保定市博物馆藏品档案管理制度

保定市博物馆藏品档案管理制度第一章总则1.1制度定位本制度以《博物馆条例》《文物藏品档案规范》《博物馆藏品管理办法》为立法依据，结合保定市博物馆（以下简称“本馆”）藏品来源多元、年代跨度大、材质类型复杂、研究价值突出的实际，对藏品从入馆到注销全生命周期所产生的文字、图纸、影像、数据、实物样本等一切原始记录与再生信息进行系统化、标准化、可持续化管理，确保任何一件藏品在任何时间节点均可实现“来源可查、去向可追、状态可验、责任可究”。1.2适用范围本制度适用于本馆所有登记在册藏品、参考品、代管品、借展品、数字孪生模型及其附属档案；适用于馆领导、典藏部、信息中心、保卫部、展览部、研究部、文保科技部、财务资产科及一切因科研、展示、教育、宣传、修复、检测、摄影、出版、文创开发等事由接触藏品档案的内外部人员。1.3管理原则（1）真实性原则：档案内容必须与藏品客观实际一致，禁止任何形式的伪造、篡改、隐匿。（2）完整性原则：档案应覆盖藏品生命周期全部环节，缺项即视为事故。（3）可追溯原则：任何一次信息变动须留痕，谁录入、谁修改、谁审批、谁负责。（4）安全性原则：实体档案以“防震、防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘”七防为核心；电子档案以“本地双备份、异地容灾、加密传输、分级授权”为底线。（5）共享性原则：在确保国家安全和知识产权前提下，最大化促进内部共享与公共利用，避免“信息孤岛”。1.4术语定义（1）“主档案”：指随藏品永久保存、不可替代的核心原始记录，包括《藏品登记表》《藏品编目卡》《入馆凭证》《鉴定记录》《移交清单》等。（2）“副档案”：指在服务利用过程中产生的再生性文件，如展览清单、修复报告、检测数据、三维扫描、出版清样、文创打样等。（3）“过程档案”：指藏品在流转、保护、研究、展示各环节即时生成的原始记录，如温湿度曲线、出库单、点交单、观众留言、社教活动签到表等。（4）“数字档案”：指通过扫描、拍照、建模、数据库等方式形成的二进制形态档案，包括TIFF、RAW、PDF/A、XML、OBJ、JSON等格式。（5）“密级”：按国家文物保密规定，结合本馆实际划分为公开、内部、限制、秘密四级，用★号在封面右上角标识。第二章组织与职责2.1决策层馆长办公会每年听取一次藏品档案工作专项汇报，对年度档案预算、重大档案信息化项目、档案开放范围进行审议；馆长为档案安全的第一责任人，分管副馆长为直接责任人。2.2归口部门典藏部下设“藏品档案室”（以下简称“档案室”），编制不少于3人，其中1人具备副研究馆员以上职称并持有国家档案专业资格证书。档案室职责：（1）制定并动态修订本制度及配套细则；（2）负责实体档案接收、整理、编目、上架、保管、调阅、数字化、统计、鉴定、销毁；（3）维护“藏品档案综合管理平台”（以下简称“平台”），确保数据标准、元数据规范、接口开放；（4）每季度组织一次档案安全演练，每年组织一次档案密级复查；（5）对接省市档案局、文物局、公安网安、国家文化大数据体系，完成数据上报与异地备份。2.3协同部门信息中心：提供服务器、存储、网络、安全设备、虚拟化资源及7×24小时技术值守；保卫部：负责档案室门禁、视频监控、红外报警、消防灭火、巡更检查；文保科技部：负责在保护修复、检测分析过程中同步生成过程档案并实时移交；展览部：负责在展览结束后15个工作日内将展览档案移交档案室；财务资产科：负责将藏品资产卡片与档案编号一一绑定，实现账档一致。2.4外部机构借展、检测、修复、数字化外包服务方须与本馆签订《档案保密与移交协议》，承诺在合同结束后30日内移交完整过程档案，并销毁一切副本。第三章档案形成与首次入档3.1入馆交接（1）来源单位或个人填写《藏品来源说明书》，附合法来源承诺、流转记录、照片、测绘图、视频、口述史等；（2）典藏部在24小时内完成实物核对、拍照、称重、测量、封装，生成《入馆交接单》，交接单须由交方、接方、监交人三方签字；（3）档案室人员现场同步建立“档案盒”，盒号与藏品总登记号一致，盒内放置交接单、来源说明书、原始包装物、封存标签。3.2首次鉴定（1）由3名以上专家组成鉴定组，出具《专家鉴定意见书》，内容含名称、年代、质地、级别、完残状况、价值评估、保护建议；（2）鉴定过程全程录像，录像文件以MXF格式保存，码率不低于50Mbps；（3）鉴定结束后2小时内，档案室将意见书原件及录像移交入库，同时扫描生成PDF/A文件上传平台。