公司规范费用报销制度

PAGE公司规范费用报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高公司资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及与公司签订劳务合同的人员。（三）基本原则1.真实性原则：费用报销必须基于真实发生的业务，报销凭证应真实、合法、有效，不得虚报、瞒报费用。2.合理性原则：费用报销应符合公司经营活动的需要，遵循合理性标准，杜绝不合理的费用支出。3.合规性原则：费用报销必须严格遵守国家法律法规以及公司相关规定，确保报销行为合法合规。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延，以保证公司财务数据的及时性和准确性。二、费用报销的审批流程（一）报销申请1.员工在完成业务活动并取得相应费用报销凭证后，应及时填写费用报销单。报销单应详细注明报销日期、报销人姓名、部门、费用明细（包括费用名称、金额、用途等）、附件张数等信息。2.对于涉及多个项目或部门的共同费用，应明确划分费用归属，并由相关责任人分别签字确认。（二）部门初审1.员工所在部门负责人应对报销事项的真实性、合理性进行初审。审核内容包括业务活动是否与部门职责相符、费用支出是否必要、报销凭证是否齐全等。2.部门负责人如确认报销事项符合要求，应在报销单上签署意见并签字；如发现问题，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息，待问题解决后再行审批。（三）财务审核1.财务部门收到报销单后，应进行严格的财务审核。审核重点包括报销凭证的合法性、合规性、完整性，费用计算的准确性，报销金额是否符合公司规定的标准等。2.财务人员如发现报销凭证存在问题或费用不符合规定，应及时与报销人及部门负责人沟通，要求其做出解释或进行调整。对于不符合报销要求的报销单，财务人员有权拒绝受理。（四）审批权限1.公司根据费用金额大小设定不同的审批权限，具体如下：费用金额在[X]元以下的：由部门负责人审批后，报财务负责人备案即可。费用金额在[X]元至[X]元之间的：经部门负责人初审、财务审核后，由分管领导审批。费用金额在[X]元以上的：需依次经过部门负责人初审、财务审核、分管领导审核，最后由总经理审批。2.对于重大项目或特殊事项的费用报销，可能需要经过公司管理层集体决策审批，具体流程按照公司相关规定执行。（五）报销支付1.经各级审批通过的报销单，由财务部门按照公司财务制度和资金安排进行支付。2.对于符合银行转账条件的报销款项，原则上采用银行转账方式支付至报销人指定的银行账户；对于确实需要现金支付的情况，报销人应在报销单上注明原因，并按照公司现金管理规定办理相关手续。三、各类费用报销规定（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要，到常驻地以外的地区出差所发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。2.交通费用飞机票：员工应根据公司规定的出差审批流程预订机票，原则上应选择经济舱出行。如有特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱，需提前经上级领导批准。机票报销时应提供正规的航空运输电子客票行程单等有效凭证。火车票：按照实际乘坐的车次和座位类型报销，报销凭证为火车票原件。长途汽车票：以实际发生的票价为依据报销，提供正规车票。市内交通费：根据出差目的地的实际情况，按照公司规定的标准报销市内交通费用。一般可采用实报实销或按照一定的包干标准报销的方式，具体标准由公司根据不同地区制定。员工应保留相应的交通票据作为报销凭证，如出租车发票、公交车票等。3.住宿费用员工应选择符合公司规定标准的住宿酒店，并按照实际发生的住宿费金额报销。报销时需提供酒店开具的正规发票，发票内容应包括住宿日期、房费金额、酒店名称及地址等信息。如两人或多人一同出差且符合合住条件的，应尽量安排合住，以节约费用。对于因工作需要确需单独住宿的情况，需在出差申请中注明原因，并经上级领导批准。4.餐饮费用按照公司规定的出差补贴标准报销餐饮费用，不再另行报销实际发生的餐饮发票。补贴标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准由公司综合考虑当地消费水平等因素制定。出差期间如有招待客户等特殊情况需要额外报销餐饮费用的，应提前填写招待费申请单，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经审批通过后按照规定报销。报销时需提供正规餐饮发票，并在发票背面注明招待事项等相关信息。（二）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而用于招待客户、供应商等外部关系单位人员的费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等方面的支出。2.招待标准公司根据业务性质和实际需要制定不同的招待标准。一般情况下，招待客户应遵循勤俭节约的原则，避免铺张浪费。对于重要客户或重大业务活动的招待，需提前制定详细的招待方案，明确招待规格、预计费用等，并报上级领导审批。3.报销要求业务招待费报销时，应提供真实、有效的发票及相关凭证，发票内容应与招待事项相符。发票上需注明招待日期、招待对象、招待事由等信息。除发票外，还应附上招待费申请单、招待活动记录（如招待人员名单、活动内容等）等相关资料，以便财务部门审核。礼品费用报销时，应提供礼品购买清单及签收证明，证明礼品已实际赠送给招待对象。（三）办公用品及低值易耗品1.定义：办公用品是指公司日常办公所需使用的各类文具、纸张、耗材等物品；低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短的劳动资料，如办公家具、工具、设备等。2.采购流程各部门根据实际工作需要，填写办公用品及低值易耗品采购申请单，注明采购物品名称、规格、数量、预计金额等信息，经部门负责人审批后提交至行政部门。