪要等与私募基金运作相关的其他具有保存价值的文件材料。第六条档案分类档案应按照基金产品进行一级分类，在每个基金产品下，可根据本办法第五条所列类别进行二级及以下分类，并可根据业务实际情况进一步细化。第三章档案管理流程第七条形成与收集各业务部门及相关人员在业务活动中形成的各类文件材料，均应视为档案的组成部分。业务经办人员是档案收集的第一责任人，应确保文件材料的及时、完整、准确收集，并对其真实性负责。电子文件应一并收集，确保其可读取性。第八条整理与归档（一）档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，做到分类清楚、顺序合理、装订整齐、便于查阅。（二）纸质文件应统一使用A4纸张，破损文件应修复，字迹模糊或易褪变的文件应复制。（三）归档文件应按照规定的分类方法进行编号，并编制档案目录。档案目录应包括文件名、编号、形成日期、页数、保管期限等要素。（四）电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保其元数据的完整。电子档案与纸质档案具有同等效力（符合相关法律法规规定的）。（五）档案应在相关业务环节结束后或规定期限内完成整理并移交至档案管理部门（或指定专人）归档。具体归档时限由公司根据业务特点另行规定。第九条保管与存储（一）档案保管应具备适宜的场所和条件。纸质档案应存放于专用档案柜，做到防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘。（二）电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储介质中，并建立完善的备份机制，定期进行备份和检测，防止数据丢失或损坏。重要电子档案应进行异地备份。（三）档案管理部门（或指定专人）应建立档案保管清册，对档案的入库、出库、移交等情况进行详细记录。（四）档案的保管期限应根据档案的性质、重要程度及相关法律法规要求确定，分为永久、长期、短期。具体保管期限标准由公司另行制定，但不得低于相关法律法规规定的最低要求。基金清算后，档案应至少保存规定年限。第十条查阅与借阅（一）公司内部人员因工作需要查阅档案，应履行审批手续，经相关负责人同意后，方可查阅。查阅涉密档案需经更高层级负责人审批。（二）外部单位（如监管机构、司法机关）因公务需要查阅档案，应出示有效证件和公函，经公司指定负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。（三）档案原则上不得带出档案保管场所。确因工作需要借阅的，须经公司高级管理人员批准，严格履行借阅登记手续，明确归还期限，并由借阅人对档案的完整性、保密性负责。借阅期限一般不超过规定天数，逾期需办理续借手续。（四）查阅或借阅档案时，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经许可，不得复制、拍摄、摘录档案内容。（五）档案管理人员应对查阅、借阅情况进行详细记录。第十一条保密与销毁（一）档案管理应严格遵守国家及公司有关保密制度，明确档案的保密级别，对涉密档案采取特殊的保管和查阅措施。（二）档案管理人员及所有接触档案的人员均负有保密义务，不得泄露档案内容。（三）档案保管期限届满需要销毁的，应由档案管理部门提出销毁意见，报公司管理层批准后，由两人以上负责监销，并做好销毁记录。销毁记录应永久保存。涉及重要、敏感信息的档案销毁，应采用符合安全保密要求的方式进行。（四）对于已销毁档案的电子版本，应确保彻底删除，防止数据恢复。第四章电子档案管理第十二条一般规定电子档案与纸质档案具有同等法律效力（在符合相关法律规定的前提下）。公司应建立健全电子档案管理制度，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。第十三条电子档案的形成与归档电子文件形成时应注明起草人、审核人、签发人、形成时间等元数据。电子档案归档应确保其内容、结构、背景信息和元数据的完整，并采用符合长期保存要求的格式。鼓励对重要纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案进行管理，但原件仍需按规定保存。第十四条电子档案的存储与备份电子档案应存储在公司指定的、安全可靠的服务器或云存储平台。应建立电子档案定期备份制度，备份介质应异地存放。对电子档案的修改、更新应留有痕迹，确保可追溯。第十五条电子档案的访问控制与安全公司应建立电子档案的访问权限控制体系，根据档案的保密级别和人员职责分配不同的访问权限。采用身份认证、权限管理、加密、日志审计等技术手段，保障电子档案的存储安全和传输安全，防止非授权访问、篡改和泄露。第十六条电子签名涉及基金合同、投资协议等关键法律文件的电子版本，如采用电子签名，应符合《中华人民共和国电子签名法》等法律法规的要求，确保电子签名的真实性、可靠性和有效性。第五章责任与监督第十七条责任分工（一）公司管理层对档案管理工作负总责。（二）档案管理部门（或指定的综合管理部门）是档案管理的归口部门，负责制定和完善档案管理制度、组织档案业务培训、监督检查档案管理工作的执行情况、集中保管公司重要档案。（三）各业务部门负责人是本部门档案管理的第一责任人，负责督促本部门人员按照规定收集、整理、移交档案材料。（四）档案管理人员负责档案的接收、整理、保管、统计、利用、销毁等具体工作，并对档案的完整性、安全性负责。（五）全体员工均有保护公司档案的义务，不得擅自损毁、丢失、涂改、伪造、泄露档案内容。第十八条监督与检查档案管理部门应定期或不定期对公司各部门的档案管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。公司应将档案管理工作纳入内部审计和合规检查范围。第十九条奖惩对于在档案管理工作中认真负责、表现突出的部门和个人，公司可给予适当奖励。对于违反本办法规定，造成档案损毁、丢失、泄露或其他不良后果的，公司将视