3.3编目与赋号（1）采用“年份+类别+顺序+校验”四段式编码，如“2025QP0001A”，其中QP为“青铜器”拼音缩写；（2）编目字段执行《博物馆藏品信息指标体系》全部核心字段及本馆扩展字段，扩展字段不少于20项，如“XRF合金成分”“既往修复次数”“3D模型面片数”；（3）编目数据经双人交叉审核后锁定，锁定后如需修改，须填写《字段变更申请表》，由典藏部主任、档案室主任双签批准。3.4数字化采集（1）二维影像：使用4000万像素以上中画幅相机，色温5500K，标准24色卡，输出TIFF无压缩；（2）三维建模：结构光或激光扫描，点云密度≥0.1mm，贴图分辨率≥8K；（3）光谱检测：可见光、红外、紫外、X射线、拉曼、能谱等数据以RAW格式保存，同步生成10年可读的JSON说明文件；（4）数字化成果在采集后5个工作日内完成质检，质检合格率≥99%方可归档。第四章档案整理与编号4.1实体档案整理（1）按照“主档案—副档案—过程档案”三级分类，每级再按“年度—类别—顺序”细分；（2）使用无酸纸、PET档案袋、PP档案盒，PH值7.0—8.5，厚度≥0.8mm；（3）盒脊标签含二维码，扫码即可显示盒内目录；（4）上架排列采用“密排+轨道”方式，承重≥800kg/㎡，库房荷载≥12kN/㎡。4.2电子档案整理（1）平台采用“藏品—档案—文件”三级树状结构，支持多父节点关联，实现一件多档、一档多文件；（2）文件名规则：总登记号_档案类型_版本号_日期，如“2025QP0001A_main_v2_20251201”；（3）元数据采用XMLSchema定义，支持DC、CDWA、VRACore、CIDOCCRM多种映射；（4）电子档案采用“三份两异地”策略：本地主存储、本地备份、异地灾备，异地距离≥300km，RPO≤15分钟。4.3编研成果整理（1）研究论文、专著、展览图录、文创产品须标注藏品总登记号；（2）在平台建立“知识图谱”模块，自动抽取论文关键词、人名、地名、年代、考古学文化，实现可视化关联；（3）编研成果在正式出版或发布前须由档案室进行“档案合规性”审查，确保未泄露限制级信息。第五章档案保管与防护5.1库房环境（1）温度14℃—20℃，日波动≤±1℃；相对湿度45%—55%，日波动≤±3%；（2）颗粒物浓度≤0.1mg/m³，SO₂≤10μg/m³，NOx≤20μg/m³，H₂S≤5μg/m³；（3）照度≤50lux，紫外线比例≤75μW/lm；（4）采用Vesda极早期烟雾探测+七氟丙烷洁净气体灭火，喷放时间≤10s，残留物为零；（5）墙体、地面、吊顶采用“龙骨架+防火板+隔热棉”复合结构，耐火极限≥4小时。5.2安防系统（1）门禁采用“人脸+指纹+IC卡”三因素认证，非法闯入0.3s触发报警；（2）视频监控4K分辨率，码流≥8Mbps，存储≥180天；（3）红外双鉴探测器覆盖所有通道，灵敏度可调，防宠物误报；（4）巡更系统采用NFC标签，每2小时巡查一次，漏巡率0%自动短信提醒。5.3虫霉防治（1）库房入口设风幕+粘虫板，每月更换一次；（2）档案盒内置防虫片，有效成分为右旋烯丙菊酯，每6个月更换；（3）春季、秋季各进行一次气调杀虫，氧浓度≤0.3%，维持21天；（4）建立虫霉标本库，对捕获害虫进行种类鉴定、拍照、归档，用于趋势分析。5.4应急预案（1）火灾：启动七氟丙烷→切断电源→启动排烟→人员撤离→清点档案；（2）水灾：关闭恒湿机→启动排水泵→抬高档案架→塑料膜密封→联系保险公司；（3）盗窃：立即报警→封锁现场→调取录像→核对被盗档案编号→上报国家文物局；（4）网络攻击：切断外网→启用备用服务器→日志取证→48小时内恢复业务。第六章档案利用与借阅6.1利用方式（1）馆内阅览：持工作证刷卡登记，档案室全程陪同，禁止拍照、复印、圈划；（2）馆外借用：仅限数字化副本，通过加密U盘或VPN隧道传输，使用期限≤30天，到期自动销毁；（3）公众查询：通过官网“藏品档案公开查询系统”检索，公开级档案提供缩略图及基础元数据，限制级档案需提交研究计划，经伦理委员会审批；（4）商业利用：签署《授权协议》，按藏品级别收取资源使用费，费用纳入财政专户。