行政部门负责汇总各部门采购申请，统一进行采购。对于批量采购或金额较大的采购项目，应通过招标、询价等方式选择合适的供应商，确保采购价格合理、质量可靠。采购完成后，行政部门应及时办理验收入库手续，填写入库单，注明采购物品的名称、规格、数量、供应商等信息。入库单应由采购人员、验收人员及仓库管理人员签字确认。3.报销规定员工领用办公用品及低值易耗品时，应填写领用单，注明领用日期、物品名称、规格、数量等信息，并签字确认。领用单作为费用报销的附件之一。报销办公用品及低值易耗品费用时，应提供正规发票及入库单、领用单等相关凭证。发票上应注明购买物品的详细清单，以便财务部门核对。对于已办理固定资产登记手续的低值易耗品，应按照公司固定资产管理制度进行管理，其折旧及摊销等费用按照相关规定处理。（四）通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。2.报销标准公司根据不同岗位和业务需求制定通讯费报销标准。一般分为固定补贴标准和实报实销两种方式。对于采用固定补贴标准的员工，每月按照规定的金额发放通讯补贴，不再另行报销实际发生的通讯费用。补贴标准根据员工职级和工作性质分为不同档次。对于因工作需要确实需要实报实销通讯费用的员工，应提供正规的通讯发票，发票抬头应为公司名称或员工本人姓名，发票内容应清晰反映通讯费用的明细，如通话费、短信费、流量费等。报销金额应与实际发生的费用相符，且不得超过公司规定的标准。3.报销要求通讯费报销应按照月度进行，员工需在每月规定的时间内提交报销申请，附上当月通讯发票及报销清单。如员工同时使用公司配备的通讯设备和个人通讯设备，应分别核算费用，并按照公司规定进行报销。对于公司配备通讯设备的相关费用，按照公司固定资产管理规定处理。（五）车辆费用1.定义：车辆费用是指公司自有车辆或员工因工作需要使用车辆所发生的费用，包括燃油费、维修费、保养费、保险费、停车费、过路费等。2.自有车辆费用公司自有车辆的燃油费、维修费、保养费等费用，由车辆管理部门统一核算和报销。车辆管理部门应建立车辆费用台账，详细记录每辆车的费用支出情况。车辆保险费按照公司规定的标准统一购买，并由公司统一支付。保险费报销时应提供保险发票及保单等相关凭证。停车费、过路费等费用，由车辆使用人在实际发生后及时报销，报销时应提供正规发票，并注明车辆使用情况及行驶路线等信息。3.员工车辆使用费用对于员工因工作需要使用个人车辆为公司办事的情况，公司可根据实际情况给予一定的补贴或按照实报实销的方式处理。补贴标准或实报实销范围由公司根据业务需求和市场行情制定。员工报销车辆使用费用时，应提供正规发票，发票内容应与车辆使用情况相符，如燃油发票、维修发票等。同时，还应填写车辆使用登记表，注明使用日期、事由、行驶里程等信息，作为报销的附件。（六）会议费1.定义：会议费是指公司为组织召开各类会议所发生的费用，包括场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿、资料印刷等方面的支出。2.会议审批召开会议前，主办部门应填写会议申请表，详细注明会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程、预计费用等信息，经部门负责人审核后提交至上级领导审批。对于涉及公司重大决策或重要业务的会议，需提前制定详细的会议方案，并报公司管理层批准。3.费用报销会议结束后，主办部门应及时办理会议费用报销手续。报销时应提供正规发票及相关凭证，发票内容应与会议事项相符。除发票外，还应附上会议申请表、会议签到表、会议费用明细清单等资料，以便财务部门审核。会议费用应严格按照预算执行，如有超支情况，需提前说明原因并经上级领导批准。（七）培训费1.定义：培训费是指公司为员工参加各类培训课程、学习交流活动等所支付的费用，包括培训学费、教材费、住宿费、交通费等。2.培训申请员工如需参加外部培训，应提前填写培训申请表，注明培训课程名称、培训时间、培训地点、培训费用预算等信息，经部门负责人审核后提交至人力资源部门。人力资源部门根据公司培训计划和员工发展需求，对培训申请进行审批。对于符合公司培训政策和业务发展需要的培训申请，予以批准；对于不符合要求的申请，应及时反馈给员工并说明原因。3.费用报销员工完成培训后，应在规定时间内办理培训费用报销手续。报销时应提供正规发票及培训证书、培训资料等相关凭证，发票上应注明培训内容、培训时间等信息。如培训费用涉及多个项目或有其他特殊情况，应按照费用明细分别填写报销单，并附上相应的说明和凭证。培训费用应严格按照公司规定的标准执行，对于超出标准的部分，需由员工自行承担。四、费用报销凭证要求（一）基本要求1.费用报销凭证必须是由税务机关统一监制的正规发票或财政部门监制的行政事业性收费收据等合法票据。发票应真实、有效，不得伪造、变造。2.发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。3.对于发票上未注明的事项或信息不完整的，应要求开票方补充或更正；对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销。（二）特殊情况处理1.如因客观原因无法取得正规发票的，应提供其他合法有效的凭证，并说明原因。例如，支付给个人的劳务报酬，如无法取得发票，可提供收款人的身份证复印件、劳务合同、付款凭证及签收证明等资料作为报销依据。2.对于国外取得的发票或票据，应提供中文译本，并经具有资质的翻译机构翻译盖章确认。同时，还需提供相关的出入境证明、业务合同等资料，以证明费用支出的真实性和合理性。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内填写报销单，并提交至部门负责人审批。部门负责人应在收到报销单后的[X]个工作日内完成初审并提交至财务部门。财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核及支付工作。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。报销流程按照日常费用报销规定执行，但需附上出差审批单、出差行程