6.2审批权限（1）公开级：档案室主任审批；（2）内部级：分管副馆长审批；（3）限制级：馆长办公会审批；（4）秘密级：上级文物主管部门审批。6.3利用登记（1）系统自动生成《利用登记单》，含利用人、证件号、利用目的、档案编号、页码、时长、操作日志；（2）利用人须签署《保密承诺书》，承诺不转借、不篡改、不发布不当言论；（3）档案室每季度出具《利用统计分析报告》，为展览策划、文创开发、学术研究提供数据支撑。第七章档案统计与鉴定7.1日常统计（1）每日自动统计新增档案数量、容量、类型、密级、质检结果；（2）每月生成《档案工作月报》，含环境曲线、出入库频次、利用热度、异常事件；（3）每年12月完成《年度档案统计册》，报送省市档案局、文物局。7.2鉴定销毁（1）实体档案保管期限分永久、长期（30年）、短期（10年）三类；（2）到期档案由档案室组织3人以上鉴定小组，逐件审查，出具《鉴定意见书》；（3）对确无保存价值的档案，编制《销毁清册》，经馆长、上级主管部门逐级审批，在指定场所销毁，全程录像并存档；（4）销毁后平台保留元数据及销毁记录，确保审计可查。第八章档案信息化与数据治理8.1平台架构（1）采用微服务+容器云架构，支持弹性扩展，并发≥1000用户；（2）核心语言Java，数据库MySQL+MongoDB，搜索引擎ElasticSearch，缓存Redis；（3）支持RBAC权限模型，颗粒度到字段级；（4）提供RESTfulAPI、OAI-PMH、IIIF、WebService四种接口，实现与全国可移动文物普查平台、国家文化大数据体系互联互通。8.2数据标准（1）执行《博物馆藏品二维影像采集标准》《三维模型数据交换格式》等国家及行业标准；（2）制定《保定市博物馆藏品档案元数据规范》共128项字段，其中强制性字段45项，可选字段83项；（3）建立数据质量评分体系，从完整性、准确性、一致性、及时性、唯一性五个维度打分，低于90分自动预警。8.3区块链存证（1）对主档案的MD5值、操作日志、审批记录实时写入区块链，确保不可篡改；（2）采用国家文物局“文保链”联盟链，共识算法PBFT，出块时间3秒；（3）提供司法节点接口，可作为电子证据直接提交法院。第九章档案安全与保密9.1分级保护（1）公开级：可互联网公开；（2）内部级：馆内局域网访问；（3）限制级：授权终端访问，水印+屏幕盲水印；（4）秘密级：离线单机加密，国密SM4算法，USBKey双因子认证。9.2审计与追踪（1）系统记录所有登录、查询、下载、修改、删除、打印操作，日志保存≥20年；（2）对异常行为（如批量下载、深夜登录、权限越界）实时短信+邮件告警；（3）每半年聘请第三方安全公司渗透测试，出具《安全测评报告》。9.3人员管理（1）档案室人员须通过背景审查，签署《长期保密协议》；（2）离岗时进行脱密审计，收回所有权限、设备、门禁；（3）对违反保密规定造成泄露的，依法移交司法机关，并启动民事赔偿。第十章档案移交与注销10.1移交（1）因机构调整、库房改造、文物调拨等原因需移交档案时，提前60日向上级文物主管部门书面报告；（2）移交清单须逐条核对，双方签字盖章，区块链同步记录；（3）移交过程全程录像，录像文件一并移交。10.2注销（1）藏品因毁损灭失、调拨、依法退出馆藏等原因需注销档案时，启动“档案注销流程”；（2）档案室组织专家评估，出具《档案注销评估报告》；（3）注销不意味着销毁，实体档案转为“历史资料”专库永久保存，数字档案移入“注销库”，仅允许馆长、纪检双人审批查询。第十一章监督与考核11.1内部监督（1）纪检办公室每年对档案室进行专项审计，重点检查权限审批、利用登记、销毁流程；（2）建立“档案事故”问责制度，事故分一般、较大、重大、特别重大四级，对应扣除绩效、通报批评、行政处分、刑事责任。11.2外部监督（1）接受省市档案局、文物局、审计厅、公安网安、消防支队联合检查；（2）对检查提出的整改意见，30日内书面回复并附整改报告；（3）检查结果纳入领导班子年度考核，占比不低于10%。11.3绩效考核（1）建立“档案工作KPI”，包含数字化率、质检合格率、利用满意度、安全事故数、创新项目数；（2）KPI与部门奖金、个人晋升、职称评审直接挂钩；（3）对年度考核优秀者，授予“档案之星”称号，并优先推荐参加国家、省级专业竞赛。第十二章培训与科研12.1培训体系（1）新员工岗前培训不少于16学时，考核合格方可上岗；（2）每年组织一次“档案